档案资源体系建设中需要注意的问题

苗美玲

(黑河市瑷辉对俄进出口加工基地管理委员会 黑龙江 黑河 164300)

在当前我国档案资源体系建设工作中，由于档案信息化和电子政务建设存在步调不一致的问题，各级档案部门对电子政务建设还缺乏主动参与的意识，档案部门相关的指导也较为忽视，在很大一部分档案机构发展过程中，过多的将精力放在电子公务文书归档方面，对能够反映机构业务职能的电子文件关注度不够，导致其分散在业务部门和信息部门，这种分散状态极易导致这部分电子文件流失。另外当前我国档案管理形式导致综合档案馆与其他单位在档案资源方面存在着相互竞争的情况，这就决定了当前我国档案事业发展的重要任务是需要进一步加强档案资源体系的建设。但在档案资源体系建设中还需要注意以下一些问题:

一、合理选择资源整合的档案

近年来，我国档案资源加快整合的步伐，通过整合将分散的档案集中统一管理起来，使保管条件、专业、人力资源和方便利等各种优势最大限度的发挥出来，但在档案资源整合过程中也存在着一些问题。特别是一些专门档案，由于其还要行使着各种工具的使命，这就使这些档案在充当工具过程中需要不断的进行补充，如果对这些档案不加区别的即进行整合，这就给档案管理人员的工作强度增加，使其需要参与到相关业务管理工作中来，档案部门的工作量增加。所以在档案资源体系建设中，需要选择办理完毕以备查考的档案实施资源整合，这样才能更好的将档案资源整合的优势充分的发挥出来。

二、确定弹性的档案接收期限

档案馆对各级档案的移交期限都有明确的规定，通常时间都为二十年或是十年，这一规定与文件生命周期的规律具有较好的符合性，但随着档案事业的快速发展，档案接收期限则需要更具灵活性。首先，当前政府信息公开得以实现，档案需要更好的满足社会利用需求，但档案形成档案往往不具备面向社会提供利用的条件。同时当前电子文件形成和档案数字化给档案保存和利用带来了较大的挑战，电子文件的利用，这就需要对档案接收期限的时间进行考虑，档案接收期限的确定需要对形成单位利用和社会利用等因素进行综合考虑，对于形成单位对档案利用率较高，而且能够确保档案保密性的，则可以对其移效期限进行适当的延长，如果达不到这一要求的，则需要对其接收期限进行缩短，确保档案的安全性。

三、辩证地看待档案的价值

对档案进行保存其并不是单一的行为，需要综合对其利用需求和管理成本进行有效的联系，通过综合权衡才能对档案是否进行保存进行判断。对于档案价值来讲，部分价值存在利用价值，但一旦其管理成本成本较大时，那么档案的利用价值则会存在较大的折扣。同时根据不同主体来讲，档案价值的判断标准也存在着一定的差异性。部分档案价值是对某些人来讲的，但对于另外一些人可能就没什么价值可言，即档案的价值具有相对性，这就也决定了档案资源建设在区别对待。对于有条件的地区，在档案归档范围和保管期限上问题上可以对一些短期有时代印记的档案进行适当的接收，而且在档案资源建设过程中，也要确定一定的档案价值观。

四、处理好国家收藏与社会收藏的关系。

我国档案资源种类多、数量大，完全靠国家档案馆很难管得过来。一般说来。国家档案馆管好“国家档案”或者“对国家和社会有保存价值”的档案就可以了。在国家档案馆法定的收集范围之外。应允许和鼓励民间收藏对国家和社会有保存价值的档案。就像文物不可能完全由国家博物馆保存一样，档案也不可能完全由国家档案馆全部“包揽”。只要珍贵的档案得到有效的保存，就符合国家或公共利益。

五、重视数字档案信息积累

为数字档案馆奠定基础。为满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，不少综合档案馆都对档案或目录进行数字化转换。面对浩如烟海的档案信息，如何选择优先进行数字化的档案信息，如何平衡档案全文与目录数字化。各级档案部门都面临“选择”的考验。档案数字化是一项持续性强、运作复杂的系统工程，而并非简单的扫描转换．其中能够引导“选择”的档案数字化战略规划就显得十分重要。可根据用户需求情况有选择地对馆藏档案进行数字化。如需求量不大且不太重要的档案信息就可只做到目录级数字化转换，需要保持原貌的档案还可以采取图像方式保存。此外，在信息化进程中越来越多的政府机关、企事业单位能够在电子政务或办公自动化中直接形成电子文件，电子文件越是广泛而深入地应用到人们的工作、生活中，档案资源建设就越要注重数字档案信息积累。

六、结束语

在社会信息化推动下，为了更有效地开发社会信息资源，政府信息公开成为必然趋势政府信息公开也加速了中国从“集体中国”向“公民中国”的转变，个体的独立性以及公民使用知情权维护自身权益的意识得到空前的提高，对包括档案信息在内的政府信息公开也提出了更高要求，其中档案开放利用的“空间”限制，即档案资源层次性和时效性的缺乏首当其冲。新时期档案开放利用工作有必要审视传统环境下档案资源体系存在问题，并积极回应公众对承载政府历史信息的档案的需求，克服原有封闭与内向的弱点，制定有效、积极的对策，以谋求档案开放利用的长远发展。

［1］胡燕.我国档案资源体系建设多元化探析［J］.档案学通讯，2013－09－18.

［2］吴洋.新形势下档案资源体系建设的困境与出路［J］.黑龙江档案，2014－12－15．

［3］丁雪琴.论新时期档案资源体系建设的规则［J］.兰台世界，2013－12－12.