档案工作规范化、标准化的推进策略

孙桂芝

[摘 要]档案工作规范化和标准化是确保档案资料规范安全使用，防止档案资料泄密和提高档案管理有效性的必然要求。为实现档案工作规范化与标准化，应从档案工作的源头入手，加强公文制发、立卷归档、档案使用等环节，提高档案质量，强化过程管理，实现各个流程环节的规范化和标准化，从整体上提升档案管理质量。

[关键词]档案管理；规范化；标准化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.10.157

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2015）10-0-01

档案资料作为重要的文史资料，具有很大的研究价值。很多涉密档案更是要求规范管理、严格管理，要求做到规范化、标准化。但在档案工作实践中，档案管理很多环节的规范性还不够，资料的质量也还有待于提高升。因此，有必要强化过程控制，加强档案工作各个环节的管理，逐步推进档案工作规范化、标准化。本文拟结合工作实践，分析档案工作存在的不足，提出推进档案工作规范化和标准化的实施策略，为档案工作者改进工作方法、转变工作方式提供一定的参考。

1 做好公文制发工作，规范档案基础资料

公文是档案的前身，是档案的基础资料。从基础资料环节入手，建立系统思维，提高公文制发的管理，是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提。在工作实践中发现，虽然文书处理工作无论是在工作内容和目的任务上都与档案工作有着较大的不同，但事实上，不仅档案资料的来源于文书，而且文书的最终取向也是档案，因此，他们之间在事实上存在着天然的联系，推进档案工作规范化、标准化依赖于基础工作的规范化，取决于基础资料的标准化，做好公文制发工作，是推进档案工作规范化和标准化的必然要求。

为了做好公文制发工作，首先要建立质量意识，在公文的制发环节坚持做到规范化、标准化，以提高档案实体质量，为提高档案工作规范化、标准化打下牢固的工作基础。做好这项基础性工作需要从加强以下几个方面的工作入手。一是要确保公文用纸的质量。公文纸张的质量对于今后档案资料的保存有着直接的影响，纸张质量不好，档案资料在经常翻阅中很容易损坏，不易于长期保存，纸张质量好，则有利于翻阅和长期保存。其中，纸张的规格要统一，装订要规范，以利于归档整理和资料摆放。二是要确保公文内容的质量。作为公文，必须包含标题、正文、签发等。规范的公文应该具备完整的内容，并且能够做到文种合理、拟制格式规范、签发符合审批权限、公文标题正确、主送单位和抄送单位准确、落款与公文一致、日期与实际相符。此外，公文的行文应当使用规范字，不要滥用简称，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。在此基础上，还要确保公文印刷的质量。公文的印刷应当保证字迹鲜明、清晰，并使用不容易褪色的笔种、墨水和纸张，以利于公文归档之后所形成的档案资料能够长久保管利用。

2 做好立卷工作，按标准科学分类归档

档案管理中，不同类型的档案有不同的管理要求，更有不同的保密要求。为了做好不同类型档案的保密管理，在档案工作中，有必要对档案进行分类，根据档案的不同类别、不同保密要求，进行分类管理。科学合理的分类，既有便于保管，又便于检索利用，可以更好地提高档案资料的利用价值，这既是档案工作规范化、标准化的根本目标，也是档案资料管理的最终目的。做好立卷工作需要从以下几个方面入手：一是要建立“以我为主”的意识，将本单位在各项重要工作中形成的文件作为主要的归档资料；二是要检查“资料完整性”，不规范、不完整的文件资料不予立卷，只有做到规范、完整后才进行立卷或归档，以免档案资料的无序和混乱；三是要坚持“价值原则”，正确区分文件与资料，根据文件内容、形式和作用进行分类整理，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，以提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，防止不该归档文件混入，同时，防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证。

3 加强使用环节控制，规范档案调取回收管理

规范档案的调取和回收管理，规范档案使用环节的过程控制，是档案工作规范化、标准化的重要内容。在档案借阅、使用的过程中，对于档案的调阅、移出、销毁应该按照相关规定办理手续，严格履行规定程序，经过指定的领导人审批通过之后，做好登记，完成签字等手续，然后才能调阅。档案使用完毕后，应及时收回，并进行检查、清理、核对，看是否有失密、泄密问题，如果发现问题，应该及时查明原因，进行补救。

主要参考文献

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[3]朴莲花，许日.加快推进档案工作规范化、标准化建设[J].兰台内外，2011（3）.

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