浅谈高校电子档案的管理

马凤波

南阳医学高等专科学校

浅谈高校电子档案的管理

马凤波

南阳医学高等专科学校

电子档案的产生及应用是计算机网络技术发展的必然产物，作为自动化办公普及度最广的高校，实施电子档案管理制度，已成为必然。尽管如此，但电子档案所存在的问题依然制约着各高校档案管理的进一步发展。本文概述了高校电子档案的管理现状、优势及缺点，并简单的提出了几点改革措施，为相关的从业者提供理论参考。

电子档案；管理；高校

近年来，随着我国现代化进程的逐渐加快，信息技术飞速发展，以及计算机技术的普及，自动化办公已经十分普遍。国家高等教育院校作为知识型人才最为密集的地方，信息技术以及自动化办公的应用更是早于社会大众。自动化办公的高度发展，使得高校在日常的政务处理、师生信息处理、教务安排信息处理等工作中产生了大量的电子文件，但由于缺乏系统的处理措施，以及传统观念的影响对这类文件缺乏必要的重视，再加上电子文件存储所需要的苛刻要求，致使大部分文件丢失，给档案的信息化建设带来了很大的损失。因此，新形势下，加强电子文件的归档保存，促进档案电子信息化的发展，已成为各高校档案管理部门重点改革对象。

1.高校电子档案的管理现状

电子档案，顾名思义，就是以电子文件作为载体，对有参考利用价值的文件进行归档保存。高校作为计算机网络与信息技术高度普及的单位，在日常的办公教学、政务处理、科研成果展示等各个方面产生了大量有价值的电子文件信息，迫切需要系统的电子档案管理系统以及专业的管理人员。一方面，电子档案对于硬件设施的要求要远高于传统纸质档案，它需要以现代化的办公设备为主要载体，同时还要匹配合适的软件程序以及特殊的环境空间等；另一方面，电子档案对于档案管理人员的要求也更高，除了要具备档案管理的基础知识，熟练掌握档案工作的基本工作内容及方法外，还要懂得相关的计算机技术。也正是这两方面的要求，使得目前各高校，或是因资金问题或是因技术问题，在电子档案管理方面良莠不齐。

2.电子档案的优点与问题

相比较于传统的纸质档案，电子档案拥有无可比拟的优势，如归档、提档速度快，保存形式多样化，极大地减轻工作人员的劳动强度等。但其也存在着一系列问题，如安全问题，系统维护问题，管理成本问题等，随着计算机技术的逐渐成熟，这些问题更加凸显。

2.1.用电子档案的优点

电子档案发明并广泛应用，大大提高了工作效率，使得各国的档案管理发展上了一个新台阶。这主要得益于以下的几大优点：

（1）归档、提档速度快。电子档案得益于计算机技术的自动检索、自动归类功能，使得档案在归档、提档时极为简便快速，同时还不受限于工作人员的效率问题。

（2）存储类型丰富。传统的纸质档案存储，无外乎文字、图形存储两种方式，存储方式单一。电子档案的存储类型要丰富的多，它既可以存储传统的文字图形档案，又可以存储声音、影像，最大限度的记录原始资料，让档案的价值发挥到最大。

（3）降低工作人员劳动强度。电子档案在归档时，档案管理软件会自动分类，并形成一个唯一的文件号，同时进行了主题词标引、著录。因此，电子档案一方面极大地缩减了工作人员在档案归档时的工作量，另一方面，在需要提档案时，也省去了工作人员的查找工序，从而从根本上降低了工作人员的劳动强度。

（4）信息交互便捷，消除地域限制。电子档案通过互联网的传输技术，可以实现各高校之间的信息互通互联，从而实现资源共享。这也就意味着在全国任意一个地方，只要有计算机和网络，都可以实现在线的信息查询，而不再受到地域限制。

2.2.用电子档案的问题

万物都具有两面性，电子档案虽然极大地提高了档案管理效率，但其存在的问题也不容忽视。电子档案的主要问题包括以下几点：

（1）安全性能差。电子档案的存储使用都要依赖于计算机以及互联网通信技术。而在今天这个网络病毒横行，黑客不断骚扰的互联网环境下，可以说电子档案的安全性让人堪忧。

（2）存储要求苛刻。电子档案的存储要借助诸如磁盘、软盘、光盘等电子产品，而这类产品对于环境有很高的要求。相比较于纸质的存储环境，电子档案的存储环境对于温度、湿度、酸碱度、灰尘、磁场以及强光、有害气体等都有近乎苛刻的要求，任何一方面的不合格都有可能造成档案的丢失。

（3）管理成本高。管理成本主要包括两大类，人力成本和设备成本。计算机技术的更新换代速度快是有目共睹的，而以计算机技术为依托的电子档案也受此影响。一方面，档案管理人员要不断提高自身的专业技能，以应对计算机技术的发展变化；另一方面，为了避免因技术升级而使老版本的档案无法读取的问题出现，电子档案管理软件要随时进行技术升级维护。同时，为了应对日益猖獗的网络病毒和黑客骚扰，网络安全建设所需要的成本也是非常大的。综合上述两方面的成本，可以看出，电子档案的管理成本要高出传统档案管理许多。

（4）原始文件保存难度大。纸质档案在复印、修改时都会留下相应痕迹，同时由于签名、盖章制度的实施，很好的保存了档案的原始记录。而电子档案的复印修改无痕性，使得原始文件及容易被悄无声息的修改，从而不利于原始档案的保存。

3.加强高校电子档案管理的措施

虽然电子档案存在上述的种种问题，但瑕不掩瑜，进一步发展完善高校电子档案管理制度，已是大势所趋。为了应对上述的种种问题，加强各高校电子档案的管理，可以从以下几方面入手：

（1）建立全国高校电子档案联盟，以统一的系统、设备及管理制度进行管理。这样既解决的各高校之间的兼容问题，同时可以集中资金，应对互联网的不安全性。

（2）建立专业的电子档案工作人员培训机构，随时升级工作人员的各项技能。

（3）统一完善电子档案相关制度，可以采取网络实名制等措施，将责任细化到个人，从而保证原始档案的安全。

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