谈档案对企业管理与发展的意义

孙玉平

企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，是一种综合多方面的信息。伴随着社会经济的快速发展，企业之间竞争的日趋激烈，为了企业的发展壮大，决策者对各种信息的需求越来迫切，在企业管理中充分发挥档案的作用及深度挖掘其潜在价值已经成为现代企业管理的重要组成部分。下面就档案在企业管理中的意义和作用谈几点看法。

第一、档案为企业决策提供重要参考

档案记录着企业从无到有、由弱变强的整个成长过程，是决策者的第一手参考材料，更是企业生存发展的重要信息资源。在这些信息中既包括了企业在管理、生产等方面所走的弯路，也记录了各种各样的成功经验。一切活动和企业创造与发展的全过程都反映在企业档案上。因此，决策者可以依据档案了解企业的历史和现状，掌握企业包括人力、财物、生产、供销等各种基础条件的准确数据，站在一个更高的位置上展望未来，做出更加科学和实际的企业发展规划，让自身企业在竞争中立于不败之地。

第二、档案为企业解决纠纷提供有力支持

在当前市场经济的大环境下，企业的发展更加趋于多元化的合作经营，管理人员、组织机构、管理制度、经营范围区域都在时刻发生着变化，在生产经营过程中难免因为意见不同、年代久远等发生这样或那样的纠纷，此时如何保护自身的合法权益不受侵害就显得极为重要。而档案作为财务单证、合同、影像等各种原始资料的集合，具有一定的法律效力，可以在法律解决纠纷方面提供有效证据。可见，档案能够减少企业损失、维护企业形象、确保企业合法权益不受非法侵犯，成为企业生存发展的法律保护盾。

第三、檔案可以增强企业诚信建设

诚信是中华民族的传统美德，是全体员工在长期的生产经营过程中都应遵守的基本思想信念和行为准则，更是企业生存、竞争、发展的灵魂。档案，是企业发展的信誉支撑，它作为一种无形资产，记录了企业为了自身的生存和发展的各种信用记录，是企业信用状况的积累。企业管理的好，讲诚信、信用好，就会得到广大消费者与合作者的认可，经营状况就好，经济效益就好。企业讲诚信、效益好，员工就有荣誉感、就有干劲，企业就容易管理。由此可见，企业信用度高就能形成企业发展的良性循环。另外，加强企业信用档案建设，既可以提升企业的形象和知名度，也有利于规范市场经济秩序、促进经济健康发展。因此，档案和企业信誉密切相关，已经成为企业发展的无形推手。

第四、档案可以规范企业信息管理

随着科技发展，信息的产生、传播、保存都较以前有了翻天覆地的发展。信息的来源、传播途径、保存方法更加多元化、多样化。信息的传播速度更加迅速，对社会的影响也在不断增强。企业在经营中所产生的信息既有公开的一般资料，也有重要商业机密的信息资料，有些信息的价值对企业的经营管理及未来起着决定作用。如果管理混乱就容易发生失泄密问题，给企业带来不应有的损失甚至毁灭性的打击。而如果信息经过档案人员整理就会形成档案，就有了密级及查阅和公开的年限、范围等性质。只要企业加强档案管理与利用就会避免发生企业机密泄露的事件发生，企业的档案信息也将得到很好的利用。

第五，档案能够推动企业文化建设

企业文化是企业价值观、信念、仪式、符号、处事方式等各种因素的集合体，是一种历史积淀，是企业的无价资产。优秀的企业文化能激发员工的使命感、增强员工的荣誉感与自豪感。档案作为记录企业发展的信息载体本身就具有很强文化特征，为企业文化的建设提供了大量文献资料，是企业文化建设的基础。档案作为企业文化的服务者可以发挥很重要的作用，如体现企业荣誉、财力等各方面的资料都能成为教育和影响员工的优秀素材。企业档案实际本身就与企业文化相辅相成，互不分离，对企业文化的发展起着不可替代的作用。

总之，档案对企业管理运营的每个环节都有着重要意义，企业的成长离不开档案信息的支撑，企业管理者与档案人员应当重视企业档案建设，与档案管理行政部门一起规范本企业档案管理，提高档案管理水平，让企业档案更好的为企业服务，真正使之成为企业的重要财富。

（作者单位：沧州市档案局 ）