浅议中职学校学生档案管理改革

陈黎航

摘要：中职学校学生的档案能够直接反应中职生在校的表现情况，因而成为了社会选拔人才的重要依据，也是中职生走向工作岗位的第一封“推荐信”。因此，这就要求中职学校要重视档案管理工作，实现档案的服务功能。但是，从当前中职学生档案管理工作的现状看，存在着一系列的问题，亟待解决。

关键词：中职学生；档案管理；改革

前言：中职学校作为培养技术型人才的摇篮，其档案管理工作的重要性更为突出。中职生在校学习期间的学习成绩、实践能力等都一一的呈现在学生档案中，是学校全面掌握学生情况的依据，也是社会用人单位选拔合适人才的凭证。但是，近年来中职学校学生档案“弃档”、“死档”现象十分严重，其根源在于中职学校对档案管理工作重要性认识不足，进而管理不当。

一、中职学生档案管理工作中所呈现出的问题

（一）档案管理制度体系不健全且对档案的重要性缺乏认识

当前，从中职学校档案管理工作的现状看，明显对档案管理工作的重要性认识不足，中职学校在管理上更注重的是教学质量与效率，当前改革的核心为全面落实素质教育的要求，培养学生的综合素质能力。殊不知，学生的各项表现均在档案中，而档案是学生与社会用人单位接触的第一道“门槛”。对于档案管理工作的长期不重视，致使中职学校一直尚未健全相关的管理制度，很多学校甚至没有专门的管理岗位，进而无法落实相应的管理责任。

（二）档案收集、整理工作无序化

首先，现在很多中职学校录取学生后没再办理调取学生初中档案的手续，只能从入学后开始建立学生档案，一定程度上造成“断档”现象。其次，在档案的收集工作上，由于学校的不重视，档案在收集的过程中长期处于分散的管理模式下，各部门分别负责自身的档案管理内容，但是很难做到及时上交归档，经常出现档案丢失、破损的现象。且档案在填写上几乎都是千篇一律，无法突出学生的实际状况。同时，在档案的整理工作上，一方面因上交不及时而使学生档案内容不全，另一方面整理工作开展不到位，经常出现学生档案积压的现象，无法实现对有价值信息的集中整理，进而降低了档案的服务功能。

（三）档案的服务功能无法发挥

当前，中职学校学生档案作为学生的个人基本信息，通常都实施密封保存，如果学生个人有需要，需要通过批准才能启封，很多学生都不能够熟知自己档案里面到底都有什么材料。与此同时，这种保管形式也使得在档案的利用上极为不便，没有用人单位愿意花时间来查看本来信息价值就不大的学生档案。进而在这种恶性循环的过程中，“弃档”、“死档”现象自然就见怪不怪了。

（四）相关的管理人员专业素质能力不足

中职学校当前从事档案管理的人员基本上都不具备专业的管理知识体系，进而无法实现对档案的科学化管理，加上很多学校的档案管理人员都是身兼数职，没有时间与精力来实现对档案的有效管理，也就无法实现档案的利用价值。此外，有的档案管理人员自身素质有待提高，在思想上重视不够，在管理上责任心不足，致使学生档案无序化。

二、中职学生档案管理改革的途径

（一）强化对学生档案的重视程度，完善相关的管理制度体系

首先，要想确保中职学校学生档案能够发挥出自身的服务功能，实现为中职生的职业生涯“保驾护航”，就需要从思想上强化学生对档案重要性的认识。而这就要求学校要在学生入学之初，做好相关的教育宣传工作。其次，要求中职学校要完善相关的管理制度。针对当前中职学校档案管理分散、无序化的现状，需要以完善的规章制度体系来实现对档案的集中化、科学化管理，从而明确落实档案管理责任，督促各部门做好学生档案收集、整理、归档工作，保证学生档案的完整与安全，从而为实现档案的有效利用打好基础。

（二）充分开发学生档案的价值，以实现档案的服务功能

针对当前中职学校封闭式的档案管理模式，需要学校在重视学生档案价值的基础上，实现对档案的开放式管理，进而实现档案的服务价值与功能。只有实现档案的开放式管理，才能使学生及时了解到自身在校期间的实际状况，进而针对不足实现自我的完善与提高；也只有实现档案的开放式管理，才能使中职学校及时了解学生的不足，从而实现因材施教，提高教学质量与学生的专业素质能力；也只有这样，社会用人单位才能将学生档案作为有效的选拔人才的凭证，进而使档案为学生的就业服务。

（三）实现学生档案的信息化管理模式

随着将信息信息技术的发展，档案管理工作已基本上实现了信息化管理模式，因此，中职学校要与时俱进的更新自身档案管理的模式，从而为学校档案管理改革、甚至是学校的整体改革开拓创新。实现档案的信息化管理，能够有效的提高档案的管理质量与效率，并能够实现档案的高利用率，进而从根本上避免“弃档”、“死档”现象的发生。

（四）全面提升档案管理人员的专业素质能力

面对当前学生档案管理工作的重要性以及管理模式的创新，需要中职学校全面提升档案管理人员的专业素质能力。一方面，要加大培训力度，使其具备专业的档案管理知识、计算机档案管理模式下的操作技能等，另一方面，要提升管理人员的素质，使其承担起自身管理工作的责任，真正的为实现学生档案的有效管理、发挥学生档案功能与价值贡献出自身的力量。

总结：综上所述，面对当前中职学校档案管理的现状，要想提高学生档案的利用率，充分发挥学生档案的功能，从根本上解决当前“弃档”、“死档”现象，就需要中职学校提高学生对档案重要性的认识，并完善相关的管理制度体系，充分开发档案的利用价值以拓展档案的服务功能，并在实现档案管理信息化的基础上，全面提升管理人员的能力素质，以确保中职学校档案管理工作改革的顺利进行，实现档案管理的目标。

参考文献：

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