现代档案管理工作策略管窥

莘雪梅

随着社会的不断进步与发展，档案的内容也日渐广泛和丰富起来，现代档案管理的重要性也日益凸显。现代档案管理的工作对企业、单位甚至是个人都有重要的作用及意义。档案管理作为企业、单位等的记录凭证，为其将来的发展提供了极为重要的参考价值。但是现代的一些企业、单位对档案管理的工作重要性已经逐步淡化，认为档案管理是可有可无的，对其重要性认识错误。所以，加强档案的现代化管理，是当前档案管理工作的首要任务。

一、现代档案管理工作的重要性

档案自身价值是决定档案管理工作重要性因素之一，这不仅要使档案得到妥善的保管、延长档案的寿命，而且还要利用有效的、科学的管理方法为社会服务。我国颁布了相关的档案法，在一定程度上，提高了档案管理工作的法律高度，可见现代档案管理的工作十分重要。现代档案管理工作的内容涉及了档案的制作、管理、鉴别和保存，是一项非常复杂的工程，具有一定的系统性。

此外，现代档案管理工作不仅对专业性有很高的要求，而且社会价值也相当明显，具体体现在：

第一，现代档案管理的社会价值主要体现于档案是一个人人生轨迹的缩写，且记录了职员个人的真实信息、家庭的背景、受教育的经历、工作情况和现实的表现等。档案不仅是一个人的政治生涯中极为重要的一部分，而且是用人单位对职员进行深层了解的重要依据。

第二，除了个人档案之外，企业档案能真实的记录企业不同时期生产、经营的情况或者重大的改革以及一些对企业有利发展的转机等。而如何加强对职员的管理、搞好干群、党群之间的关系及企业的获利状况等决策，是企业在管理活动、生产经营中形成的对社会、企业甚至包括国家都有保存价值的文件材料。

第三，机关档案是由图表、文字和声像等形式形成各种执行代议机关制定的决定和法律，管理国家的外交、内政和军事等方面的行政事务的文件。可见，任何一种档案都具有相当重要的社会价值，系统、科学的开展现代档案管理工作能够为检索、查阅带来很多方便，还能给以后的决策提供参考依据。所以，做好现代档案管理的工作非常重要且具有特殊的意义。

二、现代档案管理工作中出现的问题

现代档案管理工作的重要环节之一就是档案管理的基础工作，如档案统计、制定档案标题、归类、编号、排序等。部分档案的时间跨度大、档案案卷种类繁多，因此档案基础管理工作的工作量大，内容冗杂，造成管理中的各种问题，如：（1）档案编号不规范。档案管理部门没有对部分分类标出明确编号;（2）案卷标题不规范，或者基本的内容、要素，无法反映主题;（3）档案缺少目录;（4）档案没有标出页码。如果在档案中没有标明案卷的页码，使档案的利用价值降低;（5）档案组卷出现严重混乱，导致了档案在需要的时候查找困难;（6）档案的案卷厚薄不一致。

三、现代化档案管理的策略

随着社会生产和科学技术的不断发展，档案的数量也在不断的增加，人们对档案工作的要求也就越来越高，所以需要有更高效率的自动化技术来改善档案的管理和利用工作。近些年，计算机技术发展迅速，给档案的现代化管理带来了契机，提供了现代化管理的物质基础。顺应新形势的需求，现代化管理才能给档案管理工作带来出路，才能将档案的价值发挥到最大限度。

（1）加强对档案现代化管理的组织领导、完善机构建设

现代化档案管理工作在实施过程中，会遇到各种困难，比如硬件设施配备不足、人员素质无法满足、人手不足等，解决这些问题，需要领导能够足够重视，通过领导的全局组织和协调，才能使档案现代化管理工作有效的开展。同时，应该完善现代化档案管理机构的建设，切实履行管理机构综合指导、全面协调和督查的职能，科学制定档案现代化管理工作的总体目标、各阶段任务，了解档案现代化管理工作过程中遇到的实际问题，合理分配管理部门的人才和技术资源，为解决实际问题提供必要的理论和技术指导。

（2）提高档案管理人员素质、加强档案管理的建设

档案的现代化管理，需要管理人员具备基础的档案管理知识外，还需要具备一定的计算机应用知识及外语能力。另外，还需要有高度的责任心和敬业感。要满足现代化管理的需求，就要加强档案管理队伍的建设，引进专业性技术人才及通过培训的方式来提高管理队伍的整体素质，使管理人员具备相应的管理技能以及做好管理工作的使命意识和责任意识。

（3）应用先进的计算机技术

档案的现代化管理是依托计算机软硬件平台、 数据库系统、网络平台以及扫描仪、刻录机、照相机等设备的。计算机技术发展迅速，产品更新换代较快，新技术产品带来更完善的工作效果、更高的工作效率;因此，适时更新设备，有利于工作的更好开展。同时，也应注意电子档案的加密及安全，防止因为病毒的入侵造成质量损毁，防止因为黑客的入侵造成机密泄露。

（4）现代化档案管理手段和传统技术有机的结合

档案管理工作专业性强，工作内容广泛，涉及收集、整理、鉴定、编目、保管、检索、利用和编研多个环节。档案的现代化管理，离不开传统的管理方法和专业理论知识。只有将现代计算机技术与传统技术有机的结合，才能做好档案的现代化管理。

（5）制定档案管理统一标准

使用现代化技术可以提高档案管理力度，但由于计算机档案管理技术发展时间短，属于较新鲜的事务，档案管理部门要积极的推行档案管理标准化工作，制定统一的现代化档案管理标准，才能使不同的档案管理机构按照相同的规范开展工作。同时，还应统一的档案管理标准，进而推进档案现代化管理的工作进程。

（作者单位：河北省血液中心）