浅谈医院档案管理工作的创新

董婉婷+++郭金菊

【摘 要】医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分，是研究和借鉴医院发展历史经验的重要参考资料，对研究医院的学术、技术进步经验，推动医疗卫生事业的发展都有重要参考价值。

【关键词】医院档案管理 工作创新

【Abstract】Archives management is an important part of hospital management， is an important reference to study and learn from historical experience of hospital development， technological progress， academic experience of research hospital， promote the development of medical and health undertakings have important reference value.

【Key words】The management of hospital archives； The work of innovation

引 言

当前，随着社会主义市场经济的发展及目前正在进行的医疗卫生体制改革和社会医疗保险制度的改革，医院档案管理工作也步入了一个新的阶段。当前，准确把握新时期医院发展的特点，加强医院档案管理，是医院档案实行现代化管理的根本任务。

1.医院档案管理中存在的问题

1.1档案管理机制不健全 医院各种规章制度、各级人员的岗位职责比较健全，但涉及档案管理的制度和职责较少，档案管理机构不健全，职能不明确。医院没有赋予职能科室管理科室档案的义务，而综合档案室隶属于医院办公室，不具备管理职能，使得科室档案处于脱管状态。医院也没有对文书档案质量监管的质控小组，在质量方面得不到保障，科室档案缺乏必要的督导管理。

1.2档案意识不强，档案利用率低 科室档案是医院各科室在日常工作中形成的档案，对科室管理有重要作用，然而科室档案管理是医院档案工作的薄弱环节，收集、整理、存储和检索等管理工作很不到位。医院医护人员和职能科室大部分职工档案意识淡薄，认为档案管理不是自己的本职工作，认为档案工作可有可无，认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于档案工作重视程度不够，档案信息资源开发不足，造成档案利用率不高。

1.3档案管理人员业务水平不高 在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，档案管理人员专业出身较少，知识结构不合理，学历偏低，现代科学知识贫乏，甚至于有些档案管理人员是从别的岗位转调过来的，且平时档案管理人员学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

1.4档案管理分散 由于医院行业管理的要求，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X 线胶片档案、病理切片档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。

1.5档案现代化管理水平不高 近年来，计算机网络技术在医院管理中得到了广泛运用，医院管理手段不断现代化，然而运用计算机网络技术管理档案的医院却很少，档案工作停滞在手工收集、手工检索，信息量小、工作量大，不利于档案的利用和开发。

2.实现医院档案管理工作创新的途径

2.1管理机构的创新 医院档案管理是医院管理工作中一个重要组成部分，因此医院档案管理要改变各自为政的固有观念，设立专门档案机构，变成档案管理的职能部门，配备由专职、兼职档案工作人员组成的档案队伍，克服档案分散管理的弊端，保证档案的完整率，使医院的历史能在档案中得到全面涵盖。针对医疗、护理、医技和科研四类档案成立档案质量专家督导小组，每月提出整改意见，并对档案工作的优劣进行奖惩，对存在的问题及时提出整改意见。

2.2实现档案管理理念现代化 正确的现代化档案管理理念对于档案资源利用和医院信息化全局均具有重要的指导意义。档案事业面临着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多的挑战，都亟待档案工作者不断学习、不断创新。以新的观念去迎接新的挑战，努力从过去长期封闭、半封闭型向开放型转变，从过去传统的手工型向现代化管理型转变，建立资源优势、公共文化等档案管理新理念。

一方面，档案管理人员必须着眼于现实，不断创新档案管理理念，提高自身素质和工作水平，自觉加强档案资源的存储、加工、传递和共享工作，并且在资源优势理念的作用下充分发挥档案资源在管理、创新中的巨大潜能。另一方面，广大医务工作者应提高对医院档案管理的认识，尤其是病案室、信息科、医务部、护理部、人力资源部等职能科室的兼职档案管理人员，要具备一定的档案管理意识和技能。

2.3促进管理技术现代化 传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要，应投入必需的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理，发挥现代科技的优势，提高工作质量和效率。同时，选择适合医院档案管理的软件，并在档案工作人员中开展计算机培训，以掌握档案计算机管理运用技术，提高档案现代化管理水平。

在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上，还应积极构建规范的管理体系，充分利用现代科技的优势，用科学发展的眼光来对原有的体系进行完善和改革。

2.4管理模式创新 长期以来，由于档案部门缺少统一的标准化、规范化，医院档案管理基本沿用了达标升级的管理模式，致使医院档案管理的滞后。我国的一些三级医院根据档案管理国家法律法规及本单位实际，结合ISO9000质量管理体系运行模式，按照ISO“八项原则”明确档案管理目标，落实科室和个人责任，操作性评比性更强。医院档案管理引入全面质量管理体系是完全可行的。档案室作为医院的一个部门，要参与到ISO9000国际质量管理体系的建设中，结合科技事业单位档案管理的有关文件、制度，编写质量体系文件，融合标准，实现管理程序文件化，定期接受全院内审和外部评审，使档案管理逐步走上正规化、科学化、现代化轨道。

2.5创新管理手段，实现档案数字化管理 医院档案科学化管理，不是各门类档案简单集中保管，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。计算机是现代化管理手段必不可少的工具。用计算机管理医院档案方便利用者及时查找、利用和阅读，节省人力、物力和财力，提高工作效率，又可以减少档案的有效占用空间，保存信息方便简单，也提高了保密工作水平。计算机的储存量大而且可以编排文件分类、主题等目录，检索系统方便快捷。

2.6服务工作的创新 医院档案管理的最终目的就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓宽服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。通过网络信息系统，扩大信息来源，及时准确的收集和整理各类信息，注意各种信息的积累，使医院档案内容得到进一步丰富，从而实现医院档案管理的信息化。

结 语

此外，诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门，也可在一定范围内采取有效的措施，挖掘档案信息资源，为全院各项工作主动提供信息服务，利用档案积极开展编研工作，为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率，以此提高医院各项工作的效率，提高医院社会效益和经济效益。

[1] 郝培来 三级医院档案管理创新研究.中国医院管理，2010，30（12）：62-63.

[2] 韦川江 陈薇 医院档案管理工作及创新.中外健康文摘，2010，7（13）：348-349.endprint