浅析数字化档案馆的建设

闫晗

（佳木斯技师学院 黑龙江 佳木斯 154002）

浅析数字化档案馆的建设

闫晗

（佳木斯技师学院 黑龙江 佳木斯 154002）

随着科学技术发展的加快，使得数字化技术渗透到社会的各个领域，改变了人们的生存模式、工作模式和思维方式。档案事业在这种社会大背景下，传统的档案管理模式也受到了冲击。因此，档案事业想要跟上时代的脚步，就要在原有的管理体制上进行创新，运用数字化的手段进行档案管理，建设以数字化技术手段为主的新型档案馆。

数字化；档案馆；建设

随着数字化信息技术的发展，社会采用数字化的手段进行信息管理，使得电子文件逐渐增加。传统的档案管理已经无法适应档案信息利用者的要求，其只有对管理模式进行创新，建立完善的数字化档案管理制度，才能充分发挥出档案馆的实际作用。因此，数字化档案馆的建设刻不容缓，其建设也是顺应了时代的潮流，符合社会发展的需要。

1.数字化档案馆建设的紧迫性

1.1 电子文件增加

各级档案馆应该加强数字化的建设。随着时代的发展，档案信息化已经成为了衡量档案管理现代化水平的重要依据。数字化档案管理与传统的档案管理相比，其更具有流通性，对信息资源的开发也更全面，能够通过互联网进行信息共享，改变了档案的利用方式，使得档案的利用更加方便。现代化的管理需求使得数字化档案馆的建设加快，数字化档案馆的建设使得档案管理由单纯的保管、利用职能向信息采集、管理和信息服务职能转变。总而言之，只有实现档案管理的数字化，才能够推动档案管理由封闭走向开放，最大限度的实现档案信息资源的共享，使得信息资源实现优化配置，满足现代化管理的需求。

1.2 形势发展的需求

随着互联网技术的发展，各行业纷纷利用互联网来进行管理和工作。数字化办公室、电子商务开始出现，给人们的工作和生活带来了方便。与此同时，数字化的发展也对档案管理事业造成了巨大的冲击。首先，档案馆的馆藏非常丰富，从古至今的档案资料都存储于此。档案数量数以万计。但是这样数量繁多的档案利用起来十分的困难，因此造成了资源的浪费。因此，建设数字化档案馆就显得尤为必要。其次，档案载体的更新换代也要求迫切要求建设数字化档案馆。传统的档案载体由甲骨、丝帛转变为纸质，但是，近几年，档案载体逐渐由纸质转变为磁盘、光盘，这种电子档案的出现使得档案的保存更加便捷和长久，但同时也给档案的收集和利用手段带来了麻烦，而想要解决这一问题，途径只有一个，那就是建设数字化档案馆。

1.3 档案利用的需求

数字化档案的开发和建设是为了能够更加快捷、方便的将档案资源提供给档案信息利用者，提高档案信息的利用率，实现档案资源的共享。数字化的档案，不受时间、空间的限制，档案信息利用者可以随时获取需要的资源，打破了传统档案管理的限制，使得档案利用更加方便、快捷。建设数字化档案馆，可以为人们提供更加专业、热情的咨询服务，有助于改变档案馆的形象，使得档案馆更加贴合人们的生活，满足人们的需要。

2.数字化档案馆的特征

2.1 信息资源存储数字化

数字化档案馆利用互联网和计算机来进行信息资源的存储，采用先进的数据处理技术，将传统介质的档案资料转化为二进制的数字信息存储起来，这也是数字化档案馆的基础。与传统档案馆相比，数字化档案馆的信息存储更加方便，也更加的节省空间。数字化档案馆将数字化后的信息利用计算机进行处理，并利用网络进行传播，逐渐形成一个数字档案信息资源库，用户可以在网上轻松、快捷的获取到所需的信息，提高了档案信息的利用率。

2.2 空间虚拟化

数字化档案馆的建设，使得档案馆由封闭转向开放，其不受时间和空间的限制，最大限度的实现了资源共享。数字化档案馆的建设，使得档案的资源和服务不再只是单纯的馆藏资源，而是一个通过连接网络，将信息资源进行传送的网络传递系统。这种空间的虚拟化，使得数字化档案馆的发展更加的全面，其在信息资源的采集和存储上将不再受到物理空间的限制，用户可以在任何时间、任何地点，通过网络查找所需要的信息。

2.3 信息资源共享化

数字化档案馆的最大特点就是实现了资源共享，打破了传统资源利用的局限性，通过数字化手段使得各档案馆实现了互联，信息的采集和存储更加的方便快捷，构建了一个巨大的信息利用空间。

3.数字化档案馆建设的途径

3.1 统一布局、合理规划

数字化档案馆建设成为档案事业宏观管理工作的一部分，需要进行全局性的规划。可以考虑以档案社会化、信息化利用为导向，积极采用现代计算机技术和通信手段，逐步建立以中央级档案馆为核心，省市级综合档案馆为基础，连接全国各地各类档案馆的档案信息资源网，为经济建设和社会发展提供网上服务。数字化档案馆是一项巨大的工程，需要投入大量的人力、物力和财力，所以要统一布局、合理规划并加强馆际合作，避免数字化信息的重复建设，保证数字化档案馆健康有序地发展。

3.2 提高档案工作者的能力与素质

人才队伍建设是数字化档案馆的关键，建设数字化档案馆，必须有一支高素质的人才队伍。因此，数字化档案馆所需要的人才，除具有传统的档案及其相关的管理知识外，还要掌握新技术尤其是现代信息技术和网络技术，是具有信息处理、分析和利用能力以及一定英语水平的复合型人才。各级档案馆要采用各种措施，多途径、多形式提高档案工作者的能力与素质，只有这样，他们才能真正成为数字化档案馆的导航员、协调员、管理员和咨询员。

4.结语

随着时代的发展，传统的档案管理已经不能够满足人们的需求，只有对档案的管理进行创新，运用数字化的手段来进行档案馆建设，才能够使得档案馆发挥出应有的作用。但是在数字化档案馆的建设中，要注意依据数字化档案加工的原则，合理规划和布局，并不断提高档案工作者的能力与素质，以加快档案馆的转型，促进档案事业的发展。

[1]焦新亭，吕海民等.中国石化档案管理[M].中国石化出版社，2013年：195-197.

[2]李红兰.档案信息资源数字化与网络化管理[J].《档案管理》，2013年第2期：54-55.