关于把高校档案馆构建成学校信息中心的思考

侯英杰

摘 要：校园信息化的推广，特别是电子校务的推行，给高校档案馆发展带来了新契机，不仅档案信息的种类和数量大幅度增加，用户档案信息需求增多，而且原有工作模式受到挑战。在这种新形势下，高校档案馆不能停留在以往简单的档案保存工作上，而需要解放思想，转变观念，重新定位；要顺应信息化的发展潮流，在储备一定数量复合型人才的基础上，通过加强档案收集、发展信息化、增强服务利用等途径努力把档案馆建成学校的信息中心。

关键词：信息化 档案馆 信息中心 高校

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（c）-0155-02

社会信息化的发展以及高校电子校务的推广，既产生了大量电子信息，又改变了原有的日常工作方式，这给高校档案工作的发展带来了机遇和挑战。在这种新形势下，高校档案馆如何重新定位，获得可持续发展，这是新时期档案工作的重要研究课题。

1 网络环境下高校档案馆面临的新特点

校园信息化的发展以及电子校务的推行，改变了高校原有的工作方式，给档案工作带来了很多新要求。

1.1 信息量不断增大

随着互联网技术的广泛应用，整个世界进入了高速发展的信息时代，与之同时也产生了各种类型的海量信息。在这种浪潮的推动下，高校信息化建设蓬勃发展起来并已初具规模，校园信息的数量和种类都得到极大丰富。从内容上看，高校日常工作涉及的活动很多，既有教学、科研等业务信息，又有设备、人事、财务等管理信息；从数量上看，信息技术的发展改变了原有的工作方式，信息记录和传递的效率大大提高，导致校园信息的数量极具增加；从载体上看，信息技术的应用，特别是办公自动化的逐步推广，磁盘、光盘等多种媒体相继出现，信息的载体呈现出多样化的趋势。在这种形势下，各类信息的数量都正在不断攀升，档案信息资源也得到了极大的丰富。

1.2 用户需求增多

随着社会信息化的发展，学生和社会对档案信息的需求正在不断增强。根据2008年《高等学校档案管理办法》（27号令）的相关规定，档案馆是学校出具档案证明的唯一机构，如果学生和校友需办理一些在校学习期间的证明材料如出国申请材料、工作派遣证明等，必须到档案馆开具相关证明，诸如此类的业务导致档案用户的信息需求正在不断增长。

与此同时，档案馆的用户范围也在不断扩展。目前档案馆的用户不仅包括学生、教师等本单位的人员，还包括社会上其他单位、组织和个人，例如很多单位人力资源部门为核实毕业生信息需要到档案馆进行查询。

可见，不仅档案用户信息需求增多，而且档案馆用户群体也在扩展，不同用户有各自不同的信息需求，因此档案信息需求的种类和数量都随之不断增多。

1.3 信息化发展

传统档案部门工作对象主要是纸质案卷，其主要任务在于保管这些案卷材料。随着高校不断深入推行电子校务和办公自动化，使得学校在形成一些纸质文件的同时，也产生了大量电子文件，这两种形式共同构成了学校的重要信息资源，同时也是档案馆收集的主要对象。这也就要求档案馆在开展档案物质形态管理的同时，也要开展对电子档案的收集与整理，坚持当对纸质文件和电子文件同步归档。

1.4 档案自身价值实现

档案之所以需要保管是因为它具有特定的作用和价值，它能够为今后发展提供凭证和参考。因此档案馆应转变观念，把工作重点放在档案提供利用上，只有这样才能更好地发挥档案的社会效益和经济效益。通过网络满足不同利用者的需求，使档案信息得到充分而有效的共享，这是档案馆今后的工作重心。因此档案馆需要承担起了信息的收集与传输责任，发展成为档案信息服务中心，进而凸显档案信息管理的功能。

2 档案馆成为学校信息中心的可能性

高校档案馆经过多年的工作积累，具备信息管理的基础和能力，能够积极主动地开展信息服务。

2.1 档案馆具有信息工作基础

从本质上讲，档案工作是信息工作的组成部分，档案管理就是信息管理的重要内容。经过多年努力，目前高校档案馆基本上已将学校各部门形成的档案全部接收进馆，主要包括党群类、行政类、教学类、学生类、科研类、外事类、基建类等九大类，因此高校档案馆已经集中了学校的历史信息，而且门类齐全、数量充实、结构合理、内容丰富，是学校档案信息的集中保管地，具备信息资源开发的物质基础。另外，经过多年工作积累，档案馆工作人员已经具备了基本信息资源管理的能力，因此能够胜任信息管理工作，可以积极主动地开展信息服务。

2.2 档案馆具有信息收集能力

根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律、法规的相关规定，对属于归档范围的各类材料，须定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。目前高校档案馆已经根据各学校的实际情况，确定了归档范围，建立起一套顺畅的档案接收进馆程序，形成了一系列有效的信息采集方法，具备较强的信息收集能力。

