关于水文电子档案管理工作的探讨

司井丹

[摘要]近年来我国水文科技取得了较快的发展，信息技术在水文档案管理工作得以广泛的应用，水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，是当前有水文档案现代化发展的必然趋势。水文电子档案的发展，对水文档案管理者提出了更高的要求。文中对水文电子档案的特点进行了分析，并进一步对加强水文电子档案管理的具体措施进行了阐述。

[关键词]水文电子档案；特点；管理；措施

水文电子档案作为水文档案的重要组成部分，其在水文工作发挥着越来越重要的作用。水文行业与许多专业都有着紧密的联系，而且涉及的领域也较多，这也使水文档案种类上具有多样性，包括纸质和电子两种形式。对于纸质档案只需要按照传统的方法对其进行归档保存即可，而对于电子档案，则需要依据电子文件档案管理相关规范要求来对其进行归档案管理。而且水文电子档案也具有自身的独特性，通过对水文电子档案的特点进行掌握，从而为水文电子档案管理水平的提升奠定良好的基础。

1、水文电子档案的特点

随着计算机技术的快速发展，当前水文电子档案成为水文档案的主要形式。水文电子档案的产生，有效的提高了档案的检索查询的速度，减少了档案管理人员的劳动强度，而且在档案使用过程中降低了对纸质档案的磨损程度，有效的实现了对纸质档案的保护。但相对于纸质档案来讲，当前水文电子档案由于需要计算机软件和硬件，而软件和硬件的不稳定性也使水文電子档案的不稳定性增加。当前电子档案的载体处于不断更新的情况下，而且部分载体寿命较短，不易长久进行保存。另外，电子档案容易被更改，而且不会留下痕迹，在保存过程中容易损坏，从而影响数据的利用。水文电子档案具有自身的独特性，在当前水文工作中发挥着非常重要的作用。

1.1相对独立性、系统性

由于水文工作具有特殊性，这使水文电子档案具有相对的独立性，与其他学科交叉、重叠的情况较少。水文电子档案主要来源于水文、雨量站点在对河流流量、流速定位、观测过程中所形成的数据。水文工作者将这些观测到的数据进行整编后形成水文数据库，使其成为水文电子档案的重要组成部分，可以说水文电子档案自成系统，具有较强的系统性和相对的独立性。

1.2极强的连续性

通过对水文数据进行记当，可以全面的反映某一流域或是某一地区真实的水文情况。而且水文资料记录的年代越长，连续性越好则其使用价值也越高，其在科研、工程建设等领域也能够充分的发挥科学价值。特别是在当前一些水利工程建设过程中，水文电子档案更是发挥不可替代的重要作用。一旦水文电子档案缺乏连续性，则会由于数据不全，而无法为经济建设提供可靠的数据支持，不能对该区域内的水文情况全面进行反映。

1.3时间性

水文工作是对自然界水的运行变化情况下进行研究，水文工作必然会受到自然规律的影响。在对水文观测过程中，同一地区不同时间内水文数据也会存在较大的变化，如果在汛期，水文数据更是存在多变性。这就需要在水文观测过程中需要定时、定点进行观测，而且需要根据河流变化的情况下随时进行观测记录，从而有效的提高水文资料的科学性和准确性。

2、加强水文电子档案管理的具体措施

2.1做好水文档案的收集整理工作

针对水文档案的特点，要按照时间顺序系统地收集水文资料，包括降水、蒸发、泥沙、土壤含水、水位流量、地下水动态、水环境监测等多项内容，特别是每年形成的地表水、地下水、水质三大类资料，更要给予足够重视。在具体操作上，应建立以单位主要领导、档案室、各处室兼职档案员为中心，上下贯通的档案管理网络体系，及时完整地收集整理本单位所形成的各类型档案资料。特别要让专业技术人员参与到档案的整理工作中，准确地对原始资料进行清点，最大限度地保持水文档案的完整性、准确性和真实性。

2.2科学分类，建立合理的目录体系

在对水文电子档案管理工作中，需要根据水利档案的分类要求，同时还要与水文档案形成规律及特点进行有效的结合，从而编制出与本单位具有较好适合性的档案分类表。当前水文电子档案通常会建立两级类目，而且在一级目录下设置多个二级目录。经过对水文电子档案进行科学分类，不仅能够有效的将水文专业的特色更好的体现出来，而且能够为水文档案立卷、编目及管理工作奠定良好的基础。

2.3提高水文电子档案存储的安全

以化学磁性材料为载体的电子档案，理论上讲能够长期保存，因为它的信息读取是无接触式的，不存在磨损。但是，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上的，因此，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。与此同时，由于电子档案应用的时间短，缺乏实际贮存的验证，而水文档案又具有连续性、时间性强等不可替代的特点，为了实现水文电子档案中原始信息的长期保存，建议采用定期复制并异地存放的办法，以防止信息丢失、损失对国家经济建设造成损失。

2.4保证水文电子档案的原始性

做好归档水文电子档案的技术处理工作是保证其原始性的前提。水文档案的形成，要求水文档案工作者必须深入实际，对产生的大量电子档案进行及时接收、处置乃至存储，保护电子档案的原始信息，了解信息重新组合的来龙去脉。在实际工作中，可通过技术处理，将已归档的水文电子档案改为“只读性”文件，从而识别和保护电子档案的原始结构，保证电子档案的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。

2.5确保水文电子档案内容逻辑上的准确性

水文电子档案的内容是以数码形式存储于各种载体上的，在以后的利用中，必须依赖于计算机软硬件平台对电子档案的内容加以转换，还原成人们能够直观理解与习惯阅读的格式进行显示。所以必须采取积极的办法，使保存的电子档案适应新的技术，以达到永久保存、准确转换与还原的目的。

2.6加快水文档案管理人员知识结构的更新

在当前水文工作中信息技术应用越来越广泛，这对水文档案管理人员提出了更高的要求。这就需要水文档案管理人员要加快自身知识结构的更新，充分的利用各种新技术、新设备来提高自身的专业技能，更好的适应当前水文档案的信息化发展趋势。

3、结束语

水文电子档案作为水文活动中对水文数据的真实记录，其属于社会公益性产品，在当前社会经济建设过程中发挥着非常重要的作用。为了能够更好的实现水文电子档案的利用，则需要针对水文电子档案的特点来制定切实可行的措施，努力提高水文电子档案的管理水平，使其在防汛抗旱、水资源管理和保护、经济社会的可持续发展中发挥重要的作用。

参考文献

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