新形势下高校学籍档案数字化管理的思考

梅琼

摘 要：计算机信息技术与网络技术的广泛应用，为高校的管理工作带来了巨大的方便，同时也为高校学籍管理工作提供了切实有效的手段。现在各个高校已经将学生学籍档案信息化当做一项重要工程来进行建设。要想在高校学籍管理中广泛的应用网络技术和计算机信息技术，就必须让高校学籍管理工作更加科学化、高效化。

关键词：高校学籍档案 管理 数字化

中图分类号：G471 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）03（b）-0138-01

高等院校教学管理的一个重要组成部分就是对学生学籍的管理。高等院校中学籍信息管理的数字化可以使高校档案管理工作的效率得到显著的提高，也是提高办学质量的一种重要措施。同时，我国高校“数字化校园”建设的一个主要方面就是高校学籍档案的信息化，也是使高校档案资源管理规范化、信息化以及数字化的重要方法，可以使高校档案资源的利用率得到明显的提高。随着高校办学规模的逐渐扩大，在校生人数逐年增加，高校的教务部门所面对的学籍管理工作也越来越繁重，传统的人工处理已不能适应新形势。所以，为了适应高等教育改革的新形势，并结合高校学籍管理的要求，需要把网络技术和计算机信息技术运用到学籍管理中，逐渐的使学籍档案的管理实现数字化、信息化，从而使高等院校的学籍管理更加的网络化、数字化和规范化。

1 学籍档案数字化的作用

1.1 提高学籍管理工作的效率

把高校学生的学籍档案进行数字化管理可以使学籍管理工作的质量和效率得到大幅度的提高。学籍档案中包含着学生大量的信息，里面包含有学生在学校期间的思想、学习、生活等方面的具有参考价值的资料，同时还包含有学生在学校的教训和管理活动所形成的具有参考、利用价值的资料，而且其所记录的时间跨度相当的长，信息量是否的庞大。同时，随着现在高等教育的发展，高校的逐年扩招，越来越多的人接受高等教育，相应的信息量也随之增加，因此需要更加注意学籍管理工作的质量和效率。进行学籍档案数字化管理，不仅仅能够减少学籍管理工作人员的工作量，同时还能够减少他们出错的几率，从而大大的提高工作效率。

1.2 有利于完善学籍档案内容

学籍档案记载着学生的重要信息，传统的学籍管理是分开存放这些信息的，往往是按照班级、专业和院系进行装订成册，有的学校还会将学生的学籍发生变动时的信息在与这些信息分开来进行存放，学生所得到的各种奖惩、任职情况、党员信息、综合评价也有可能在其他卷宗里面。总之就是分开存放学生的各类学籍信息，而不是采用集中统一的方式进行管理。采用分割的方式管理学籍信息，则在查找学生的全面信息时有一定的困难。但如果采取数字化的方式集中处理这些繁琐的信息，则可以用数据库存储这些信息，虽然录入学生信息的部门不同，但是通过数据库存储，可以统一的显示出这些信息，从而更加方便全面的管理学籍信息。

1.3 通过资源共享使管理更加方便

各个高等院校在进行档案的管理工作时注重学籍档案信息的数字化。对纸质的学籍档案、照片等进行数字化处理，建立计算机网络，使高校档案资源得到最大程度的开发利用，使资源能够得到共享，通过管理学籍档案，还能够优化学校的管理环境，从而使学校的管理工作不仅仅服务于学生、学校，更服务于社会。

2 学籍档案数字化建设中存在的问题

2.1 数字化程度偏低

学籍管理长期以来都是采用传统的方式，利用人工来完成的，而现阶段的学籍管理则采用了现代化的信息技术。学籍管理繁琐信息量大，人工管理容易出错。而现在一些已经采用了现代化信息技术管理学籍的高校，存在着重视了硬件的建设而忽视了软件的建设。这些高校只注重了硬件设备的建设，忽略了各种应用软件的开发，以及人员素质的培养。学籍信息数字化管理程度越高，学籍管理工作的效率和质量就越高。

2.2 现使用的学籍管理软件无法满足学籍管理的需求

一些高校为了更好的对学籍进行管理，与某些商业公司合作或独立开发了相应的教务管理软件，这些软件的应用可以在一定程度上促进学籍管理的信息化。但是，这些软件中还存在着许多的不足。例如，适应性不强，不够全面。每个高校的实际情况不同，而这些教务系统都是结合每个高校的自身情况所开发设计的，因此适应性不强。另外，有一些软件由于功能不全面，不能够很好的渗透到学籍管理中的基础部门和各个环节，达不到学籍管理的需求。

2.3 学籍管理工作人员的现代化技术水平有待提高

最近几年，高等院校不断的提高学籍管理的信息化程度，相应的，学籍管理人员的管理技能也应该得到相应的提高。也就是说，管理人员的计算机操作能力应该逐步的进行提高，从而使高校的学籍管理工作更好的得到实现。

3 实现学籍档案数字化管理的几项措施

3.1 强化认识，打造良好的氛围

现今是一个高度信息化的时代，高校开始采取改革，校务信息逐渐公开，因此高等院校学籍档案的信息化建设成为不可避免的项目。特别是现阶段的高校学籍档案管理中存在着大量的不足，同时没有强烈的管理意识，因此必须提高学校的工作人员和管理部门对档案管理信息化建设的重视。同时，还需要认识到信息交流、科研和教学在学籍档案管理中占有重要的地位，通过大力的宣传，可以为学籍档案管理信息化建设提供一个良好的环境。另外，各高校应以自己的实际情况为基础，与时俱进、分清主次、明确任务，解决新问题、研究新情况、形成新认识、树立新观念，有计划、有步骤的加强档案管理信息化建设。

3.2 引进先进的学籍管理系统或者完善现有系统的功能

高校应该依据上级教育主管部门的要求，结合自身情况，建设一个与自身情况相符、具有自身特色且比较完善的网络学籍管理体系，与各二级学院、班级相连，进行学籍数据信息共享。

3.3 加强学籍管理软件开发人员与学籍管理工作人员之间的沟通

之所以现在很多学籍管理系统或者软件存在着缺陷，在很大程度上是因为软件开发人不熟悉学籍管理业务造成的。为了开发的学籍管理系统能够真正的符合学校自身的情况，开发人员应该深入到学籍管理工作的第一线，从而可以更加直观、全面的了解学籍管理工作。同时还必须要与学校学籍管理工作人员进行深入的沟通，对他们的需求有一个详细的了解，并对国家高教部学籍信息化管理的工作要求进行认真的学习，在此基础才能着手开发学籍管理系统，另外在开发过程中还应该加强与学籍管理工作人员的沟通，以便于做到有错误及时的改正。

3.4 加强高校学籍管理人员的培训

学校可定期举办培训班，而且培养班不仅要求全面深入，还需要讲究其实效性，避免出现流于形式、走过场的现象。高等院校的学籍管理人员必须具有较高的现代化信息技术水平。

参考文献

[1] 陈小芝.新建高校学籍档案信息化建设探讨[J].黑龙江档案，2009（1）：72.

[2] 付双双.高校学籍档案的数字化科学管理探讨[J].档案与建设，2008（5）：27-28.