2.3 档案馆具有信息加工和服务能力

作为一个档案信息管理部门，档案馆最终目的是为相关用户提供信息服务。传统的档案信息服务主要是通过查阅等方式提供利用，同时开展一些事实性、专题性的咨询服务。经过多年的工作实践，档案馆了解各类用户信息需求的特點，具备了一定的信息加工能力，同时已经摸索出档案信息提供利用的主要渠道和方式，具备信息服务的相关经验，能够加工出符合用户需求的信息产品。

3 档案馆成为学校信息中心的途径

档案馆虽然具备成为信息中心的有利条件，但是仍然需要抓住机遇、做好规划、积极准备，努力实现“两个转变”即档案管理要从传统的实体管理向信息资源管理转变，从传统的提供利用向信息服务转变，不断扩展自己的生存和发展空间。

3.1 加强档案信息的收集

为了扩展高校档案馆的信息服务功能，需要进一步加强档案馆的信息资源管理能力。高校档案馆应结合新时期高校档案工作的特点，以成为全校的信息中心为目标，规划档案收集范围，丰富馆藏内容，优化馆藏结构。在档案信息的收集工作中，要包含全校党政机关等所有部门；时间跨度上要完整，既要包括历史档案，又要包括现行文件，不能出现断档；内容上要包括学生、教师等各类需求主体；归档材料要包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，而且档案馆要进一步转换观念，适应形势发展需要，逐步由以纸质文件为主向以电子文件为主转变。总之，档案馆要保证档案信息的内容丰富、种类齐全、管理系统。

3.2 开展档案信息化建设

开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，进一步丰富和完备档案信息资源，提升档案信息服务的深度和广度，这是档案馆成为学校的信息中心的主要途径。

（1）开展数字化建设

档案馆要具备较强的信息处理能力，必须尽快完成档案的数字化。这主要包括两方面内容：档案目录数字化和馆藏文件数字化。

首先要尽快完成档案目录信息的数字化，通过对文献的内容和形式进行分析，著录标引出文献的检索特征，形成档案目录信息数据库，为案卷信息检索提供索引。其次逐步实现馆藏文件数字化，主要通过两方面开展：一方面，抓好馆藏档案的数字化，通过数字化技术将现有馆藏转化为电子档案；另一方面，要扩大归档范围，大力开展电子档案的收集整理工作。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的规定，将各部门的电子文件进行汇总，随纸质档案一同交由档案馆保存。档案信息数量众多，不同档案信息的价值不同、开放利用的时限不同、保密程度也不尽相同，而且目前档案数字化的成本依然很高，所以档案信息不可能全部数字化，档案管理部门应努力做好信息选优工作，把价值高、社会需求大的档案优先数字化，建设高质量的档案信息数据库。

（2）提高信息处理能力

随着信息技术的发展和普遍应用，办公自动化及电子校务得以广泛发展起来，在纸质文件形成的同时，产生了大量电子文件。同时用户信息需求的数量大大增加，传统手工管理方式已不能满足日常工作的要求，档案馆必须具备强大的信息处理能力才能更好地满足用户的需求。目前高校档案馆的管理模式、管理手段和管理方法大都还停留在传统的文献管理基础上，离档案信息中心的要求还有一定距离。档案馆应根据新的角色定位进行改革，开发信息管理系统，逐步实现档案信息采集、加工、整理和提供利用的自动化、网络化，不断提高信息处理的能力和水平。

（3）争取资金支持

档案管理部门要积极争取，把档案信息化纳入学校整体信息化建设之中，从整体上进行规划。将传统的馆藏档案数字化，也就是将馆藏的各种历史文献材料、声音信息、视频信息进行数字化转化和处理，这是一项庞大的工程，需要耗费大量的人力、物力和財力。在目前高校档案馆的人力和经费普遍存在不足的情况下，很难独立完成这项数字化任务。因此，必须把档案数字化作为校园信息化建设的重点建设项目，为档案馆信息化建设提供政策和资金支持。

3.3 增强档案服务功能

档案馆要成为档案信息中心，就必须适应用户的需求，在档案工作的深度和广度上下功夫，把工作重点转移到档案信息资源的开发利用上，凸显档案馆的服务功能。在网络环境下，档案馆的服务不能停留在传统的档案查询利用上，而应该主动地根据各类主体的需要，开展编研，定期地、有针对性地把某一领域的资料收集起来，通过分析、整理等方法编制索引，提供系统化的信息产品，及时地满足用户的信息需求。

3.4 储备档案信息管理人才

信息化的发展为高校档案馆提供了新的发展空间，同时也对从事档案管理工作的人员提出了更高的要求。档案管理人员不仅要完成档案信息的收集、整理工作，同时还肩负着档案馆现代化管理的重任。这就要求档案工作人员在原有的业务素质基础上，需要进一步增强信息管理意识，掌握现代化的信息技术，不仅成为信息采集者和管理者，而且要努力成为信息产品的设计者和生产者。

参考文献

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