完善档案与精细化管理

吴建军

摘要：现代企业的高度发展，离不开科学管理的手段，而在管理中档案作为一种管理企业的方法，不但记录了企业生产经营活动，领导及员工的工作状况，而且也是企业发展投资、市场分析的原始依据，因此不管是档案本身的作用，还是企业利用的工具，在市场经济成熟的今天，档案是不可缺少的，而且越来越发挥了积极的作用。

关键词：企业档案 管理 完善

一、档案的作用

（一）档案是企业活动记录的原始凭证

传统企业主要依据固定资产在使用过程中创造财富，通过一般产品市场实现资产的保值与增值，利用资本是现代企业资本经营理念的重要组成部分，也是现代企业发展壮大的最佳途径。公司通过上市进行资本运作，实现企业资产的快速增值。上市就必须提供公司自成立以来，反映企业管理活动的真实记录及原始凭证，完善的档案具有提高工作效益的作用。在市场竞争日趋激烈的今天，利用好档案在整个经营活动中的位置和作用日趋重要。

（二）档案是每个公司投资、合同、债务的历史记录

看似简单，但档案中包含了销售合作的债权债务关系，一旦客户发生债务危机时，档案可以作为清查账务的有力证据，明确双方的责任和权力关系，是一个有力的法律依据。这样就会大大降低公司的各种风险，其次，通过对档案的分析，有利于风险控制，针对公司出口数量多，批次多，汇率波动频繁的情况下，进行数据分析，采用汇率锁定机制，有效控制汇率波动给公司效益造成的影响。

（三）档案是企业进行市场分析的工具

档案里面记录了企业生产经营和市场盈亏的信息，通过对这些对信息的分析可以找到解决企业发展的困境和方法，特别是电子档案中的计算机数学经济模型，数学经济模型的分析包括企业的投资、预测、经营、盈亏、还债、市场营销、风险等方面，应用计算的方法，来准确定位市场变化，使企业的投资更有方向性和准确性，降低投资风险；其次通过分析，让企业预测未来市场营销变化，及时让企业作出生产和营销调整，降低市场销售的风险，从而避免生产的盲目性，销售的滞后性，这样会加快企业的货币资金周转率，提高了资金的使用效果，同时也降低了资金的市场风险，让企业在发展中不断壮大。

二、建立档案的必要性

企业档案的建立，可以为企业的市场精细化管理工作提供丰富的信息资源，协助企业尽快适应社会主义市场经济，并最终实现档案工作与市场的紧密结合，随着国内外竞争的日益激烈，市场精细化管理的地位越来越突出，建立科学的档案体系，是精细化工作的一项重要内容。

企业档案的建立。体现了企业以市场为导向的工作主动性，它要求企业做到适应市场，满足客户需求及产品的升级换代，以质量高，成本低，服务好的产品立足市场。对于杭州星帅尔电器股份有限公司来说，加大技术研发，通过自主研发、合作开发、引进消化吸收等方式，持续增加技术研发投入，根据市场和客户的需求不断开发新产品，确保公司不断有高附加值的新产品推出保证公司的竞争力，公司才能实现产品利润，才能可持续发展，因此在市场经济条件下，精细化管理工作就是让公司扑捉每个市场信息，并且记录在案，然后对个案进行分析，从中发现市场商机，准确定位，打造成行业内技术领先，产品一流，具有较强国际竞争力的现代化企业。

企业档案的建立，可以为企业的管理决策、管理方针的制定提供全面的依据。档案本身就是管理企业和员工的一种手段，它不仅记录了每个员工的信息，而且还记录了企业的发展战略和发展历史，而在发展战略里面就包含了企业的发展政策、方针和重大决策，其中也有管理的决策，因此档案可以为企业的管理决策提供有价值的参考依据。为企业走向资本市场提供公司规范经营的证据。

三、档案在精细化管理工作中的作用

我们在日常工作中档案有着不可忽视的作用。在我们进行企业名牌，政府补贴等项目申报工作中，由于涉及到多部门的资料及档案，而由于部门的合并或者拆分，经办人的离职或者调动，致使许多的资料缺失。通过查找档案，查到原始资料，使各项工作得以顺利进行。维护了企业的合法权益。

档案好像是一部企业发展史，记录了企业经营管理的全过程，通过档案的翻阅，当时的公司生产经营过程跃然纸上；通过对生产过程，销售对象，当时的供销情况及当时经济形势的分析，其后的企业发展过程均记录在案。所有这些均为我们总结过去，分析当今，预测未来提供了依据。

规范，健全的档案管理制度，代表着企业的管理水平，是企业健康发展的保证。对档案实行电子化管理，便于历史资料的快速查找，加快了精细化管理工作的速度，提高了工作效率。正因为是规范，所以档案记录了企业每一个生产环节和工作流程，而企业的生产环节和工作流程可以说是不变的，规范的档案记录可以方便查找企业生产环节中出现的错误，这样就会提高企业生产效率，从而降低了生产成本和研发费用以及管理费用。从中也可以分析出投资、债务、销售、企业发展状况，产品研发能力，政府补贴的政策依据等，为公司的上市提供申报资料。

四、档案精细化管理的重点建设

档案作为管理企业的一种手段，要做好精细化管理重点建设，从以下方面进行：

（一）做好纸张档案原始记录

纸张记录的档案是档案工作最原始的记录方法，当然纸张记录也有档案的要求；一是准确性，档案是规范性的记录资料，所以记录的东西必须是实事求是的，讲究准确性，如果是含糊不定的数字、信息则不能记录在纸张档案中，否则会误导企业发展，不但起不到档案的积极作用，反而会害了企业发展。二是完整性，不管是企业中的人或者事，还是重大的生产经营发展策略，都要完整的作好记录，包括数字、语言、图形等，因为这些都会对企业发展提供指导信息，事实上数字、语言、图形中的某一个或者其组合才能完整反映企业的决策或者决定，如果缺少了某一种信息很可能导致企业的误判或者错误决定，使企业走向灭亡，因此完整性对企业档案非常重要。三是安全性，纸张档案里面记录了企业的各种珍贵的信息，一旦丢失档案会对企业造成信息丢失或者泄露的现象，这对企业发展会造成很大损失。所以档案的安全，意味着企业的安全。

（二）做好电子档案

现在是一个网络电子特发达的时代，计算机代替了许多人和事，在各行各业的管理和发展中是不可缺少的工具，因此电子档案的应用也就显得相当普遍，它的好处就在于方便、快捷，提取信息容易，随时随地都能了解企业的发展状况等，更为领导的管理提供了方便。而且电子档案中的各种数学经济模型为企业的发展提供了分析的依据和方法，使企业的各种分析和决策，通过数学经济模型可以让电脑计算出来，这样使企业的决策更加科学，更加合理，大大降低了市场风险，这方面纸张档案是无法做到的。但是纸张档案为电子档案的建立准备了条件。其次电子档案在翻阅、查询、更改、共享方面比纸张档案优越的多，所以比起纸张档案来应用更加普及和广泛。

五、结束语

实践证明档案管理对精细化管理工作确实是一项不可缺少的工作，利用效果比较明显。这不仅提高了办事效率，更重要的是避免了企业的市场风险。今后我们将更好的收集档案，健全和利用档案，使档案管理工作为公司的精细化管理和发展提供有理有力的证据。

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