如何利用SAP实现企业资产价值和实物的统一管理

文/史梦雷·郑州日产汽车有限公司

如何利用SAP实现企业资产价值和实物的统一管理

文/史梦雷·郑州日产汽车有限公司

在企业资产管理实务中，我们经常会遇到资产管理与设备管理脱节的情况。负责实物的工程/设备/运行部门和负责价值的财务部门之间缺少协作，造成资产账物不符。其典型表现如：基建工程竣工阶段的转固业务和设备新增业务各自操作，固定资产卡片和设备清册不一致；在资产更新变迁时资产台账与设备台账不同步更新，价值虚增虚减。管理上脱节带来的最直接影响是企业资产的损失。笔者曾见过在一个大型集团企业清产核资的报告上，固定资产盘亏的损失超过了3个亿。如果建立起资产会计和设备实物的有效管理体系，同时二者又能够集成协作，即使不能根除盘亏的现象，带来的效益也仍然是可观的。本文围绕该主题，阐述SAP EAM方案中的主要作法，希望能对企业管理实务有所裨益。

在SAP的EAM解决方案中，资产实物管理的负责部分前期是项目管理（PS）模块，后期是设备维护（PM）模块，而价值管理的负责部分是资产会计（AM）模块。这三大部分都建立在SAP统一应用平台基础上，数据模型共享，业务流程无缝闭环集成，能最大限度地保证资产账物相符。

从基建开始

在SAP的方案中，保证价值和实物统一的工作从基建项目就开始了。SAP的项目管理包含全面的项目计划和项目财务管理。设计阶段产生的设备清单会传入系统中，挂在项目的WBS结构下。每一设备的采购申请都会预先经过项目预算检查，然后形成设备采购订单。到货和已经安装的设备可以自动产生固定资产台账，或者记入在建工程。工程部门或者财务部门根据规则创建好固定资产卡片，形成固定资产号，并建立设备清单和固定资产的映射关系。在项目从开始到结束的整个过程中，消耗的人、财、物等资源都按照工程结构和成本要素清楚分列。通过预先定义的结算规则进行自动结算，可以支持快速准确的转资，走出实现账物相符的第一步。

资产台账和设备台账的联动

在SAP EAM解决方案中，和实际业务一样，针对同一资产，存在侧重价值的资产台账和侧重实物的设备台账，二者的管理细度和口径不尽一致。当在系统中创建新增的设备记录时（如工程竣工时），需要同时指定固定资产号。为了避免因为分类口径不一致而导致无法映射，首先需要保证设备和资产的分类有着严格的对应关系。通过设备编号和固定资产号之间的关联，设备台账和资产台账的共享信息可以保持一致，如所属公司、负责人、成本中心、位置等。保持一致的方式包括实时的同步更新，以及通过工作流实现的可控异步更新。这样新增或者变更实物时，就能够及时地反映到资产台账上。

维修项目/工单的结算

设备的维护、修理和改造往往带来资产的价值变化，如果不能准确、及时地反映到资产台账上，就会造成价值的虚增虚减。SAP EAM系统中维修的主要管理工具是维修工单，对于复杂的大修技改，还需要应用项目管理模块。无论在维修工单还是维修项目中，系统都会详细计划并记录发生的物资消耗（载体为物料凭证）、投入的人力资源（载体为工票）以及所接收的外包服务（载体为服务确认单），并在结算规则中指定对应的资产编码。一般情况下，在月末，系统可以自动地将记载在维修项目/工单上的价值变化进行批量结算，产生对应的记账凭证，更新资产账。当出现误操作或者发现原始数据有误时，如发现物资发料数量记错，还可以取消某笔更新动作，待原始数据调整后再更新资产账。

折旧、退役和报废

设备运行过程中需要记提折旧，折旧业务主要在资产会计模块中进行。当设备到了生命周期的后期，需要退役和报废时，可以先在设备维护模块中将设备置于退役或者报废状态，或者转移到报废区。这些调整动作可以作为事件触发预定义的后续工作流，启动资产报废的账务处理，为资产账物管理画上一个圆满的句号。

不实际的EAI策略

往往我们看到在一家企业里面，设备维护系统和资产会计系统是独立的。这是因为传统的EAM软件，包括目前市场上很多主流的EAM系统中，都不包含资产价值管理。针对这种情况，有些企业希望通过EAI集成平台来实现数据和流程的集成，而不采用统一应用平台的内嵌集成方式。从技术上来看，EAI集成是一种可行的方法，但实际操作性往往不好。因为要做到实物和价值的真正一致，工作量和成本都会远远超出想象的规模。如果读者去那些宣传实现了独立设备维护系统和财务系统无缝集成的个例看看，多半会觉得失望。

根据SAP统计，设备维护和固定资产管理的接口点会有数十个，如系统逻辑名、法人结构、维护部门、工作班组、设备资产分类、台账记录、凭证类型、科目映射等等。而且每一接口对象，都必须考虑到创建、更改、删除、撤销、更新失败等多种数据交换模式。从长期来看，不同系统的每一次升级都会带来接口调整甚至重做的风险。即使从成本的角度考虑，接口也不是一个可行的方案。美国的一个统计说明，一个接口的开发成本约为1.6～3.2万美元，加上每年约4000～8000美元的维护成本，10个接口5年的成本最低为36万美元，已经是一笔可观的数目了。对于尚未部署EAM的公司来说，一定要从投入和效果角度分析清楚之后，再慎重地作出投建计划。