Access在财务管理中的应用

陈筱青

(重庆三峡学院计财处，重庆万州 404100)

Access在财务管理中的应用

陈筱青

(重庆三峡学院计财处，重庆万州 404100)

Microsoft Office Access是一种小型的关系数据库管理系统，也是微软Office办公系列软件中的一个重要组成部分。Access数据库系统中的各种功能是利用面向对象的方法来实现对象化，通过各种数据库对象来进行信息管理，可以提高数据处理的效率。文章阐述了Access的基本结构，并将Access应用于财务管理中，大大提高了财务管理工作的效率。

Access；财务管理；数据库

Microsoft Office Access是微软公司Office办公系列软件的成员之一，是微软公司将数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个关系数据库管理系统。该数据库系统中的各种功能是利用面向对象的方法来实现对象化，通过各种数据库对象来进行信息管理，因此Access中数据库管理的核心便是对象，主要包括表、查询、窗体、报表、Web页、宏和模块7种数据对象。它可以对各种中小型数据库进行有效的管理，被广泛应用于金融、财务、经济、统计、教育等众多的管理领域，大大提高数据处理的效率。

一、关系数据库相关概念

数据库是指在计算机系统中按照一定的数据模型组织、存储和应用的相互联系的数据集合。因此，关系数据库就是指组织、存储数据集合的数据模型是关系模型，而关系模型其实就是用一张二维的表格来表示实体与实体之间联系的模型，其中实体是指客观存在并可相互却分的事物。关系数据库中常涉及到以下相关概念：

（1）关系。一个二维的表格形式就表示了一个关系，每一个关系都相应的有一个名称，即关系名。在Access中，一个数据库文件中的表格实际上就是指一个关系。

（2）元组。表格中的行被称为元组，相应地，每一行就表示一个元组，在Access中对应着一个记录。

（3）属性。表中的列被称为属性，每一列都相应地有一个属性名，在Access中对应着一个字段。

二、Access的基本结构

Access主要是利用它所包含的以下7种对象来对数据库进行管理的，它们构成了Access的基本结构。

（一）表

表是Access关系数据库存放数据的地方，它是整个数据库系统的核心和基础，其他几种对象都是基于表的基础上进行操作的。

（二）查询

查询主要是对存储在表中的数据进行分析和研究，在Access数据库中可以利用查询来对数据以不同的方式进行查看、分析和更改，同时还可以将它作为窗体、报表以及页等多种对象的数据来源。

（三）窗体

数据库和用户两者之间的联系主要是通过窗体对象来体现的。我们可以利用窗体来实现对相关数据的输入、显示等功能。

（四）报表

报表是可以利用具体的格式来显示数据、输出数据的数据库对象，其中格式可以自行选择或设计。另外，还可以利用报表来实现对数据的排序、分组，以及统计计算等功能，其中统计计算包括了求和、求平均值等。

（五）页

Access还可以通过web页的形式来连接数据库，即页对象。使用它来查看和处理的相关数据可以是来自Internet或Intranet上的，并且还可以将相应的数据发布到Internet或Intranet上。

（六）宏

在日常使用中，我们可能经常会遇到一些重复性较高的操作。在Access数据库中便提供了一种可以定义特定功能的对象，即宏。我们可以利用宏来实现一些重复性的操作，让其自动完成。它可以单独使用，也可以与窗体等其他对象结合使用。

（七）模块

利用VBA语言编写的程序段在Access数据库中被称为模块对象。模块可以与窗体、报表等对象配合使用，来完成宏对象无法单独实现的复杂功能，以实现高性能、高质量数据库应用系统的开发。

三、Access在财务管理中的应用

Access的版本众多，本文采用Access 2010版本，以财务管理中常常会涉及到的职工个人信息表及工资明细表为例，来说明Access在财务管理中的具体应用，以及所带来的便利。

（一）表的建立

在Access中创建新表有4种方式：直接插入一个空表、使用设计视图创建表、从其他数据源（比如Excel、Word等）导入或链接到表、根据SharePoint列表创建表，本文利用设计视图创建新表。

