论档案管理信息化建设

韩振阁

【摘 要】随着计算机技术以及网络技术等的应用广泛，档案管理的信息化建设也迫在眉睫，本文通过对影响我国档案管理信息化进程的问题进行了论述分析，提出了相应的加快档案管理信息化进程的措施，期对相应的研究提供帮助。

【关键词】档案管理；信息化建设；意义；问题；措施

引言

随着全球化以及信息化的加快以及信息技术的创新给我们的工作生活带来了很大的便利，也让我们的工作方式改变，生活的效率提高。也因此，档案管理的趋势也逐渐向信息化迈进，大力推动档案管理信息化的进程，加重档案管理部门的管理也成为理所当然。不过我国因为在档案管理方面起步晚，经历时间短，比发达国家的差距还很多，只有加强自我的完善和不断学习先进国家的管理方法并自我创新，才能使我国的档案管理信息化进程稳步向前。

一、档案管理信息化建設的基本内涵

档案的信息化的建设的概念：利用数据压缩技术、数据库技术、高速扫描的技术等手段，将声像的、纸质的文件等介质文件和电子档案，系统的组成有序的档案信息管理库。该信息库主要有五个方面：基础设施的建设、应用系统的建设、档案信息资源的建设、标准规范的建设以及人才队伍的建设。在进行档案管理信息化的同时，必须要遵循归档双轨制、文档一体化以及确保网络安全的原则。文档的一体化，就是把档案的信息化建设放入到办公自动化中融为一体。按照我国档案局的要求，电子文件要与纸质文件一并归档。目前电子文档已经在日常生活中应用，但是其法律凭证以及作用还没能取代纸质文件。因此，很长时间内，纸质文件和电子文件还会并存。

档案管理信息化主要有个方面的内容：

（一）加速档案管理信息化的基础设施建设，通过推进计算机管理档案，提高各级各类档案馆的应用程度，提高档案管理信息化水平。

（二）数字档案信息的资源建设，加强数字的档案目录和目录中心建设、推进全文数据库和多媒体数据库建设、开展电子文件归档管理。

（三）档案管理信息化的标准化建设，主要包括管理标准、业务标准和技术标准等的建设。

（四）加强档案管理信息化的人才队伍的建设，着力打造一批对档案业务熟悉，又能完全掌握计算机基础知识、网络技术知识的综合型人才。

（五）逐步完善档案管理信息化的安全保障体系，建立档案信息安全保障的体系框架，逐步完善信息安全的管理体制，保证信息不外露。加强对电子文档的监督和指导，保证电子文档的真实性和安全性。

二、人事档案管理信息化建设的意义

（一）有利于加强人事化现代的管理

目前我国正处在信息时代，随着信息资源急剧的增加和信息资源的价值日益显现，对现代化人事的档案管理要求逐渐增加。也为此，提高人事档案的工作效率成为了必须，要顺应时代潮流，实现档案管理由实体化管理向信息化管理的转变。

（二）对人事档案信息资源的共享有利

在目前信息化的时代，信息资源已经成为了战略资源，在经济和社会发展中是不可缺少的一部分，所以加强人事档案管理的信息化对于实现人事档案信息资源的共享，为代化建设工作服务等方面都非常的有利。可以直接或间接地促进经济的发展和社会的繁荣，为中华民族的复兴打下良好的基础。

（三）查阅人事信息方便化

人事档案管理信息化建设的的本身就是为了使人事档案信息资源易于被查找到。通过计算机信息技术以及人事资料和纸质档案信息进行的收集、整理还有加工来实现档案信息的数字化存储，使人们在对人事档案信息的查阅方面发挥其重要价值。

（四）加强档案资源的有效利用

人事档案存在的目的和意义是为了工作更加的方便，查阅更加便捷。因此开发和建设立体化、多层次、全方位的人事档案资源的管理模式，从而满足人们对档案工作的需求。随着计算机信息技术在人事档案管理工作中的应用，一种全新的人事档案管理模式，使得档案信息资源的开发和利用效率增加，为社会进步做出更大的贡献。

三、档案管理信息化建设中存在的问题及困难

（1）存在标准和规范不统一问题。由于标准和规范的不统一，使得数据和格式方面的存储不以至，这就需要有关的政策、标准应尽快出台并逐渐完善。目前国内的档案管理信息化在档案管理软件的通用性以及适用性等方面存在着很大的不足。计算机和其外设型号各异，档次不一，硬件环境不统一规范。因此档案的分类编码标准也没有完善、统一。这些方面都直接制约着档案信息交流的范围影响档案管理信息化建设步伐。

