谈做好新兵档案管理工作的几个问题

刘真真

士兵档案属于专门档案，是军队人事档案的重要组成部分。士兵档案反映了士兵本人入伍后的个人经历，是考察了解和培养使用士兵的重要依据，也是士兵退役后地方政府接收安置的基本凭证。士兵档案管理的好坏直接关系到士兵的成长进步，影响到部队的和谐稳定，所以做好士兵档案管理工作，既关系士兵切身利益，也是在军队新时期建设过程中坚持以人为本的实际举措，具有很强的现实意义。

要做好士兵档案的管理，首先应该从严格管控新兵档案入手。新兵档案主要由入伍材料和新训材料组成，是士兵档案的基础。多年来由于个别单位对新兵档案管理重视程度不够，导致新兵档案材料丢失、缺件、损坏等问题频发，给后期士兵档案的管理工作带来了不利影响。

一、新兵档案管理存在的主要问题

（一）思想重视程度不高

新兵的入伍材料主要来自于各地区的人武部门或士兵入伍前就读学校，在档案材料产生过程中标准不统一，信息不齐全，填写不规范的现象普遍存在。军队各单位负责接收入伍材料，针对存在问题认为是地方单位的事与部队无关，没有及时与相关单位部门进行溝通解决，给后期的档案管理及士兵退役安置工作埋下了隐患。

（二）入伍前材料填写不规范

新兵入伍前档案材料主要包括：《应征公民体格检查表》、《应征公民政治考核表》、《应征公民入伍批准书》以及党团材料和学生档案等。征兵过程中由于时间紧、涉及部门多，部分规定程序没有严格按照规定落实，导致入伍档案材料中士兵个人信息与实际情况不符，或相关材料内容不一致现象发生。

（三）审核材料不细致

部分军队接收单位在接收新兵档案材料时没有按照要求对材料逐份进行认真细致的审核，导致新兵入伍后出现档案缺件、姓名错误、出生年月或党团时间涂改等问题。

（四）档案保管不正规

在新兵训练期间，部分单位为方便利用士兵档案将档案存放在各自新训中队，没有上交上级档案主管部门进行统一管理，这种行为容易出现因管理方法不当造成档案材料丢失，或随意查阅、私自装入档案材料等问题。

二、管理过程中应重点把握的几个问题

（一）要把好思想认识关

涉及新兵档案产生和管理的兵员征集单位、接收单位、新训单位和士兵所在单位，要利用专题会议和业务培训等时机，搞好宣传教育，明确做好新兵档案管理的重要意义。规范新兵档案管理是落实《士兵档案管理规定》、服务部队建设的现实需要，档案管理制度不落实，工作不到位将对士兵个人成长进步造成现实危害。档案管理工作者在工作中要以严肃认真的态度对待新兵档案的接收、鉴定、建立、收集、整理、保管等各项工作。

（二）把好业务指导关

各级机关要利用兵员参谋业务培训、接兵骨干培训、新训骨干集训等时机，及时搞好新兵档案材料形成的业务指导，明确注意事项;档案主管部门要针对各个环节容易出现的问题，规范信息采集流程、下发填写说明，制作采集样表，帮助相关人员提高业务水平;档案材料形成单位要指定专人负责新兵数据采集和材料填写，同时对士兵本人明确相关要求和注意事项，指导士兵按规范填写上报相关信息，防止出现材料收集不及时，信息采集不准确等问题。

（三）把好档案材料接收审核关

新兵档案材料的接收审核是士兵档案管理的首要环节，档案材料接收审核是否符合要求，关系到士兵的成长进步和档案的保管、利用、转递等各环节工作的顺利开展。士兵档案管理人员应在新兵到达部队后根据士兵来源的不同，区分普通应征公民入伍士兵、大学毕业生入伍士兵、在校大学生入伍士兵及直招士官入伍等不同类别，及时准确的接收士兵的入伍材料、党团材料、学生档案等相关材料，并严格按照《士兵档案管理规定》要求，对逐人逐份档案材料进行认真细致的审核、鉴别。确保新兵档案材料齐全完整、内容真实准确。

（四）把好档案材料整理关

一是填写档案材料一律使用黑色钢笔或中性签字笔，字迹要工整、清晰，内容要简明扼要，不得使用同音字、错别字或不规范的简化字。二是新兵档案填写表格除上级统一制发外，自制表格一定要严格按照上级统一下发模板式样进行印制，避免出现各单位表格形式多样、五花八门的现象。三是档案排序要严格按照《士兵档案管理规定》中明确的材料放置顺序，按入伍材料、党（团）材料、警衔职务晋升调整材料、奖惩材料等类别和时间顺序进行准确排列，并完成档案材料目录，将材料序号、名称、页数、形成时间、备注等内容逐一填写在目录中。四是发现档案材料内容错误时，不可随意进行涂改。重要内容需要更正时，属入伍前情况的须由地方县级主管部门做出书面证明;属入伍后情况的，须由团级以上单位有关部门做出书面证明，经警务部门核实后予以更正，并将证明材料装入档案。

（五）把好档案材料保管关

按照规定新兵到达部队后，其档案应交由团级以上单位警务部门进行集中保管，存放在士兵档案室，并指定专人负责管理。新兵在新训期间或下连后所形成的档案材料，必须经警务部门审核后才能归档，士兵档案保管员和其他人员不得擅自装入档案材料。在日常管理过程中要严格落实查借阅审批登记制度，规范新兵档案的保管。

在实际工作中，各单位要结合自身存在问题，参照《士兵档案管理规定》及各级制定的规章制度开展新兵档案管理工作，为士兵档案管理工作打下坚实的基础。

（作者单位：武警石家庄士官学校）