浅谈档案的数字化管理工作

吴晓丽

(宁安市水土保持委员会办公室 黑龙江 宁安 157400)

计算机的飞速发展带来了新时期档案的数字化管理的发展。越来越多的信息开始进行数字化归档。这种方式一方面是便于管理，容易查找。另一方面是比较容易输入以及采录等工作，这样就带人们进入了前所未有的信息社会。但是同样也存在着一些现阶段难以突破的难题。比如说限制在计算机里，容易受到病毒及黑客的进攻。为了更好地开发利用档案资源，促进档案工作的进一步发展，下面笔者就带大家了解新时期档案的数字化管理。

一、档案的数字化管理的内涵

档案的数字化管理其实就在我们每个人的身边。比如说现在经常提到的电子档案，以及指纹录入等，这些都属于档案数字化管理的内容。下面笔者就简单的针对档案数字化管理的应用以及档案的数字化管理的优点等方面做一个介绍。

1．档案数字化管理的应用。档案的数字化管理现阶段的应用非常普遍。它的出现一方面解决了纸质档案的不容易保存，查找困难，局限性大等一些难题。还增设了指纹录入DNA 采集等比较先进的新形势的档案。这样看来，档案的数字化管理应用会越来越广泛的。纸质档案的缺点暴露，一方面是推动了数字化管理的发展，另一方面也是比较长时间的促进了档案管理的发展。可以说传统档案的缺点非常明确，但是也不能完全的抛弃，毕竟传统档案的优点也是存在的。这样就得需要相关的技术人员仔细斟酌，什么样的档案需要数字化。

2．档案数字化管理的优点。档案数字化管理的优点非常多，大致可以分为三点:提高经济效益、提高办公效率、增强档案原件保护等。每一点也是非常容易理解的。提高经济效益简而言之就是改变了过去一直用的是纸质版的档案，管理档案的人员非常多，而且数字化档案的管理相对比较简单方便，不仅仅是节约了管理成本，节省了档案的空间储备，而且阅读与查找起来还非常的方便快捷。提高办公效率主要体现在信息的传递上。不仅仅是查找较为方便，而且在异地调档案的时候，非常容易的发现档案的数字化管理大大提高相关人员的工作效率。可以说真正的足不出户就能办成事情了。这样还将文件的实体保管变成了一种最新形势的信息中心。增强档案原件保护就是在纸质信息转变为电子信息之后，档案的使用就会相对比较安全，保管起来，也就比较省时省力。对于历史久远的档案的保管，显得尤为突出。而且这样还防止了经常有档案被篡改的行为，可以说增谦了档案原件的一些保护。

3．档案数字化管理的现状。档案数字化管理的现状也是非常不乐观的。比如说现阶段的黑客的介入以及电脑病毒的传播，非常机密的数字管理的档案就会非常容易被网上盗取。比如说在网上非常容易就查到了一个人的出身年月，以及身份证号码等一些信息，这样的话，这个人的一些隐私就会被泄露，而这些也就不能被称作隐私了，人们将毫无隐私可言。相关的技术人员的工作技术水平不过关，经常会被一些比较低级的电脑问题所困扰。提高工作人员的电脑知识是现阶段的档案数字化管理的一个非常重要的方面，不能一有问题就请专家过来解决。而且现阶段的工作人员的素质也是得得到提升，一旦出现档案的泄露，得全方面的找原因。

二、新时期档案的数字化管理体系

新时期的档案数字化管理体系正在建设当中。有些非常重要的地方需要提及的。比如说很大程度上是不能抛弃了传统档案的。尽管现阶段的数字化档案的优点非常多，但是传统档案的优点也是不容忽视的。下面笔者就针对新时期档案的数字化管理体系做一个简单的介绍。

1．不能抛弃传统档案。档案的传统纸质的部分有时候还是需要保留下来的，并不是一切都用电子版就能解决的。要充分考虑到现阶段的特点，什么样的档案需要数字化，什么样的档案得需要保留传统的纸质版得需要相关的技术人员充分的考虑到位。有较高利用价值的档案需要进行数字化，这样可以防止珍贵的档案被损坏以及丢失。相对于这样的决断相关的部门得做出明确的要求，具体的什么样的档案需要数字化都要与一个相对硬性的标准。

2．档案的数字化规划。档案的数字化规划是非常重要的。比如说档案的数字化是一相对较大的工程，得需要知道具体的花费预算是多少，考虑到投入的资金与产出的效益是不是成正比等。当然这里也是需要知道什么样的档案需要进行数字化才能产生更大的产值的问题。

3．历史档案的价值非常大。对于历史档案得需要进行数字化管理，这样才能更好的保护历史档案的价值。它里面的不单单是一个档案的问题，跟重要的是档案的自身价值比较大。并且数字档案中也得体现出更新的次数等问题。不能只显示最新的状态。这样就会大大的减损了档案数字化的作用。

4．档案数字化的成本核算。档案的成本核算也是非常重要的。对于没有必要或者是没有价值进行数字化的档案可以不进行数字化，这样就可以很大程度上节省了成本。而且现阶段对于珍藏已久的档案进行数字化就需要非常大的一个投入，那么这个投入的值与不值就得需要成本的核算。如果不加强核算，不考虑转换以及后续维护成本而盲目对档案进行数字化，有可能导致数字化成果在若干年后完全无法使用，这将是一笔极大浪费，这样的话就得不偿失了。

5．传统与现在数字化管理相结合。现在最合理的规划方案就是要合理的将传统与现在的数字化管理相结合。无论是但用哪一个，都不能足够的说明问题的时候，就两个都采用。再就是由于现阶段的数字化的程度还不是很高。数字化的技术还不是非常的先进，只有最大限度的保证档案的真实性、完整性与安全性才是最重要的。

综上所述，现在的数字化管理的也是越来越规范，越来越广泛的应用。但是存在的问题也是非常多的。只要相关的技术人员能够重视档案的管理以及相应的体系的建立，相信我国的新时期档案数字化管理水平会越来越好。这样的管理也节省了非常多的人力物力，也减少了非常大的工作量。非常便于信息的录入提取以及信息的查询。本文中提到的相关的体系的建立还是需要更多的工作人员的努力。希望我国的档案的数字化管理体系越来越好。