新形势下地勘单位档案管理工作的几点体会

王文岩

档案工作是机关基础管理工作的一个重要组成部分，是反映单位综合管理水平的一个窗口。随着社会的发展和科学技术的进步，在新形势下，基层地勘单位的档案工作，如何为促进经济建设和各项事业的发展提供有效服务和更大的空间，现浅谈几点体会：

一、建立档案管理机制，健全管理制度。

地勘单位的工作性质，一直以野外勘查生产为主。受传统思维模式影响，基层地勘单位的档案管理工作，一直不被重视。很多基层地勘单位都没有设立专门档案科室，档案工作大多归办公室或其它综合管理科室管理。随着档案工作目标管理认定工作的开展，基层地勘单位也相应建立了档案管理体制，成立了专门的保管机构，使各门类档案实现集中统一管理，统一制度、统一领导，而且各环节人员明确，职责清晰。

档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性很强的工作，特别是对新形势下的档案工作，提出了更高的要求，档案工作的好坏，影响着单位各部门的方方面面，而各项管理制度是档案工作健康开展的有力保障。按照国家《档案法》的要求，结合本单位实际，健全完善了档案材料的收集、整理、归档、保管、统计、利用、销毁、保密等各项管理制度，使档案管理工作制度化、规范化、科学化，并确保落实，各种规章制度的建立，使档案工作做到有据可查，有法可依，工作中也避免了人情关和面子关，使档案工作得以健康有序发展。

二、转变思维模式，提高档案人员自身素质

业务建设是档案事业发展的根本保障，基层档案室的档案业务水平直接影响到单位档案事业的发展和服务利用。

首先要提高管理者自身的专业知识水平，历年来，地勘单位一直以地质勘查为主，缺少专职档案人员，从事档案工作的同志更是身兼数职，这种情况下档案工作只能是停留在维持水平，很难做到发展和提高。作为基层档案管理人员，要有高度的使命感和责任感，档案人的工作能力和态度往往决定了单位档案工作水平，很大程度上影响和制约着档案工作的发展。近年来，我们积极参加由省、市和本行业系统内组织的各类档案知识培训学习，不断掌握档案管理的新知识和新技能，通过学习，增长了知识，开阔了思路，加强了同行之间的交流，提升了专业素质，改变了以往闭门造车，死板僵化的思维模式。所以作为档案人，要爱岗敬业，树立新时期档案工作的新思维、新模式。工作中积极发挥主观能动性，改变档案人默默无闻朴实无华的形象，要擅于宣传档案工作的意义和重要性，高调做事，树立全员的档案意识，变被动服务为主动工作，主动与单位主管领导汇报档案工作的发展思路和需求，有了单位领导的支持和重视，档案工作在基础设施建设、政策制定、人员配备、资金投入等软硬件建设方面才能得到保障，才能保证档案工作的健康发展。

三、重视档案收集，做好档案管理工作。

档案管理基础性工作的好坏，直接关系到档案管理质量和使用效率，收集是文件材料成为档案的源头工作，没有了收集，档案工作也就成了无源之水，无本之木。单一、贫乏的档案室藏，已很难满足档案利用需求。针对我单位情况，我们加强档案材料的收集工作。由于地勘单位工作性质和条件所限，目前各部门虽配备了兼职档案员，但更多的档案材料通常掌握在部门负责人手中，甚至有些领导干部为了自己工作方便，把文件据为己有，造成文件收集过程中缺失，所以，强化各部门负责人档案意识尤为重要，针对这种情况，我们设定各部门负责人为该部门档案管理第一责任人，并每年对兼职档案员和单位、部门负责人进行两次以上的培训和座谈，通过学习《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》等相关法规，提高了档案意识，拓宽收集渠道，尽可能地采取一切措施和手段收集齐全，不断丰富室藏，逐步建立起门类齐全、结构合理、数量充足的档案信息库，从而为档案信息资源利用奠定良好的基础。

四、开发档案信息资源，多方位提供优质的档案利用服务。

档案工作的最终目的是提供档案信息资源的利用。档案利用途径有二种：一是提供利用档案原件、档案复印件，属直接利用方式，是档案利用的最初形式，可满足利用者的一般需求;另一种是提供利用档案编研资料、成果等，属于档案信息资源开发利用的编研成果利用方式，是档案利用的高级形式，用于满足利用者的特殊需求。在实际工作中，二者都不可或缺。

为适应新形势，档案工作要从过去封闭式的管理模式中解放出来，主动研究利用者的心理，掌握利用工作规律，不断改进和创新利用方法，要经常了解利用者的客观要求，有的放矢地进行档案开发利用，从中探索开发利用工作规律，积累开发利用工作经验。

近年来，我们结合本单位工作实际，借助科技手段实现了室藏档案信息的数据化建设，提高了档案利用率。在分析总结利用规律的同时，根据室藏档案编写了大量的成果汇编和专题类编研史料，如单位的主要荣誉、组织机构、管理制度、人事任免、职代会材料、党代会材料、大事记、年鉴、单位简介、组织机构沿革、单位名称变更等一系列专题资料，这些编研成果的出炉，即方便了利用者，又保护了档案原件，为单位各项事业的发展提供了重要保障。

（工作单位：河北省地矿局第四水文工程地质大队）