浅谈档案安全管理及其利用

李勇

摘要：胡锦涛同志指出：“档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”本文依据档案安全管理对国家和企业的重要性，从“加强档案安全体系建设，确保档案安全；加强档案保管安全，确保档案完整；加强档案库房安全，延长档案使用寿命；加强档案利用安全，促进企业健康发展”四个方面浅谈档案安全管理实施工作的思路。

关键词：档案 安全管理 安全利用

0 引言

档案是对事实的历史记录，档案安全是档案工作的重点。随着社会的发展和时代的进步，档案信息资源有着越来越重要的作用，我国也在逐步完善各个系统的档案资料，以便于对历史史实的查阅。但不可否认的是，目前我国的档案管理仍存在一些问题和安全隐患，我们应该从多方面入手解决这些问题，保护档案的安全。

1 档案安全管理重要性

档案安全管理是指立档单位、档案馆对馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。国家的经济建设、文化建设、政治建设会有档案记录，企业的发展、职工的个人信息也会有档案记录，档案是国家和企业考察、管理的依据。所以无论是国家建设还是企业发展，档案安全管理工作都有着十分重要的作用。

档案信息资源是国家和企业信息资源的重要组成部分，保证档案的安全管理是档案管理人员的主要任务。做好档案安全管理工作有利于国家和企业保密工作的展开，有利于国家和企业管理工作的展开，有利于提高档案的利用价值，有利于提高工作的效率，并且还有利于防止危害档案安全事故发生，延长档案寿命。

2 档案安全管理实施工作思路

2.1 加强档案安全体系建设，确保档案安全

档案安全管理的原则是严格管理、预防为主、防治结合、确保安全。我们要在组织层面加强档案安全管理体系建设，为档案管理工作人员分配任务，实行管理工作的责任制，做到明确职责专人专管，杜绝工作中的疏漏。我们还要从监督层面加强档案安全管理工作，企业领导加强对档案安全管理工作的监督，可以成立专门的对档案安全管理工作的监督小组，充分重视档案安全管理工作，不定期的检查档案安全管理工作的开展，及时查缺补漏，防微杜渐。

另外确立相应的档案安全管理的规章制度和实施有力的保护措施也是十分必要的，可以制定《档案安全管理工作细则》《档案安全管理工作制度》等，由制度来规范和约束档案安全管理工作人员的行为，确保档案的安全。“不怕一万，就怕万一”，意外难免发生，我们还应该建立档案安全管理工作突发事件的预警机制，对突发事件要有指定的工作负责人，负责人应熟悉档案室的布局，备有档案室的钥匙，能够做到不慌不忙稳重有序地处理事件，最大程度地减少损失。

2.2 加强档案保管安全，确保档案完整

档案保管工作是档案安全管理的基础。档案保管要做到不丢，把档案弄丢了肯定要出大问题，档案管理人员一定要认真负责，及时核对档案的数量，按要求借出、审阅档案。档案还不能坏，档案缺页漏页，字迹不清会损害档案的使用率，档案坏了应该及时修补好，保证档案的完整。档案不能散，档案的保管要集中，一个人的档案要装在一个档案袋里，一个科室的档案要集中在同一片区域，不能乱拿乱放，否则会导致档案的丢失或者查阅效率低等问题。档案不能乱，档案的摆放和整理都有相应的要求细则，应按照标准整齐地摆放，以方便查阅。

无论何时档案管理人员都应该提高警惕，实施防范，加强档案保管安全，认真负责整理档案，杜绝档案的丢、坏、散、乱，确保档案完整。相应的档案管理部门应制定档案的管理制度和方案，从原则上保证档案的安全，用规则约束档案管理人员的行为，从方方面面都确保档案的安全，减少人为因素或自然因素对档案的破坏。

2.3 加强档案库房安全，延长档案使用寿命

按照国家的有关标准，保存档案的库房应该单独兴建。但是一些机关单位不具备这样的条件或者意识，通常把档案库房设置在办公楼内，这样就会存在一定的安全隐患。没有能力兴建单独库房的，档案库房应该与其他的办公场所分开，不要设置在同一个房间内，并且档案库房要安装防盗设施，如防盗门、防盗窗、警报器，等等，防止意外发生。档案库房还应该有专门的人员负责看管，禁止一切闲杂人等入内，如果需要进入，需要出示有关部门的证明或介绍信。

档案库房内也要做好安全防护，做好“八防”，即防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。库房内配备灭火器，确保火灾发生时能及时灭火；配备温度计和干燥剂，防止档案因潮湿而造成的字迹不清不能利用；配备杀虫剂，防止虫子、老鼠咬坏档案；配备厚窗帘，防止强光直接照射，过于干燥的档案库房还要配备加湿器，防止纸质档案自燃；配备清洁工具，定期打扫库房，防止过多的灰尘；配备监控设备和防磁设备，防止他人盗取或利用一些高科技的电子设备扫描档案资料，非法使用。

2.4 加强档案利用安全，促进企业健康发展

21世纪是信息时代，互联网飞速发展，企业利用网络这一平台取得了更多的发展。档案管理也应该充分利用电脑技术，熟练应用一些办公软件，采集、保存和查阅资料，实现一键调出资料，只要登录公司相应的系统，无论何时何地都可以查阅资料，把冗繁复杂的档案管理工作变得轻松简单，提高办公效率，促进企业更快更好的发展。但是互联网也有不安全的因素，比如病毒、黑客、木马等，企业要聘请专业的技术人员做好安全保护工作，防止黑客入侵盗取资料，防止病毒损毁资料。

除此之外，企业应更多方面的加强档案的利用，依据员工档案了解职工特点，充分发挥员工的特长，使各司其职，各尽其能；依据企业档案，理清企业的发展脉络，去粗取精，未雨绸缪，找出适合企业发展的道路，为企业规划发展蓝图。

3 结语

档案管理安全第一。档案是信息库的生成地，关乎着企业和国家的安全。做好档案管理安全工作不仅要从体制上严加规范，从制度上严肃约束，从管理上严格要求，还要强化档案管理人员的责任意识和防范意识，加强物质条件的建设，确保档案管理工作的顺利开展，加强档案的安全和充分利用，促进国家和企业的发展。

参考文献：

[1]杜桂芳.信息时代做好企业档案安全管理工作的思考[J].山东工业技术，2013（8）.

[2]赵月.档案安全管理浅析[J].黑龙江史志，2013（8）.

[3]张大彤.档案安全工作中不容忽视的九个隐患[J].中国档案报，2010.endprint