论信息化条件下档案的开发利用

邓红梅

随着电子计算机技术、通讯技术、网络技术和信息技术渗透到社会各个领域，全球已经进入信息化社会，在信息化浪潮中，档案工作也逐步信息化，但如何创新服务，应用现代科学技术管理和利用档案，让档案活起来，提高档案的利用效果，适应社会的发展，从而更加有效地为社会服务，就是摆在档案工作者面前的新课题。

一、当前档案开发利用现状

1.长期以来，档案工作由于受传统思想的束缚，大部分档案部门仅局限于一般的收集、整理、保管和借阅上，而且是重实体管理、轻开发利用，致使档案信息资源的开发利用处在一种低水平的状态。

2.档案部门目前仍没有完全走出封闭状态，主动性服务意识不强，大多数档案部门的工作方式仍局限在接收档案、编目立卷、入库上架、查阅调卷方面，在利用上也是一问一查的被动服务。利用是档案工作永恒主题，没有提供利用，档案是就死档案，其价值和潜力就体现不出来。

3.随着信息化进程，档案信息资源建设已经成为现阶段档案信息化建设的重点，馆藏档案的数字化和电子文件的接收使档案馆蕴藏了海量的档案信息资源，但这些信息资源却没有很大程度的利用起来。

二、信息化条件下档案信息资源特点

1.信息实体的虚拟化。在网络环境下，以各类档案为载体的知识信息，都可以方便地转化为数字形式。数字档案馆创造了一个奇特的“信息空间”，用户对馆藏的利用将不再受地理位置的限制，拥有一台联网的计算机就可以方便享用世界各地数字资源。

2.信息利用的共享化。档案信息共享必须是无障碍的档案信息网络交流，通过计算机网络的信息传输，最大限度地实现档案信息资源共享。数字化档案信息资源通过网络，用户可突破时间和空间的限制，打破档案信息传输的瓶颈，随时随地在网络上检索和查询所需的信息。

3.信息服务的社会化。数字化档案信息资源不仅提供档案，还将提供更深层次的信息服务，满足社会的不同信息需求。它要突破时空的限制，要实现服务角色的转换，同时要克服信息间的脱节问题，使实现最大化的档案信息资源共享成为可能。

三、信息化条件下档案利用需求

现代的档案工作与传统的档案工作并没有什么本质的区别，信息化改变了档案传播、开发、利用和管理方式的同时，对档案信息利用者及其需求也产生了深刻影响，档案信息化使得用户数量增加，用户需求观念也不断发生转变，对档案工作的要求有了很大的变化。利用者希望足不出户，便可以通过计算机网络实现对档案信息的异地查询和检索，并根据自己的权限和利用需求，自由检索，采取所需信息。

此外，信息化背景下，信息与载体不再从一而终，信息技术的发展推动档案信息的优化组合，可以进行多元检索，提高查全率和查准率。

四、信息化条件下档案开发利用途径

1.通过集成化档案管理与服务平台建设，增强业务管理平台对数字档案的管理能力、提供网络化服务的能力;借助先进技术手段（如无线条码阅读器、电子标签、手持扫描识别器）等，提高业务管理的自动化水平与工作效率。

2.提高档案信息检索和查询技术，能对馆藏进行属性检索、全文检索或目录索引检索等。同时，提供基于数字化图象、影像或声音内容的查询技术，进行图象、声音等各种形态的档案信息检索。

3.保持数字档案馆知识资源的动态更新，满足对用户开展知识服务的需要。保持档案数字库及时动态更新，提高数字档案馆对用户需求的快速反应能力，满足数字档案馆对用户开展知识服务的需要，解决用户所面临的问题。根据用户的需求考虑及时调整知识库的内容，对知识进行去伪存真，去粗取精工作。

4.强化档案编研和信息资源开发利用。馆藏档案的大量数字化处理和管理信息系统功能的完善，为档案编研创造了良好的条件。借助搜索引擎技术，可以有效建立主题内容关联和聚类。由此将大幅提高档案的可用性;通过深度数据加工，能够从馆藏档案中提炼出大量有价值的信息资源，譬如：通过深度加工建设工程档案数据，可以为区域三维空间信息资源库提供基础信息。

5.加强档案信息网站建设。档案信息网站是档案馆宣传业务、面向社会收集档案、提供服务的重要窗口，是实现档案馆与社会公众、企业建立良性互动的有效途径。尤其是数字档案馆建成之后，借助档案信息网站开展业务和提供服务，会大幅提升工作效率和提高服务的便捷性。

五、信息化条件下档案开发利用的安全

安全问题一直都是计算机网络时代让信息管理人员和用户最为头痛的难题，同时，也是数字化档案信息资源建设中的重大难题。计算机病毒是计算机网络信息安全问题中最主要的敌人。网络上的计算机病毒已对计算机网络系统的信息安全构成严重的威胁。计算机黑客一般是出于好奇或者自我挑战的极端心理，经常对某些重要的信息资源进行恶意攻击、篡改。人为或偶然事故造成的威胁，一般是参与相关工作的人员因为操作失误产生了不可预知网络系统、软硬件故障等， 以上这些都有可能使数字档案信息的安全受到不同程度的威胁。

如何才能保障計算机系统的安全，人们有不同的意见，但比较一致的看法是计算机系统的安全没有一种一劳永逸的解决措施，更需要将计算机系统的多种安全防护技术与管理措施结合使用。目前主要采用的防护技术有访问权限控制、信息加密、防火墙、计算机病毒的防治以及建立数据备份系统等。管理措施包括建立健全相关的法律法规，以约束社会上种种危及数字信息资源安全的行为;制定并严格执行安全管理制度，以堵塞管理方面的漏洞，提高计算机系统的安全性。在保证档案信息安全情况下，最大程度提高档案资源利用率，为广大用户提供优质服务。

当今世界是以高科技为主导的知识经济时代，知识已成为经济、社会发展的主导力量。知识信息在飞速增长，信息利用率已成为国家实力的重要指标。档案作为历史的记录，知识的载体之一，汇集着大量的信息，且是最原始、最可靠的信息，具有不可估量的开发利用价值，档案的开发利用是档案工作的最终目的。只有开发利用档案信息资源才是档案工作自身价值的真正体现，积极开发利用档案信息资源已成为现阶段档案工作的必由之路。

（作者单位：冀东油田档案信息中心）