浅谈档案信息化管理平台的建设

李静丹

摘要：我国档案信息化管理及其平台建设的起步时间比较晚，发展水平相对较低，并且仍然处于积极探索、努力建设的阶段，在这个过程中出现了许多问题。为了有效地提高档案信息化管理水平，开发出适合信息化管理的软件平台，有必要对档案信息化管理的内涵、意义和主要的发展思路进行研究和探讨。

关键词：档案管理 信息化建设 信息化管理平台

1 档案信息化管理的内涵和必要性

1.1 档案信息化管理的内涵

在常规的技术条件下，档案管理大多采用纸质文档管理的形式，不仅管理水平和更新效率比较低，而且技术手段落后，已经不能适应现阶段的技术标准和工作要求。所谓的档案信息化管理是指利用计算机平台、信息技术以及网络工具等对档案材料及其管理过程实施有计划、有组织、注重整体协调和统一指挥的管理方式，具有效率高、标准化、规范化的特点。信息化管理依赖于信息化管理平台的建设和发展，信息化管理平台则是由计算机硬件、管理软件、专业的管理人员和其它的技术设备等组成，整个平台综合采用了多媒体技术、网络技术、通信技术等新型技术手段来实现信息化、数字化的资料存储。同时，信息化管理平台的建设依赖统一的管理标准以及合理的发展规划，注重档案数据的完整性、安全性和有效性。所以，建设以信息技术、计算机网络技术为支撑的综合管理平台是提高档案管理水平、有效贯彻落实档案信息化建设的主要手段，也有助于提升档案管理的效率，发挥档案资料的社会效益。

1.2 档案信息化管理的必要性

档案信息化管理及其平台建设是档案管理工作的一次技术提升和质的飞跃，对于档案管理部门适应新形势下的档案管理工作具有重要的现实意义，同时也是不断适应信息技术发展、满足现实工作要求的必然趋势。档案信息化管理的必要性主要体现在以下几个方面，第一，是满足档案存量随着社会经济发展不断增加的现实需要。档案的种类涉及了社会经济发展的方方面面，随着社会技术条件的不断进步以及满足管理体制改革的现实需要，档案的数量更是成倍增加。将档案资料数据通过信息化、数字化的方式存入数据库，并采用管理平台进行统一管理是提高档案服务水平的必然要求。第二，随着档案存量的不断增加，管理者的劳动强度以及管理难度也随之增加，档案管理中的分类、整理、编录、保存等程序通过传统的技术方法已经很难完成，更新管理方式、提高管理效率、满足服务要求已经使信息化成为必然。第三，档案管理的基本要求是保证档案的安全性和完整性，为相关工作提供资料服务，而信息化相对于传统的技术手段在这一方面更有优势。

2 档案信息化管理平台建设探讨

2.1 必须加大平台建设的资金投入以实现档案的信息化管理

信息管理平台的建设是一项技术要求比较高的系统工程，其建设和发展工作的大力推动需要相当数量的资金支持，因此，加大信息化管理平台的专项资金投入是保证平台建设效率和使用质量的基础条件。平台开发设计的基本要素包含了硬件、软件和专业工作人员等，硬件基础包括扫描仪、打印机、网络通信设备、计算机等设备，同时为了保证信息化管理的有效性，必须制定详细的管理标准和使用规则。同时，为了使档案管理者能够具备信息管理的素质，满足平台维护的人员要求，还必须在专业人员素质培训方面加大投入，从而培养适应信息化管理和信息化建设的专业人才。此外，专项投入还包括对平台使用的广泛宣传，只有深入拓展平台的应用渠道，才能使更多的人和单位能够接受它，才能不断完善平台的管理功能。

2.2 创新管理理念，做好平台建设的业务需求分析

从技术角度来讲，信息化管理是传统管理方式的一次突破和创新，做好平台开发工作的第一步是业务需求分析。第一，要紧紧围绕“平台综合管理”的技术要求，在档案管理方式单一、种类单一、功能单一方面有所创新，力求实现多种档案资料的统一综合管理。第二，平台建设要在“系统融合与兼容”方面下功夫，解决不同部门之间的系统对接问题，将办公自动化系统、信息管理系统等功能模块有机结合，优化管理流程，建立电子档案的一体化管理脉络。第三，突出平台开发中“效率与全面”的特色。档案信息化管理的最终目的是实现档案资料的开发利用，在业务需求分析阶段的体现就是在低级功能的基础上实现高级功能，提升管理效率。比如，在目录检索的基础上实现组合检索、定制查询、全文检索等高级功能。

2.3 创新工作思路，扎实推进平台建设工作

管理平台的建设不是一朝一夕就能完成的，所以在有效推进各项工作的过程中必须有明确的工作思路，力求有所创新，为平台规范建设、质量建设、制度建设等打好基础，保证管理平台在实际应用中能够发挥实效。第一，在规范基础的档案管理业务基础上，创新数字化资料管理的模式。例如，在平台开发过程中会遇到一些电子档案文件无法直接归档进入数据库的情况，针对这个问题，有必要对管理的流程进行一定优化和调整，对自动化处理系统中的电子文件保管期限进行鉴别和标注，然后解决电子档案数据无法直接在综合业务管理平台中归档的问题。第二，注重档案资料的信息化加工过程，提高档案数字化资源管理水平。在对有关的档案资料进行归档整理的同时，必须遵循一定的规范、原则和标准，只有这样才能保证档案数字化过程的规范、专业，保证信息的完备性和有效性，解决纸质资料缺失甚至信息化遗漏的情况。第三，要为档案信息化管理平台建设创造有利的制度环境，以便在管理和制度方面保证档案资料可以及时更新。

2.4 结合实际情况做好档案信息管理平台的服务工作

档案信息化管理的目标是实现完善的档案数字化处理流程、全面的信息化管理功能、有效的安全保证机制、优质的平台服务等，这些目标的实现需要一定的过程。当前，不同单位档案信息化建设工作的发展速度、技术水平和开发规模有所不同，需要有效地结合实际情况，充分考虑不同平台的特点，针对现实情况，兼顾总体发展规划来做好档案信息管理平台服务工作。第一，平台建设的软硬件配备、系统建设技术标准、人员的素质提升、相关项目的设置等应该在现有、普遍的标准上有一定的超前性。第二，要对重点档案的信息化进行优先考虑，使其尽快地为特定用户提供服务，满足现实需要。

3 结语

档案信息化管理及其平台建设是社会经济发展与技术进步的基本要求，也是提高档案管理水平和服务能力的必然趋势。然而，管理平台的建设开发是一项复杂的系统工程，需要不断创新管理思路，充分重视实施原则和技术标准的制定，不断提高管理人员的业务素质，只有这样才能使档案信息化管理平台发挥应用的服务功能。

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