集团财务信息化建设在口岸公司的应用浅析

厦门中远国际货运有限公司 姚雪翎

一、旧系统模式特点及存在的问题

某某口岸有两家本部公司、八家下属网点企业（分公司、子公司）以及三家靠挂管理的分公司。口岸与下属网点之间及网点间使用不同的财务系统，口岸与其他口岸之间及网点间使用着不同的业务系统。繁多的互不集成的系统使得科目设置不能统一、业务与财务信息无法互通，形成了典型的“信息孤岛”。

这种状况给会计核算工作、风险管控及企业管理各方面带来了诸多问题。首先，系统不集成信息就不能共享，各级机构无法从一个系统里获取所需下属机构的信息，只能依靠下属机构的层层报送。同时，各种不同的系统中由各家自行设置业务流程、会计科目、核算流程、会计报表，产生的财务数据必然口径不一，这些信息在网点、口岸、集团的上传中难以汇总分析，往往造成信息滞后、管控漏洞，并且存在审计风险。其次，没有统一的系统平台就无法实施集中审批、事中预算和资金统管，而这三项管理正是企业管控方面的重要内容，在企业财务信息化建设中不容忽视。可见，系统新建设势在必行。

二、新系统上线展现出特点与优势

长期以来该集团选择某软件作为财务管理信息系统的核心软件，在财务集中核算项目推进过程中，积极与具有实力的企业信息化专业服务提供商合作将该软件系统平台版本进行了升级。另外，集团或自行开发或合作运用上配套的接口和应用系统。就是这样以统一的财务平台和统一的业务结算系统为基础建立起了综合财务管理信息系统。

一方面，新系统将口岸及各网点财务信息集中储存在一个服务器内，不再是分散的帐套。同时统一设置财务基础数据（包括会计科目、客商代码、外币折算汇率）与核算流程，为集团公司规范内部会计制度，进行口径一致、规则一致的财务集中核算与内部审计，准确及时提供出合并报表打下了基础。另一方面，通过简洁统一的接口和应用系统，实现业务财务一体化，将业务数据、前端数据导入核心软件中自动生成会计凭证，有效提高了办公自动化水平，并减少了人工干预风险。

三、统一的数据交互平台与重要模块举例

图1 数据交互平台

以上是新系统上线后多系统间的交互集成的粗略图示。本文以某某口岸新系统实施中的重要模块为例，简单分析介绍。

(一)资金管理模块及业务接口

资金能在同一平台进行统一管理，是一个很大的进步，资金的集中收款、上扫下拨、付款审批都按照统一的流程处理，资金流信息变得透明，为企业管控、审计监督带来便利。核算继续贯彻收支两条线，关联账户改由资金计划部统一管理。资金收付有很大部分是业务往来事项，新研发的集团内商务结算系统涵盖了所有的业务流程，并做到了集中审批、实时传递以及自动生成会计凭证、同步挂账的效果。这样的接口使得资金流与业务账项一一对应，并且能够避免人为动作，方便信息的查询与核对。

(二)报销系统与预算的事中控制

承上，涉及资金付款的另一部分是费用报销，报销系统是企业财务信息化体系中的重要组成部分。该口岸此次使用的是由ERP实施咨询领域实力某公司研发的费控系统。新系统的引进，不仅改变了传统报销手工处理模式，而且还可以切换口岸网点公司，顺应了集团公司多分支机构的特点；更值得一提的是将预算设置其中，真正实现及时、准确、强制的管控。

该系统的特点有：一是付款申请人在网上提起附以电子原始凭证的报销单申请，系统会按照定义的审批权限、流程自动进行层层审批，当事人还可以实时查询单据审批进度。二是系统事前编制预算，付款申请人在提起申请时系统会自动判断是否超预算，若超过预算则发出警告提示或拒绝提示；另外，在此系统中可以统计、查询费用报表。三是审批流程结束后，财务人员预制凭证过账，当即自动产生费用挂账凭证，连同付款申请一并传送至核心软件资金平台。与业务接口一样，费控接口也可反写凭证号，将申请单与资金付款登记一一对应。

(三)固定资产、税务平台及人工成本核算

根据以上两点，大家对系统改革可见一斑，其他九项管理事务的设置理念一脉相承，笔者选取其特别之处简说一二。一是固定资产涉及核心软件和费控系统的使用，在系统内不仅有价值管理，还实现了资产实物管理。二是税务管理涉及核心软件的使用，它的流程为在税务平台计提、支付税金，在资金平台上做税金支付登记与确认，最终在核心软件做定期清账。三是人工成本核算涉及HR系统和费控系统，二者将员工资料同步，在HR系统计算人工成本后通过接口进行传递，可自动生成凭证。

四、财务信息化建设中可能存在的问题与建议

(一)系统应用要求高

当企业系统信息化成为企业运营与竞争力的基础时，系统的应用就至关重要。企业的信息来源于业务、财务等报表，报表的信息来源于各种单据凭证，所以系统的前端录入就必须及时、准确、完整，这需要业务、财务、领导等全员的共同维护。尤其是财务人员，更要深入了解系统，才能应用好系统。

(二)报表体系的改进

在新旧切换的前期，旧系统的清理与新旧交接的处理有较大的难度。该口岸用了将近一年的时间，才将旧系统数据基本清理完毕。在此期间，会计报表的编制工作量也一度增加。虽然在此次系统改革中，报表体系已经统一了式样与取数口径，但在往来处理中还是有可以提高、改进的空间。

(三)会计人员专业水平

随着财务信息化的不断发展，系统实现了业务自动对应会计科目、自动生成会计凭证、自动出具报表的功能。这一方面提高着会计人员的工作效率，另一方面也在减弱会计人员的专业训练，如果个人、企业不予重视，会计人员最终将成为流水线上的录入员，失去处理账务、分析报表、发现问题的能力。