（2）随着技术进步，随着在档案管理的信息化建设中的新信息吸收、新技术利用，比如身份认定、信息隐蔽、智能检索、数字水印、操作跟踪、电子签章、信息加密等，这就要不断更新软件。另外，由于电脑病毒、黑客的恶意攻击以及网络技术的不成熟，就会导致电子档案特别是一些高机密的档案极易被他人窃取、修改甚至伪造，这是档案管理面临的重大问题。

（3）数据质量问题。由于缺乏完善的规范，使得现在的信息不全面、不准确、不规范，无法达到精准信息查询和智能检索需求。

（4）专业性技术人员缺失问题。任何先进的技术和管理手段离开了专业性人员久等如同空谈。现阶段由于缺乏计算机和档案管理均的精通人员，使得系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航的复合型人才极度匮乏，为信息化进程带来了阻碍。

四、加快档案管理信息化建设措施

（一）要加大档案信息资源的整合

档案资源的建设就是使档案工作在信息社会中发挥其优势，实现档资源共享。档案资源应该能反映社会宏观，也能反映社会微观生活。既可以反映社会集体的记忆，又能够反映社会个体的发展状况。档案资源的整合需要在“统一领导、分级管理”的档案工作体制下实现现有档案资源的有效配置，适应档案资源的共享。档案资源的整合的途径在于整理与组合。整理不仅指的是档案基础性整理，而且包括档案的研究性整理。而组合则是根据整合的目标，采取法律、技术、行政、舆论等各方面的措施来使国家档案资源在结构上更加合理、在配置上更加优化。

档案管理涉及数据资源整合、物理资源整合、应用系统整合。数据资源的整合是将各个分散的、独立的数据库，通过信息技术实现整合，形成完整的数据库系统。物理资源的整合，是将已有的各类档案资源进行综合利用。应用系统的整合是指构建基础的框架等，从而将不同时期、不同技术建立的系统整合成一个整体。整合结果就是为了为社会提供一个行业协作、资源共享平台。

（二）改变观念，加大宣传

首先，要大力宣传档案管理信息化建设的重要性，从而使档案管理为信息化建设提供服务成为一种常态。档案管理的领导层要重视档案管理信息化工作，档案工作人员也要主动积极地反映档案管理信息化建设的问题，把档案管理工作纳入到政府或者档案管理部门的发展规划。增强大众的档案意识，利用各种各样的方式和途径进行宣传，扩大档案工作的影响力。其次，要切实加强信息化基础设施的建设，配置计算机设备和信息采集设备。遵循“规范、先进、实用”的原则选择符合档案部门实际工作需要的档案管理软件，建起网络管理系统；保证网络支持，以满足信息化建设的需要。

（三）要引进和培养现代化管理人才

在我国的档案管理信息化过程中，一直有“档案管理不需要很高的专业素养”的认识误区。目前在基层工作档案工作人员的专业素质已经难于适应信息化发展的需求。从学历上看，成人教育大专学历的居多，大专院校毕业的大专以上学历的人员相当少，这很显然对档案管理信息化、现代化工作的开展不利。要改变这种状况，就需要采取各种措施改善队伍素质结构，引进或培养专业性人才。

（四）加大投入、增配软、硬件设施

要投入一定的财力，配置与档案管理现代化相适应的软、硬件。当前，各级档案部门的财力来源于各级政府。只有相关部门相互协商沟通，在政策、等各方面给档案管理部门提供方便，创造条件，才能够加快档案管理信息化建设的进程。

（五）要提高人事档案管理工作的服务

进行人事档案管理的最终目的是为了满足人们对档案信息资料的需要，因此必须要提高人事档案管理工作的服务水平。这就需要利用计算机技术将文字、图像、声音、视频等档案信息资料进行分类、提取和加工，并通过不同的载体来实现人事档案信息资料的数字化存储，然后通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流，满足人们岁人事档案信息的各种需求，提高人事档案管理工作的服务水平。

（六）保证人事档案信息的安全

在人事档案管理的信息化建设过程中，实现信息资源的共享就必须注重档案信息的安全问题，避免因为档案信息的泄漏带来严重的后果。这就要求档案管理部门采取谨慎的安全保护措施，做到严格执法，确保人事档案信息的真实性。还有，要提高档案管理人员的管理能力、政治素养以及计算机操作水平等，及时对人事档案信息进行备份，明确档案信息数据库的使用权限，做到严格按照规章制度办事，实现人事档案信息的安全的多重保护。

结语

总之，档案管理信息化的建设不是一朝一夕就能完成的，需要政府各部门相互协调，各部门从思想、战略等各个角度出发进行对档案管理信息化的审视，改变对档案管理不正确的看法。发挥档案管理部门的自身优势，逐步完善各项标准，培养人才，改变观念，提高其自身的服务水平，从而加快档案管理信息化的进程，为社会进步做贡献。

参考文献：

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