论电子档案与纸质档案的整合管理

郑宝珠

摘 要：电子档案与纸质档案的整合管理是目前档案事业发展的主要趋势。只有将电子档案与纸质档案相结合，才能够使得档案管理更加科学和规范，从而推动档案事业的长远发展。在信息化不断发展的进程中，档案管理也应该将信息技术融合到管理中，而在信息化技术不断应用的过程中，电子档案随之产生，形成了目前电子档案与纸质档案共存的局面，而在这样的局面之下，要想更好的推动档案事业的发展，就需要将两者进行整合，共同实施管理。本文就电子档案与纸质档案的整合管理进行了简要的分析，仅供同行交流。

关键词：电子档案；纸质档案；整合管理

在信息化技术不断发展的进程中，各行各业都开始将信息化技术应用于行业管理中，实现了数字化的管理。档案管理事业也不例外，其在将信息化技术应用到档案管理中后，电子档案应运而生，档案管理逐渐进入到电子档案管理的阶段，在这一阶段中，纸质档案与电子档案同时存在，为了能够有效的提高档案管理的水平，就需要实现对电子档案与纸质档案的整合管理，从而保障档案管理事业的长足发展。

1 电子档案与纸质档案整合管理的基本观点

电子档案与纸质档案本质上都属于档案，但两者之间也有着明显的不同，可以说，两者都各自有各自的缺陷以及优势，在实际的应用中，需要对两者进行综合应用，才能够实现优势互补，以保证档案管理工作可以有效的开展。就社会实践活动来说，电子档案与纸质档案都是以人类的实践活动为依据，从人类的社会活动中收集信息，并对信息进行整合，从而形成档案。而电子档案相较于纸质档案来说，其存储的时间更长，档案资料的完整性也更好，但是其很容易受到病毒的攻击，在安全性上相对较低。纸质档案的载体形式较为稳定，其能够有效的保障档案信息的真实性，从而使得档案信息可以充分的得到利用，但是纸质档案不宜长时间的保存，其在长期保存的过程中，可能会出现破损的问题，其检索的速度也相对较慢，在对其利用的过程中，就有较强的排他性。从这可以看出，无论纸质档案还是电子档案都有各自的优势和不足，而将两者进行整合管理，可以使得两者之间形成有效的互补，最大限度的发挥出两者的优势。

就档案管理事业发展的长远来看，电子档案无法完全的取代纸质档案，而电子档案也不会出现消退的局面，因此，在未来的档案管理中，会使纸质档案与电子档案长期共存的局面，而这样的一种档案管理发展局面，其对于档案管理工作者的要求也在提升。档案管理者要想有效的对电子档案和纸质档案实行管理，就需要制定出合理的档案管理方案，按照所制定的方案，来对两种形式的档案进行全面的管理。要注意采用引导的方式，将档案管理的既定政策与电子档案的发展相结合，在管理方法上以及管理技术上进行不断的完善，切实的落实电子档案的法律地位。同时，也要注意稳定发展，积极的发挥出档案的社会记忆职能，在电子档案还无法完全的对档案信息真实性做出具体保证之前，绝不将纸质档案摒弃。要注意将两种档案进行充分的融合，实现优势互补，从而可以发挥出档案管理的最大价值。

就上述几点来说，我国目前的档案管理工作在开展的过程中，需要根据电子档案的归档保存信息来同时将纸质档案进行对应保存，这样做的目的就是为了能够对档案信息的真实性做到有效的保障，另外，也可以使得档案管理中的各项功能优势得以良好的发挥，使得档案管理工作的开展更加顺利。

2 纸质档案与电子档案整合管理的具体要求

就现代化档案管理的模式而言，其与传统的档案管理之间具有明显的不同，现代档案管理主要管理的对象是电子档案，而传统档案管理的管理对象主要是纸质档案，而现代档案管理在管理工作开展的过程中，也在一定程度上需要对纸质档案形成有效的管理。从这一点上来看，要想有效的实现纸质档案与电子档案的整合管理，就需要做到以下几点：

2.1 同步归档工作

在对所收集到的纸质文件进行详细的检验和审核之后，需要及时的将纸质档案进行归档处理。而利用网络所收集的电子信息，在进行有效的审核之后，也要及时的进行归档。无论是纸质档案还是电子档案，在归档的过程中，都需要符合相关的归档要求，只有符合归档要求的文件才能够正式的进行归档。而在电子档案归档时，要将其存入到制定的计算机硬盘中进行存储，并且要注意标记上已归档的标记。

2.2 同步整理工作

要想使得档案整理工作可以有效的开展，就需要采用折中的方法，实现对电力档案和纸质档案的同步整理，由于电子档案与纸质档案都具有档案的共同入特点，两者也都拥有一致的档案号，所录入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二为一的方法对电子档案以及纸质档案进行整理，确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。

2.3 同步鉴定工作

在对电子档案进行鉴定的过程中，要想有效的保障鉴定结果的准确性，就需要采用计算机自动鉴定处理方式对电子档案进行全面的鉴定工作，在计算机系统中，要实现进行保管期限的制定，依据所制定的保管期限，对所存储的电子档案进行期限的鉴定。而纸质档案不需要采用计算机等检验系统来对其进行检验，可以随时对其进行鉴定工作，并且在鉴定完毕之后就可以立即存档。

2.4 同步利用

档案是供人们借阅以查找资料的工具，在对档案信息进行利用的过程中，需要利用信息检索功能来快速的获取所需要的档案信息，而针对同一著录的纸质档案和电子档案来说，可以通过同一检索方式同时对两种档案形式进行有效的检索。而在对档案信息进行读取利用的时候，人们通常都会选用电子档案，这是由于电子档案携带方便以及可随时阅读的优势，使得其在利用率上相对来说较高。而相应的纸质档案对于信息的记载更加客观和真实，同时信息的内容也更加全面，在对纸质档案进行利用的过程中，可以根据电子档案的同一档案号快速的找出纸质档案的位置，从而可以更加方便的利用纸质档案。两种档案各有优势，将两者进行整合管理，可以有效的实现优势互补，从而使得档案的利用率得到同步的提升，而且将纸质档案已电子档案的形式进行存储，可以降低纸质档案出现破损的几率，可以实现档案的长时间保存。就实际情况来说，电子档案与纸质档案进行整合管理，也就是将纸质档案使用寿命的一种延长，也是对档案管理数字化和信息化的一种实现方式。

结束语

综上所述，从而电子档案与纸质档案的基本观点与具体要求可以看出，电子档案与纸质档案之间是优势互补的关系，两者之间要想实现共同发展，就需要对两者进行整合管理，在管理的过程中，不仅需要同步进行归档工作，也需要同步进行鉴定、整理以及利用工作，从而能够使得电子档案与纸质档案之间形成同步的发展局面，这样有助于弥补纸质档案以及电子档案各自的不足，同时最大限度的发挥出两者各自的优势，从而可以更好的推动档案事业的发展。

参考文献

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