事业单位档案管理的信息化建设探讨

葛影

吉林省松原市住房公积金管理中心

事业单位档案管理的信息化建设探讨

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网络信息技术的发展为事业单位档案管理工作的优化提供了契机。传统模式下的事业单位档案管理存在很多缺陷，为了改善传统档案管理模式，做好信息化建设工作便显得极为重要。本文在分析事业单位档案管理信息化建设存在的问题的基础上，进一步对加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略进行了探究，希望以此为事业单位档案管理工作的完善提供具有价值的参考凭据。

事业单位；档案管理；信息化建设

引言

近年来，在我国社会经济稳健发展的背景下，事业单位档案管理工作也发生了很大程度的改变。事业单位档案管理要想更具便捷性与高效性，便需要做好信息化建设工作。然而，事业单位档案管理的信息化建设是一项系统化的工作，目前还存在一些难题，比如档案信息资源开发不够合理、档案管理工作人员素质有待提高等[1]。鉴于此，本文对“事业单位档案管理的信息化建设”进行探讨具有较为深远的意义。

1.事业单位档案管理信息化建设存在的问题分析

目前，事业单位档案管理中还存在一些较为明显的问题，这些问题将会阻碍事业单位档案管理信息化建设工作的顺利开展。具体问题如下：

1.1.案信息资源开发不够合理

现状下，我国事业单位管理过程中存在档案信息资源开发不够合理的问题，主要表现为采集档案信息资源的内容偏少，信息资源重复加工现象严重，同时档案信息化资源的质量较低。目前，我国构建了三千多个信息化数据库，虽然信息化数据库数量充足，但是由于档案信息资源开发不够合理，导致这些信息化数据库无法得到充分利用。

1.2.案检索效率偏低

对于档案检索方法来说，主要分为两类：一类为手工检索；另一类为计算机检索[2]。检索的效率与检索工具的选择有非常密切的联系。然而，目前大部分企业依旧使用手工检索。手工检索不但会降低检索的效率，而且还会影响检索的质量，从而使档案管理频频出现问题，比如档案重叠问题等。

1.3.案管理人员素质有待提升

事业档位档案管理工作要想得到有效强化，保证档案管理人员具备高素质显得尤为重要。然而，目前事业单位档案管理人员素质却显得较为低下。主要表现为缺少实践经验丰富的档案管理人员，一些档案管理人员往往没有经过专业的培训及考核，然后便投入工作，从而使这些管理人员不能有效处理档案管理工作出现的问题。总之，在事业单位安敢管理信息化建设过程中，需努力提升档案管理人员综合素质。

2.加强事业单位档案管理信息化建设的有效策略探究

针对目前事业单位档案管理信息化建设过程中存在的问题，采取有效的策略便显得极为重要。这样，在问题得到有效解决的基础上，才能够使事业单位档案管理信息化建设得到有效强化。具体策略如下：

2.1.建完善的档案管理工作制度

构建完善的档案管理工作制度有助于事业单位档案管理信息化建设的推进[3]。在相关制定构建之后，需要加以落实，使事业单位档案管理信息化能够有据可依，使档案管理能够更加规范。在档案管理工作制度实施后，需保证档案工作的稳定性及持续性，档案工作人员需在遵循工作制度的基础上，发挥工作职能，做到遵纪守法、忠于职守。规范档案管理工作流程，做好档案文件的归档、保管、鉴定以及销毁等工作。

2.2.事业单位档案管理的信息化进行合理规划

对于事业单位来说，需要以自身经济发展目标为依据，进一步合理规范档案管理的信息化进程。受网络信息技术的影响，事业单位档案管理信息化的实现是发展的必然趋势，但也不能盲目跟风，做好合理规划是保证事业单位档案信息化建设工作得到有效强化的基础。因此，在规划过程中，需切合实际，制定发展目标，推进大干管理的信息化建设，从而使事业单位档案信息化工作实现可持续发展。

2.3.强档案管理工作的信息化与数字化建设

一方面，需加强事业单位档案管理工作的信息化。在档案管理工作过程中，充分融入一些科学技术及手段，以此使档案管理的效率及质量得到有效提升。对于档案管理工作人员来说，需要借助计算机，做好相关档案的及时更新工作，对各类档案信息进行科学、规范保存，借助一些现代化设备，比如扫描仪与计算机等，进一步对图片、声像等档案资料进行保存。如此一来，档案管理便可实现无纸化，从而为资源的节约提供了有效依据。

另一方面，需加强档案管理工作的数字化建设。档案管理实现数字化能够使档案文件的保存更加安全可靠。因此，事业单位需对相关科学技术及信息手段加以利用，进一步构建档案目录数据库与全文数据库，从而使档案管理人员工作负担得到有效减轻，并为档案管理工作效率及质量的提升提供保障依据。

2.4.升档案管理人员综合素质

目前，事业单位档案管理中还存在档案管理人员素质偏低的情况，针对这一情况提升档案管理人员综合素质便显得极为重要。一方面，需提高档案管理人员对事业单位档案管理实现信息化的重视，在单位内部宣传档案管理信息化的价值作用，从而使档案管理人员全身心投入该项工作当中[4]。另一方面，对档案管理人员加强培训，主要做好相关知识、管理技巧及业务能力等方面的培训工作，从而使档案管理人员整体素质得到有效提升。另外，还需要让档案管理人员充分掌握信息化档案管理的技能及方法，做好档案管理专业人才招聘工作，以此为事业单位档案管理信息化建设的完善提供保障依据。

3.结语

通过本课题的探讨，认识到目前事业单位档案管理信息化建设还存在一些较为明显的问题。因此，便需要做好事业单位档案管理信息化建设的强化工作。比如构建完善的档案管理工作制度、对事业单位档案管理的信息化进行合理规划、加强档案管理工作的信息化与数字化建设以及提升档案管理人员综合素质等。相信做好以上这些，事业单位档案管理信息化建设将能够得到有效强化，进一步为我国事业单位档案管理工作的完善奠定坚实的基础。

[1]斯琴高娃.事业单位档案管理信息化建设初探[J].办公室业务,2014,03：174-176.

[2]梁琰琰.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].现代商贸工业,2014,17：165-167.

[3]宋桂荣.事业单位档案管理信息化建设探讨[J].现代商贸工业,2014,22：164-165.

[4]邢莎莎.事业单位档案管理信息化建设的探讨[J].办公室业务,2012,07：78-81.