首先启动Access 2010数据库，在【文件】选项卡下面选择【新建】，在【可用模板】中选择【空数据库】后选择文件保存路径及文件名，比如本文所建数据库的名称为“财务管理”。然后在【创建】选项卡下面选择【表设计】，输入字段名称和数据类型。在Access 2010中新增了计算数据类型，它可以实现原来需要查询、控件、宏或VBA代码中进行的计算，本文将用到该数据类型。最后，保存新建立的数据表。本文创建了两个数据表，分别是工资明细表和职员个人信息表，其具体结构如图1所示。

图1 数据表

（二）查询的建立

Access中，根据数据源操作方式和操作结果的不同，查询对象可以分为：选择查询、参数查询、交叉表查询、操作查询及SQL查询，本文介绍利用查询向导来创建一个工资实发金额的选择查询。

在【创建】选项卡下选择【查询向导】，接着选择【简单查询向导】，从职员个人信息表中选择编号、部门、姓名，从工资明细表中选择实发金额和日期，然后根据向导创建实发金额查询，查询结果如图2所示。

图2 实发金额查询

（三）窗体的建立

根据完成任务的不同，Access窗体分为数据操作、控制窗体、信息显示窗体和交互信息窗体。并且在Access的【创建】选项卡的【窗体】功能区中提供了多种创建窗体的按钮，比如【窗体】、【窗体设计】、【空白窗体】等。本文利用【窗体向导】创建了工资录入和职员个人信息录入的窗体，并且设计了【添加记录】按钮，以用来向数据库中添加记录。两个窗体的布局视图如图3所示。

图3 窗体

（四）报表的建立

报表的主要功能是为了将数据库中的数据按照用户选定的结果，以一定的格式打印出来。报表的创建同窗体创建类似，在【创建】选项卡的【报表】功能区中，可以利用【报表】、【报表设计】、【空报表】、【报表向导】等多种方法来创建报表对象。本文利用【报表向导】功能创建了一个工资明细的报表，其打印预览如图4所示。

图4 工资明细报表

四、结束语

根据以上所介绍的Access在财务管理中对数据的存储、添加、显示等功能中，可以看出利用Access数据库对数据进行管理对于非计算机专业人员也是非常方便、简单的，可以大量利用各种向导来创建表、窗体、查询、报表等对象，从而可以提高数据的管理效率，从繁杂的手工操作中解脱出来。其实Access除了以上所介绍的相关简单功能外，还具有十分强大的开发功能，我们可以利用其本身提供的各种控件和VBA语言，开发出功效非常强大的数据库应用系统。

[1]张强，杨玉明.Access 2010中文版入门与实例教程[M].北京：电子工业出版社，2011.

[2]徐蕴卓，梁玉鑫.浅谈Access数据库在财务管理中的应用[J].新财经，2012（12）.

[3]连皓言.工资管理中Access数据库的应用研究[J].科技创新导报，2009（6）.

[4]邹金.运用Access数据库辅助人工费成本核算实践与探索[J].会计信息化，2010（11）.

[5]李玉玲，邵谦谦.Access财务应用技能教程[M].北京：清华大学出版社，2005.

（责任编辑：张新玲）

Access Application in the Financial Management

Chen Xiaoqing
(Finance Division ,Chongqing Three Gorges University ,Wanzhou Chongqing 404100)

Microsoft Office Access is a small-scale relational database management system, which is also an important part of Office Software. The database management system uses object-oriented method to achieve objectification and different kinds of database objects to implement the information management, which improves the efficiency in data processing.This paper illustrates the fundamental structure of Access and appliesit into financial management, which greatly improves the work efficiency.

Access, Financial Management, Database.

F23

A

1009-8135（2015）05-0084-03

2015-06-25

陈筱青（1971-），女，重庆万州人，重庆三峡学院计财处会计，主要研究财务会计。