电子公文发展面临的问题与对策

潘乃青

摘 要：最近几年，我们国家不论是在经济亦或是科技方面都获得了飞速的发展。此时许多全新的领域开始呈现在人们的生活之中。比如电子公文就是一个显著的代表。它是一种全新的事物，不过它在发展的过程中也面对着很多的问题，严重的干扰到其发展。作者具体的分析了其在发展的时候面对的各种不利现象以及具体的应对方法。

关键词：中国公文学；公文；电子公文；纸质公文

1 当前时期电子公文面对的各个不利现象分析

1.1 关于它的学科性

通过分析之前的公文的发展阶段，我们可知，公文会因为信息依托体的改变而不断的改变。从最初的甲骨文到当前的电子媒介，不论是体现形式亦或是其他一些特点都在不停的变化着。它是时代发展到一定阶段的必然衍生体。当前时期我们必须要认清它和一般公文之间的联系以及差别，要从研究课题以及活动要素等层面上加以区别。以历史的眼光来分析，电子和纸张体现的是两个完全不一样的形态，它们都被划定为公务学中，都具有公文的常见特征。不过因为时代一直在发展，两者之间的明显差异使得公文不论是本质亦或是外在表现形式都会发生很大的变化。从此层次上来分析的话，它可以被看成是一个学科。

1.2 关于它的格式

通过分析发现，当前的公文格式样式很多，具体来说超过二十类。由于格式的类型非常多，必然会使得文件在互换以及处理的时候面对费用增加的现象。一个非常关键的问题是，当前对于它的格式的问题，相关人员依旧没有统一思想。此类争辩的论点不一。

1.3 关于流程再造

通过分析信息化相关的知识可知，公文处理在历经了长久的发展之后，它在制作以及存储等层面上获得了很大的发展，不过它的流程自动化方面还存在一些问题。在国务院各部委至各乡镇政府这个庞大的应用体系中，政府公文主要在远程传输方面实现了电子化，而在公文处理的最后“一米”（即单位内部）却进展缓慢。客观原因是政府的公文处理工作非常灵活，其“随需随地随时而变”的处理特点，导致工作流建模的复杂性大大增加。从仍在使用的一些办公系统看，工作流通用性差、灵活性差是一个不争的事实，经常面临领导要改改不了、网管要改也改不了的尴尬局面。

1.4 关于归档

电子和纸张模式的文件在很多方面都不同。前者的归档活动不像后者那样非常容易从视觉上看到。很多在纸张模式中很好使用的措施在电子形式中并不能够发挥作用。

1.5 关于制度发展

通过分析公文的发展过程可知，它的制度要较之于具体活动发展的慢一些。对于电子公文来讲，它的制度较之于具体活动也要落后很多，这主要是由技术本身的规定以及社会发展的必然导致的。所以，必须认真分析技术以及具体工作的变化，认真分析它的发展方向，为其打造良好的制度氛围。

1.6 关于技术标准

当公文发展到今天，它依旧没有形成一致的标准。在各个区域的电子实践中，一些区域使用邮件技术平台，有的采用了WEB技术平台，平台的技术架构缺乏科学规划。电子公文的登记、签收、审核等处理流程缺乏规范性，手写签名技术和手写批文技术还不够成熟稳定和实用，电子印章技术需要进一步改善，数字版权技术在电子公文中的应用还处于初级阶段，公文的制作版式、传输、办理、归档等技术还不完善。

1.7 关于物理安全

电子公文行使政府职能的特点导致可能来自外部或内部的各种攻击，这些攻击有黑客组织、犯罪集团或信息战时期国家间的信息对抗攻击等。攻击的手段主要包括基于侦听、截获、窃取、破译、业务流量分析、电磁信息提取等技术的被动攻击和基于修改、伪造、破坏、冒充、病毒扩散等技术的主动攻击。如今，很多的公文体系在安全方面都存在着很大的问题。硬件方面的问题会导致网络无法正常使用。

2 应对措施简述

2.1 积极开展学科创建工作

具体来说有如下一些体现：注重人本思想，不断扩宽组织团队。该项研究活动要想顺畅开展，就必须有一批优秀的工作者。不但要吸收基础工作者，还要吸收高层人员以及专家等，同时还要积极的做好人员素养的培训活动；创办全天候研究平台。“十一五”期间中国公文写作研究会牵头争取及早创建《公文学》、《公文研究》、《电子公文学》等一批专业权威学术期刊，拓展公文发展研究交流空间，推动学术繁荣。第三，提高会议规模档次。定期召开全国性学术会议，拓展会议主题，提高会议质量，吸引更多专家学者、领导人员、文秘人员、档案人员、技术人员等参会，形成百家争鸣、百花齐放的公文学术研究新气象。

2.2 注意形式的发展

我们都知道，公文的速度和分享性是它的关键要素。如果格式太多的话，就必然影响它的这一特性。所以，最好是将类型简化。在具体的选择的时候，究竟哪一种会被留存，这就需要工作者明确技术在今后的发展趋向。在作者看来，电子模式的公文并不是单纯的对纸张模式的翻版，它是本质以及外在的一种深刻发展。在当前时代，人们会逐渐的应用多媒体公文。

2.3 再造流程

具体来讲有如下的几点：结合业务内容，不断的规范发文步骤，积极的指引流程再造工作朝着正确的方向发展。比如流程要对电子签收、电子登记、电子分发、电子拟办、电子批办、电子承办、电子催办、电子查办、电子立卷、电子归档、电子销毁、收文待办、收文跟踪等子过程在国家电子公文处理办法中给予明确定义，发文流程要对电子拟稿、电子审稿、电子签发、电子缮印、电子校对、电子盖章、电子登记、电子分发、电子立卷、电子归档、电子销毁、发文待办、发文跟踪等子过程给予明确定义；以随需应变为导向，重视公文处理的技术创新。在手写板、手写屏、平板电脑上进行批阅，类似纸质文件的批示习惯。在批示效果上相对于以往手写批示软件有极大改观，无论在哪种硬件上批示，都能全真显现字迹的笔锋。

2.4 踪迹归档保全，封存历史真实

该项归档工作之所以难以开展，主要是因为文件的种类非常多，而且很复杂。以书生电子公文系统为例，书生电子公文的格式包括GW格式和GW2格式。GW格式的文件是在书生电子公文系统中由书生加密卡加密生成的密文格式的电子公文，属于特殊（即非通用）电子文件格式。

2.5 做好制度创建工作

我们都知道，制度本身有着明显的长效性以及根本性特征。假如脱离制度的话，任何发展都将是无意义的。当前国家已经颁布了一系列的法规条例，用以指引工作开展。由于系统本身非常繁琐，所以在具体的开展工作的时候还要积极地研究。

2.6 不断统一标准

当前我们国家还没有生成统一的技术标准系统，这在一方面表示事情自身很繁琐，同时还表示着我们的研究力度要加强。由于缺少标准，导致当前的系统呈现出多种多样的特点。所以，要积极地开展标准研究工作。确保其能够早日完善，加以合理的使用。

2.7 注重安全，保证运作稳定

对于电子公文来讲，它的安全可以分为处理过程的安全和归档后的安全。其安全方法有制度的以及技术的两点，技术方面的安全是当前工作的关键内容也是一大难题。

参考文献

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[2]岳海翔.关于公文学的学科体系问题[J].办公室业务，2006（4）.

[3]魏玉梅.公文学研究的现状及思考[J].邢台学院学报，2006，21（3）.