浅谈油田档案信息化建设

余婷婷

伴随油田二十多年的勘探生产，冀东油田档案经过长期的积累，馆藏的文书、产品、科研、基建、油气勘探开发等各门类档案累计达百万件，在日常的档案管理活动中如何应用现代信息技术，更好的对档案信息资源进行处置、管理和为油田各单位生产经营提供服务，实现档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心的转变是目前油田档案管理的首要任务，是实现油田现代化档案管理的前提。

一、健全管理体系，为档案

信息化工作做好基础

冀东油田主体是油田公司模式，档案管理体系较其他油田有所不同，采用的是扁平化一级管理，油田所有档案的汇交、整理、保管、利用均由油田档案馆承担。油田历来重视档案信息化工作，更在2003年与信息中心合并成立了油田档案信息中心，将档案工作纳入油田信息“十二五”规划，应用信息部门的有力技术支撑，使得油田档案信息化、数字化程度的不断提高，档案信息在生产建设中发挥的作用将越来越突出。

二、加强档案信息收集，做好档案

信息化基础工作

在油田的勘探开发和生产经营活动中产生的档案信息资料是海量的，有纸介质、磁介质、声像、电子文件、实物等各种载体。总体看，油田档案信息资源数量浩大，内容丰富。因此，油田早在2000年就应用中油档案管理系统对馆藏全部档案进行了计算机著录整理，按卷进行整理，逐件打印粘贴二维条形码，有电子附件的在系统内进行挂接，内部员工按照权限可以浏览档案目录，再依据权限进行实体档案的利用。

2010年3月，油田按照集团公司统一部署，启用中国石油档案管理系统1.0，该系统以中国石油天然气集团公司档案管理手册为依据，在以往系统的基础上，按照档案业务流程的不同，對档案管理工作进行了重新梳理，归档执行归档范围确认制与备案审批制，改变了以往档案部门收集被动的局面，做到了档案收集有据可依，系统按照手册中规定的“谁产生谁著录”的原则，由归档人员用离线客户端进行归档，减少了以往档案人员从头进行整理的工作。归档审核在系统中，归档分为两步执行，由专业人员对归档档案的专业数据进行审查，通过后再交由档案保管单位档案人员进行档案方面的审查，电子条目全部提交后才能再归档实体，避免了实体打印印刷错误造成的浪费，也解决了异地归档来回奔波路途和时间上的浪费，极大的提高了工作效率。

2011年7月油田又坚持开展馆藏历史档案的数字化工作，坚持“整体规划、分步实施、以需促建、突出利用”原则，有计划、有重点、有步骤地推进原始地质资料数字化工作。目前，已完成原始地质资料50697件数字化工作。将在 “十二五”末完成馆藏80%的数字化任务。通过对历史档案的采集、扫描、编辑与合成，馆藏档案中的千余口的单井资料，包括每口井的钻井、完井、测井、录井、试油、试采、井下作业、分析化验等原始与成果资料，最终在档案管理系统中实现了集成发布，内部员工可以依据权限浏览与下载，促进了勘探开发档案资料以信息化与数字化为手段，全面支持油田的勘探开发工作，提升了勘探开发单井档案的价值与效果，大大缩短了生产科研任务收集资料与利用资料的进程。

三、深化档案信息利用，提升档案

信息资源价值

以油田馆藏的勘探开发档案为例，勘探开发综合资料包括地质勘探、物理化学勘探、钻井工程、试油试采、油气开发等方面的规划、部署、方案设计、技术总结、研究报告、成果报告等等，大型科研项目产生的资料更多，以往要想参加获得国家级、省部级、局级等科技奖项，需要组织整理的科研档案头绪很多，应用档案管理系统后，已归档的勘探开发的综合档案经过整理加上后续的佐证材料，就可以重新使用，极大的节省了科研人员准备材料的时间，提高了研究成效。

在实际工作中，油田由总部集团统筹建立了多个数据系统，例如勘探生产数据库、物探数据库、完井报表数据库等等，这些数据库需要油田生产方方面面的信息，可是他们都没有档案管理的优势，收集信息费时费力，而油田借助档案管理系统，再坚持收集入馆档案信息属性的同时，与其他各系统进行了有效对接，将自存的档案信息与相关系统有序分享，既使得信息得到了二次利用，又节约了油田在采集数据方面的成本。

对于科研人员，他们再也不必为了查找一个数据，来回奔波借阅大本档案案卷，只需要在电脑前轻轻一点，按流程申请借阅后，授权下载的数字化优化后清晰的图件就在系统中被打开，异地的可以按需再打印生成新的图纸，系统中的全库检索，又为不清楚档案分类的利用人员跨类别检索档案提供了方便。科研人员无不感叹档案信息化带来的利用方式的改革，馆藏的孤本档案不再怕反复利用产生折损，大批档案也不再担心沉睡馆中无人参详。

（作者单位：冀东油田档案信息中心）