医院档案管理的现代化路径研究

史明明

[摘要]随着互联网技术的发展，计算机管理已经被应用于各行各业的各项管理之中，档案管理作为医院管理工作的重要组成部分对促进医院发展起到不可替代的关键性作用，同时，档案管理情况也侧面反映了医院的整体建设和风貌，信息环境下，医院档案的现代化管理已是大势所趋。鉴于此，本文对档案现代化管理的概念和意义做了详细阐释，并深入探讨了医院档案管理的现代化路径，以期为医院档案管理提供更有效的理论指导。

[关键词]医院；档案管理；现代化；构建策略

一、医院档案管理的现代化概念阐释

档案现代化管理指的是利用计算机技术、云存储技术、互联网技术等现代化工具进行档案信息管理，档案现代化管理是以传统档案管理为基础而发展起来的。

档案现代化管理可以通过计算机录入档案信息资料，使档案信息的搜集、整理、查阅、利用变得更加方便，通过搜索引擎，档案管理员和使用者可以即刻检索出所需资料，大量节省了操作时间，并有效提高检索准确率；档案现代化管理实现了档案的电子化存储，档案管理员和使用者查阅无需直接接触档案原件，利用互联网和网络存贮工具便可传递、阅读文件，这种管理方式方便了档案的保管和保存，无限延长了档案寿命；档案现代化管理实现了资源共享，进一步提升了档案资料的开发和利用率。

信息化时代背景下，人们对信息的需求量和时效性要求越来越高，同时，随着各单位工作开展，档案的数量不断增多，档案库容量趋于饱和，档案管理人员不堪重荷，传统档案管理方式逐渐暴露出自身缺陷，已经无法满足新时期的档案管理工作要求，在这种情况下，实现档案管理现代化和档案工作的数字化已经是各大企事业单位的唯一选择。

二、医院档案管理的现代化构建策略

（一）电子策略运用

1.建立适合于自身需要的档案软件管理系统。随着计算机技术的发展，多种多样的档案管理软件被开发出来，这些软件各有特点，在选择时，单位要优先考虑经过国家鉴定的正规化软件，然后再根据自身需要，在原有软件基础上进行二次开发，建立适用于本单位档案管理的软件系统，档案管理软件系统既要能满足档案部的工作需要，又要与其他行政办公系统相连接，实现档案的材料搜集、报送、接受、管理、修订等的全程数字化管理，逐步实现档案管理的规范化、标准化、自动化和网络化。

2.利用计算机辅助档案管理。档案现代化管理要循序渐进地推进，首先在传统档案管理的基础上，利用计算机工具实现档案目录信息的数据化，建立档案目录数据库，然后再实现全文信息的数据化。单位中所有部门均要求利用计算机进行档案材料管理，并通过一体化工作平台汇总至档案管理部门，档案管理部负责管理和保存单位所有档案资料，并为各个部分提供档案查询借阅服务，通过计算机辅助，档案管理工作效率大大提升。

3.电子档案管理。随着社会信息化建设的不断推进，无纸化办公早已由概念逐渐实践应用到各个领域中。电子档案的诞生，也引领档案管理工作进入了新时代。档案的自动化和一体化管理，要求档案管理部门重新设置工作流程。在每一份档案文件形成伊始，档案管理人员都要率先考虑后续档案管理工作中的链接应用及长久保存问题。

（二）管理环境构建

1.更新观念，实现管理理念现代化。科学理念意识对于档案现代化管理具有现实的指导意义。面对新的技术、新的管理模式，档案管理人员必须转变观念，走出封闭概念误区，不断学习，提升自身档案管理专业水平和计算机技术应用水平，实现档案管理人工操作向智能操作的转变，建立资源优势，完成资源共建共享。此外，档案管理部门以外的员工也应该提升对档案管理的认识，特别是信息部门、人力资源部门，必须要具备一定的档案管理意识和技能。

2.加强软、硬件建设，促进管理技术现代化。传统人工的档案管理模式逐渐被淘汰，现代化档案管理正在各大企事业单位中深入开展，在推进现代化档案管理时，先进的基础设施和硬件工具是最基础的物质条件。首先，要依据档案室建设标准配置档案集中管理所需要的办公室、阅档室和库房等；其次，要配置现代化档案管理工作所必须的计算机、扫描仪、服务器、硬盘、光盘、打印机、交换机等硬件工具，这些硬件工具是实现档案数字化和自动化管理的重要保障；第三，在存储保护档案时，要注意配置空调、消防器、除尘器、监控器等装置，以确保档案文件的安全保管；第四，选择适用于本单位档案管理的软件系统，并对档案管理人员进行统一培训，教予其掌握档案管理的各项应用技术，提高档案现代化管理水平。

（三）安全保障措施

1.建立科学统一的现代化档案管理标准和规章制度。执行档案信息的规范化、统一化管理制度，使档案管理有章可循、有据可依。从材料收集、整理到存档，档案管理的所有流程环节都要做到条例清晰、条目明确，确保档案资料的完整性，杜绝出现材料丢失、漏记、误记现象。同时，档案材料的内容、分类以及编号等项目也都要求统一标准，并设置密码，安全存放。现代化档案管理的方式、手段与传统档案管理截然不同，因此，档案管理部门必须重新制定适用于现代化档案管理运行机制的全新管理制度和使用规则。

2.加强安全技术的开发和应用。现代化档案管理具有管理高效、利用方便、传递快捷等优势，但同时，相对于纸质档案，电子档案也容易出现人为破坏、病毒攻击、信息干扰，储存传输中的信息失控等安全问题，另外，电子材料易改性和操作隐蔽性也给档案信息的安全保护工作增加了很多难度，以上因素都可以造成電子档案信息数据的丢失或污染，档案内容真实性难以确保。档案管理部门和技术部门应重视档案管理安全技术的开发和应用。如，防火墙技术、反病毒技术、数据备份技术等。

三、结论

目前，社会各行业的信息化改革都在不断深化，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇，如何高效管理，做好服务是新形势下档案管理人员需要讨论的新课题。单位档案管理要尽早地融入互联网信息系统，开拓多种渠道，开发多种技术，有效借鉴社会其他领域和相关信息，放开眼光，创新发展，不断加快档案现代化管理进程。

参考文献

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