浅谈新时期档案安全风险因素

李勇

摘要：档案作为信息的收集和保存的历史凭证，是国家和企业信息的重要资源，对国家和企业的管理、发展有重要的作用。但是受档案机构内部因素、社会环境因素还有自然环境等主要因素的影响，新时期档案保存存在一定的安全风险。本文从四个方面浅谈档案安全风险规避的策略，希望企业运用这些策略可以保证档案的安全。

关键词：新时期 档案安全 风险因素 规避策略

0 引言

改革开放以来，我国发生了巨大的变化。二十一世纪更是进入了信息时代，科技让人类的生产和生活方式发生了巨大的变革，知识的更新日新月异，信息量爆炸式增长，而档案是记录历史事实的重要手段，是还原历史的重要依据，是信息资源的重要组成部分，具有十分重要的意义。但是新时期档案安全存在一定的风险，会危害国家和企业的发展，所以规避档案安全风险十分的必要。

1 新时期档案安全风险因素分析

1.1 档案机构内部因素

档案管理受到档案管理机构内部包括档案管理的流程、档案管理的制度、档案管理室的设施、档案管理工作人员的素质等因素的影响。档案的接受、审核和管理都有一定的流程，也有相应的制度要求，然而有些档案管理部门不按流程办事，档案的存档和使用任意而为，不执行相应的档案管理制度或者制度陈旧不与时俱进等，都会危害档案的安全。由于现在是新时期，信息爆炸，一些档案机构的基础设施，如电脑等已经落后于时代，不能满足档案统计的需要。还有的档案机构的总体设计不能应对一些紧急情况如洪水、地震、火灾等，紧急情况发生时不能及时的保护档案的安全。还有一些工作人员缺乏安全意识和职业素养，不重视档案的保护、保密工作，工作不认真负责，导致档案的丢失、散落和损坏，等等。

1.2 社会环境因素

法律法规是规范行为的重要手段。目前我国对档案安全保护的法律、法规和一些制度并不是十分的健全，对档案管理工作中的一些细节并没有十分明确的要求。并且人们的法律意识也比较淡薄，对《档案法》并不是十分的了解，不懂法更不会守法，对档案的安全重视度不高。还有一些不可控的人为因素，如偷盗、失火、战争等对档案的安全危害是特别大的。此外，一些档案机构的预警机制不完善，没有对档案开展相应的备份工作，档案遭到破坏后不能弥补，不仅档案的安全没有保证，损失也巨大。

1.3 自然环境因素

危害档案安全的有人祸也有天灾。俗话说“天有不测风云”，档案安全因素还包括狂风暴雨、地震海啸、火灾泥石流等自然因素。这些自然因素都是不定时发生的，人类的技术还不能做到百分之百准确的预报，对档案的危害是瞬间的、爆发性的、不可逆的，人们事后补救的工程量是巨大的。例如，地震的破坏力巨大，如果不做好防护措施，损失将会十分惨重。日本是地震多发国家，但是日本建筑的抗震系数非常的高，基本都可以达到8级以上，地震发生对档案的危害也不是十分大。而我国唐山发生地震时档案馆几乎遭到了毁灭性的破坏，汶川地震时不仅是300万卷档案遭到了极大破坏，许多档案的抢救人员也被灾害夺去了生命。

2 档案安全风险规避策略浅谈

2.1 积极拯救纸质档案

虽然信息时代已经来临，但是仍有部分档案为纸质档案，并且有重要的意义和作用，不能取缔。但是一些纸质档案已经严重受损，处在危险的边缘，因此我们必须积极拯救纸质档案。对字迹不清、缺页破损的档案及时进行修补，最大程度地复原或重新登记资料；纸质档案要分门别类地摆放好，方便有序查阅，保证档案不散不乱不坏不丢；对纸质档案的查阅和借出，要严格按照要求进行，不允许随便进入档案库房或使用档案查阅电脑，保证档案安全；对一些极其珍贵的档案，可以用扫描仪扫描或者数码相机拍摄下来，储存到电脑里；为了避免人为对纸质档案的损坏，还要尽快对档案进行电子备案，可以到网上查阅档案。

2.2 加强档案管理系统的管理和维护

纸质档案与电子档案结合，一方面利用纸质档案确保档案的真实性和完整性，另一方面利用电子档案方便人们的查阅和使用，并减少对纸质档案的损坏。因此，纸质档案要有专门的档案库房存放，即使没有独立的库房，也应该与其他办公场所分离，采用防盗门窗等防盗措施，库房内做好安全保护措施，防火、防盗、防水、防虫。电子档案室也要有独立的机房，严禁闲杂人等进入，保证机房内的洁净卫生，安装灭火器、报警器等保护措施，并且电脑要装有安全保护网，设置独立的验证密码，防止黑客、木马、病毒入侵损坏档案系统。

2.3 提高人员安全意识，完善档案安全管理体制

鉴于一些档案管理人员的责任意识差、安全意识低、综合素质不高，我们应该提高档案管理人员的安全意识，完善档案安全管理体制。档案管理人员是与档案接触最多的人，他们的安全意识对档案保护起着直接的作用。企业可以通过档案安全讲座宣传档案管理安全的重要性，增强档案管理人员的危机意识和安全意识。企业也可以通过档案管理安全标准或条例来约束档案管理人员的行为，依照规则行事，强化档案管理的采集、统计、整理、保管、借出、审核、销毁等各个环节。

2.4 抓细节，保安全，促发展

细节决定成败，档案管理安全细节不可忽视。针对档案安全存在的风险因素，我们应从各方面对档案实施保护，尤其是一些安全细节。例如档案库房和机房的安全设施是否齐全，防火的灭火器、加湿器，防盗的安全门、安全窗、电子监控设备，防虫的防虫喷雾、粘鼠板，防强光的深色窗帘，防尘的清洁设备，防潮的温度计和干燥剂等都应配备齐全。除此之外，电子档案的存储设备如光盘、U盘、硬盘等都应有保护措施，防止人为因素或者自然因素的破坏。只有把细节做到位，才能不使百密有一疏，才能保证档案的安全，促进企业的发展。

3 结语

档案安全是档案管理工作的重中之重，是档案管理部门和工作人员的第一工作要务。规避档案安全风险，从档案机构内部整合，从制度上严格要求，从人员上严厉规定，积极拯救纸质档案，加强档案管理系统的管理和维护，提高管理人员的安全意识，完善档案管理体制，从细节抓起，促进企业的发展。只有严格按照这些要求，企业才能规避档案安全风险，促进档案管理工作健康顺利的开展。

参考文献：

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