基层党校档案信息化建设的现状及发展对策

杨琼

摘  要：党校档案是党校实践活动的产物。随着信息技术的发展、党的干部教育事业的发展，档案信息化建设已成为党校档案重点工作。2015年是全面贯彻落实党的十八大、十八届三中、四中全会精神和国家、省、市关于加强新形势下档案工作指示精神的关键之年，也是收宫“十二五”、谋划“十三五”的承接之年。新的形势要求党校不断加大信息化设施的建设力度，提高档案管理層次，将信息化技术贯穿于档案管理的过程中，党校档案工作人员坚持与时俱进，提高认识，提升自身的专业知识与技术水平，找准档案工作服务大局的切入点。

关键词：党校档案;档案信息化建设

档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。信息化建设给传统档案工作插上网络现代翅膀。党校档案是党校记忆大厦的基石，反映了党校各个不同时期、不同层面的发展轨迹，为全面认识和把握党校发展规律提供了丰富详实的第一手资料。党校信息技术在行政管理、教学教研及日常工作中得到广泛应用。党校档案作为党校实践活动的产物，其信息化水平是衡量党校档案管理现代化程度的重要标志。党案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。党校档案部门迫切需要抓住干部教育事业整体发展的契机，凭借现代技术手段，以集成的智慧、开阔的思路，创新档案实体管理与信息服务，把传统、静态的档案资料，开发为开放、动态的信息资源，更好地为学校的教学科研、科学决策和行政管理提供依据和参考。

1 现状

党校档案纪录着党校不断发展壮大，反映着党校干部教育事业向前发展。当前，要以党校的整体发展为契机，以新技术的应用为先导，抓住机遇做好档案工作，为党的干部教育培训事业做好服务。随着社会进步和电脑互联网的广泛应用，档案实体得到不断丰富。新产生的电子文件包括文本文件、图像、图形、影像、声音文件和超媒体文件等，要求档案管理人员必须从过去单纯的文件收发整理向档案信息化管理服务过渡，逐渐引入现代信息管理技术，借助计算机硬件以及各种档案软件，进一步使党校档案工作走向规范化、数字化、网络化和社会化，更方便的服务人民群众，服务社会。在档案管理工作中，只是大致规定了一些需要归档材料的内容和项目，没有明确规定归档的时间、要求和具体奖惩措施。由于有些文件没有及时送到管理员手中，造成部分文件丢失;还有些科室为了自己查阅方便，对有些会议、文件材料藏而不送;还有些科室领导处理完文件后，没有及时把文件处理结果反馈给档案管理人员，给文件归档工作带来很大麻烦。特别是对日常的档案管理工作缺乏常规性的监督、检查，很少对档案管理工作提出指导性的意见和建议，致使档案管理工作成了一种自发的行为。目前还有较多的档案资源还未转化为数字化的档案信息，进行数字化档案集中管理。使用计算机管理的部分档案也还限于目录信息的数字化，处于文档分离状态，与综合档案管理电子化要求还存在一定的差距。另外，不少档案资料未能达到在校内通过网络实现信息共享和提供查询服务等。档案人员在电子知识和技术等方面都还存在不足。而档案数字化建设不仅需要档案工作者具备档案专业管理知识，而且更需要具有一定的电子操作和运用水平。

2 措施

2.1 加强教学科研档案收集

教学会议、教材建设、科研成果、教学大纲以及教学名师和学员的研究报告、课题调研等资料，方法上采取普遍收集与专门收集、定期收集与不定期收集相结合。把握好教学档案形成规律，抓好每学期开学和结业这两个教学档案形成的主要时期集中收集。同时注意跟踪调研各部门有价值的信息资源，做到特殊情况及时收，重要资料随时交。当教学过程中有重要培训班、重要会议、重大活动、重要人物来访视察时，档案部门应提前介入，全程跟踪，专项收集新材料，确保完整性和准确性。

2.2 实现信息数字化

指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。通过扫描录入、数码翻拍等方式对纸质档案进行数字化加工，逐步建立全文数据库。坚持文档一体化，遵循纸质文件和电子文件“双套制”保管原则，着手制订电子文件归档范围和保管期限。2002年以来，国家档案局先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》;发布了《档案事业发展“十一五”规划》，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标;印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容;发布了《档案事业发展“十二五”规划》，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。同时还陆续制定了一系列相关标准，为数字档案馆（室）规范建设提供了保障。党校档案部门根据规范性文件，积极参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档工作，确保电子文件的前端控制和全程管理。

2.3 建立信息开发利用体系

①档案部门要贴近全校的中心工作、重要活动和群众强烈关心的问题，及时掌握了解各项工作的长远规划、近期目标和各部门安排，广泛掌握利用需求，科学预测需求热点。然后围绕这些展开专题对档案资料进行收集整理、挑选编辑，转化为系统、完善、精炼的专题编研材料，提供给校领导和各部门作为解决问题的参考。信息来源上，以馆藏档案为基础但又不局限于馆藏，可以对多种途径收集到的信息综合创造加工，进行二次、三次文献开发，按照一定专题编写书目、索引、文献提要、文摘、综述等，做好“参谋”，成为决策的信息库和数据库。档案工作人员要具有敏锐的情报意识和信息捕捉能力，不断扩大信息网络，大跨度、全方位地搜集信息，加强开发意识，使档案信息在各项工作中真正用得上、见实效。

②面对不同需求分门别类分析提供个性化服务。决策者需要的是全局性、综合性的信息，比如发展规划、规章制度、政策规定等。教研人员需要的理论性、专业性较强的信息材料，业务人员则需要与工作相对应的指导性文件。要经常主动深入各单位走访，根据不同周期、不同岗位和任务，开展定向跟踪，有针对性地提供定制服务。

③改变孤军作战加强部门之间的合作开发。与文秘部门合作，加快文件转化为综合信息的过程。与学员部门开展合作，做好各类培训班材料的收集，并充分发挥学员的自身优势。同时还可以利用馆藏档案作为开展党史、党风、党性教育的重要素材。

2.4 建立促进信息流动的现代化传输体系

①做好规划，完善基础设施建设提高应用程度。力争把档案信息化建设纳入到学校的信息化整体规划中，获得足够的经费支持，加快信息化的基础设施建设，配备适合党校使用的高稳定性与高安全性的网络设施，相应的数据库服务器、存储器等硬件建设和规范化的档案信息管理软件。管理软件应该覆盖档案信息的主要功能，利用网络可以快速及时地收集各单位档案资料，集中存储、传送、利用和综合管理。

②加强各种档案的数字化管理推进数据库建设。建立目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、图纸扫描库以及各类专题数据库，同时还可以建立跨校区、跨部门的资源共享数据库，通过权限分配来使用数据库信息。通过完善的检索体系，从不同角度、快速准确地把信息呈现给利用者，实现档案全文信息查询。

党的干部教育事业发展的新形势对档案工作提出了更高要求，增强做好档案工作的使命感责任感，围绕中心，服务大局，不断拓展档案资源领域，努力提高档案管理水平，切实增强档案服务能力。要努力建设政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍，开创档案事业科学发展新局面。

参考文献：

[1]黄建峰.档案信息化中的标准建设中国档案[J]，2005.2.

[2]王桂兰.档案信息资源开发应注意的三个问题[J].北京档案，2006.11.

[3]苗蕾.加强信息化建设对党校工作具有重要意义[J].科技传播，2011（05）.