档案信息化建设实效性之我见

赵桂娥 王文岩 刘亚涛

档案管理的信息化在现代的档案管理工作中已经是屡见不鲜，信息化的档案管理对于档案的机密性有了更大的保障，也更加有利于档案的查找和使用。对于档案信息化建设的实际效果有所了解，才能更好的对档案进行信息化的管理。

一、对信息化的基本认识

对于信息化的理解，各有各的看法，但在大多数人看来，信息化指的是人们在日常的社会活动中，通过对信息技术的普遍使用，对于信息资源可以更加充分的进行利用，并且不断的推动社会和经济的发展，它所强调的是通过信息的基础结构，将各种要素综合起来开展的应用过程。信息化的发展主要经历了产业的信息化和经济的信息化以及到达社会的信息化这几个阶段。信息化的出现与发展，必然也就推动了信息化的建设，通过信息化建设而不断的达到信息化的目的。

档案领域实行信息化，他具体的表现形式、基本涵义与信息化的基本涵义是一致的。档案信息化就是在档案不改变其实质意义的情况下，档案的结构和它的存在形式通过信息化来完成。而档案信息化建设就是实现档案信息化的一种手段。因此，档案信息化与档案信息化建设是有区别的，一定要注意区分。

档案信息化建设是一个比较复杂的过程，档案信息化的建设是包括很多方面的，它主要包括资源有序组织和开发利用、数据库建设、网络建设、相关的政策和法规的制定与实施、人才的培养等方面的内容，因此档案信息化的建设是一个非常庞大的工程。在现阶段，档案信息化建设的任务主要是信息传递实行网络化、信息管理实行自动化、信息服务实行远程化以及信息储存实行数字化等。

二、何为“实效性”

当前，提高档案信息化建设的实效性是非常重要的，那么什么是档案信息化建设的“实效性”？简单来说就是档案信息化建设所达到的实际效果。它的原则就是要求投入最低的成本而获得最大的效益。在本人看来，要保证档案信息化建设的实效性，就要保证做到“能用、有用、会用以及好用”。

能用就是说每一个环节和每个方面记忆每一个项目都能正常的运行。要能够保证信息的数据库可以开通，网络不能够出现断线，用户可以得到需要的资料。工作人员正常工作。但是这些都是基本的要求。在做到能用的同时还要做到好用，能够保证档案管理系统时刻处于最佳状态。

有用就是说档案信息信息化建设的作用，要真正的理解这个问题，我们不能只是从宏观意义上进行理解，也要注意一些具体的意义。要根据不同部门的不同情况，来认真的对它的具体作用进行规划，不能空将一些大道理，这样会造成华而不实的情况出现。

所谓会用，就是参与档案管理的人员要熟练的掌握档案信信息化的管理技术，并且对于各种档案的各类法规和制度都比较熟悉，能够很好的对来进行档案业务的人员提供帮助。另外，档案用户对于档案信息化也应当有一定的了解，具备最基本的知识和查找技术。

三、措施和途径

在档案信息化的建设中，不仅要对这些知识有所了解，还要努力找出一些提高其实效性的具体措施，主要可以从下面几个方面来进行：

1.注意原则

在进行档案信息化的建设时，一定首先把握住“成本——效益”原则。在现在的社会中，很多人做事情都不考虑成本，往往是造成投入较高的成本，没有得到应有的效益。另一方面，现在的很多人都比較喜欢赶时髦，对于比较新鲜的事物充满好奇，不管结果如何，先进行体验。由于这种原因，我国的档案事业的发展不可避免的受到了影响。档案事业是一项崇高的事业，国家对它的投入是比较大的，但在以前的时期，大多都是藏得多，用的少，因此，很难较快的见到效益，因此也就不重视“成本——效益”。但是现在由于信息技术的发展，档案信息化也自然而然的出现了。档案信息化建设是以档案自动化为基础发展的，档案自动化建设是档案信息化建设必不可少的一部分。因此，档案信息化建设在我国是有一定的基础的。然而，必须要注意到的是，档案信息化建设也是存在一定的问题的，主要的问题就是只注重建设，不注重使用，所以说“成本——效益”的原则还是没有被重视，由于这种原因档案信息化建设的实际效果并不理想。因此，要改变这种状况，就要改变观念，使“成本——效益”原则深入到人们的脑海。

2.注意合理的规划

在进行档案信息化建设中，当建设所用的经费都比较紧张的时候，每个单位都要做好合理的规划，将大部分的物力和财力都要放到重点项目上来。只有掌握住重点，才能够尽快的实现其应用。当完成重点建设之后，再逐步进行全方位的建设。有关的部门要注意统一规划，不能盲目进行建设，应该加强指导力度，可以先建设试点工程，然后依据试点工程进行指导，以此来提高档案信息化建设的实效性。

3.良好氛围的创建

在进行档案信息化建设上，有一个良好的氛围是十分重要的。有关部门要注意创建一个和谐安全的良好氛围。环境建设也在档案信息化建设的范围之内。但是这个环境建设并不是我们平时所提到的环境建设。档案信息化的环境建设主要包括档案信息化的标准、法规、政策和制度建设。一个和谐安全的环境是提高其建设实效性的必要条件。虽然国家已经有了一些政策和措施，但还不够完善，仍然需要进一步的进行细化，使这些法规和制度具有严密的科学性。目前的档案信息管理还比较混乱，急需做出一个严格的标准，使档案信息化建设足够科学，避免重复和浪费，提高其实效性。

4.把握技术选择的平衡度

在进行档案信息化建设的技术选择时，要注意把握技术的适用性和先进性的平衡。档案信息化的建设是一个大规模的工程建设，主要是依托信息技术。从某种意义上来说，档案信息化的水平是由信息技术水平来决定的。技术的选择，要能够适应其应用。技术的选择，并不一定说已最先进为标准的，而是以最适应为主要的依据，再先进的技术，用在它的建设上不能够适用就不是最好思维。

5.丰富数据库的建立

档案信息化建设最重要的内容是资源的开发和利用，因此，需要将档案管理的基础工作和信息建设进行结合，如果基础工作够牢固，那么资源的开发利用就相对容易。在目前，我国的很多档案信息网站的资源都比较匮乏，仅仅可以提供一些简单信息，很多都是空有其表而无其实。因此，建立丰富的数据库是当前的一项重要工作。而要做到这一点，就必须做好档案的基础工作，只有这样，才能够在档案信息建设上有一个资源丰富的数据库，才能从根本上提高其实效性。

（作者单位：河北省地矿局第四水文工程地质大队）