浅谈对基层派出所档案信息化建设的几点思考

贾婷

近年来，遵化市公安局档案室紧跟时代发展，适应新形势、新任务和新要求，通过创新工作机制推进了信息化工作的强力实施。但是随着公安信息化建设水平的提升，派出所档案信息化建设与实践工作发生了脱节，同时带来了前所未有的挑战。如何进一步提升派出所档案信息化建设，谈几点粗浅认识。

一、基层派出所档案信息化建设的必要性和重要性

公安派出所档案是公安档案的重要组成部分，市公安局从2001年开始对派出所档案管理工作进行整理、规范。目前，派出所档案工作数字化加工已初具规模。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和专业队伍建设五个方面构成。

（一）派出所档案信息化建设是数字化、网络化发展的必然趋势。派出所的档案目前大都停留在对本单位形成的纸质文件的管理上，管理方法大多基于手工管理模式，对信息化工作中形成的大量电子文件、电子档案束手无策，无能为力。如何在数字化网络化的大潮中最大限度地服务公安工作实践，进行档案信息化建设成为必然。

（二）派出所档案信息化建设是服务公安信息化工作的要求。档案信息化工作是基层基础工作中的重要组成部分，是实现规范化建设的基础，做好档案的开发利用是档案自身价值的重要体现。派出所的户籍档案涉及婚姻、家庭等民生热点问题，作为一个基层服务所，只有实现了档案信息处理计算机化，信息存储数字化，信息采集实时化，信息服务利用网络化，提高档案利用的服务质量和水平，把“死”档案变成“活”档案，才可能实现公安业务建设协调可持续发展。

二、当前派出所公安档案信息化管理工作

现状及存在的问题

（一）派出所领导理念意识制约了档案信息化建设的发展。一些基层派出所领导思想上普遍存在偏差，不清楚档案工作的重要用途和实际价值，片面的认为档案工作就是收集过时的文件材料，而未能站在历史的角度及推动公安工作长远发展的战略性地位上认清档案规范化建设的重要性和必要性，影响了派出所档案工作的根本决策导向，导致当前档案信息化建设在派出所难以全面推进到位。

（二）派出所档案长效管理机制不能完全落实到位。基层派出所每年各类档案归档工作不能及时完成，该归档的不归档、该移交的不移交，有的派出所档案甚至存几年都不归档。对档案的鉴定销毁工作开展不及时，失去利用价值的档案大量积压，库存空间不堪重负。档案库房防范设施不能全部到位，空调、除湿等设备不能经常开启，灭火器不能定期检测，档案室防水、防火、防尘、防光、防盗、防潮、防有害生物措施落实不到位，库房卫生状况不理想。

（三）派出所档案员队伍不够稳定不能适应信息化管理需要。档案作用的发挥很大程度上受到档案管理人员水平的影响，随着公安档案资源应用、共享程度的日益加大，对基层档案员提出了新的更高要求，既要熟悉档案专业化管理知识及计算机、网络系统等常规操作技能，又要知晓公安业务、法律等方面的知识。目前大部分派出所档案员由内勤或辅警兼任，加上档案工作枯燥无味，看不到成绩，档案员学无动力，干无压力，几乎每两到三年就更换一次，以至于档案员刚刚熟悉档案业务就转干其他工作。而新任档案员短时期内无法熟悉掌握基本业务，不能及时解决工作中遇到的具体业务问题。

三、做好信息时代公安派出所档案管理工作

的几点建议

（一） 提高认识，为派出所档案信息化建设提供有利保障。派出所領导要高度重视档案信息化建设工作，要把此项工作列入派出所民警特别是内勤民警绩效考核内容，自觉把档案工作融入业务工作之中，提高档案的规范化建设。要加大对档案经费的投入，如安装密集架、购置空调、扫描仪、移动硬盘等设备，为档案信息化建设提供良好条件。充实档案管理力量，可指定内勤民警为主，并配备一名辅警。在内勤民警更换调整的情况下，相对固定辅警人员，形成良性长效管理机制。

（二）增强派出所档案信息化工作现代理念。首先，提高科技含量。要积极应用公安档案管理软件，实现档案信息输入、检索、利用等工作的现代化，为迅速、准确和全面的档案信息服务奠定扎实基础。其次，做好档案编研工作。在努力编纂好大事记、文件汇编等常规性编研材料的同时，主动了解单位工作动态，调查档案利用需求，深层次、多角度、全方位地开发档案信息资源，变被动服务为主动服务，变事后服务为超前服务。再次，改进档案服务措施。要研究利用工作的规律和特点，不断完善检索手段，建立多途径、多形式的检索形式，突破传统单一、狭窄的案卷目录一本帐的状况。

（三）强化派出所档案信息化管理规范运作。派出所档案工作作为一项基础性工作，要求档案管理者准确理解和把握现代档案管理理论，即以信息化管理的理念规范开展档案管理工作。一要规范归档材料收集工作。要严格按照文件材料分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，要创新收集手段，做到广泛收集和重点收集相结合;要把握时间要求，遵循各类档案的形成规律，适时收集;要丰富收集范围，既要收集纸质载体，又要收集照片、录音带、录像带、CD、DVD、移动硬盘等磁介质载体以及各种具有价值的实物。二要规范档案整理工作。要严格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理，卷内文件排列有序，案卷标题简明，保管期限准确，案卷封面、卷内文件目录、备考表填写无错漏，案卷装订结实美观。三要规范档案管理工作。要实行各种门类、载体档案集中统一管理，方便档案的保管和利用。积极改善档案保管环境和物质条件，落实档案库房、办公用房和阅档室三分开，全面配置“七防”等安全保管和保护设备;要严格按照《档案借阅制度》开展档案借阅工作，对逾期不还、丢失、破损或发生失、泄密事件的，必须依法严肃查处。

（四）加强指导培训，强化派出所档案信息化管理。要通过培训来不断强化派出所整体信息化管理档案的意识，不断提升信息化管理的能力，切实提高档案管理工作的信息化水平。要加大档案业务知识的培训力度，每年开展一次综合性培训。业务培训工作要以规范派出所档案管理为目标，以提高派出所档案信息化管理水平为重点，通过经常性的培训提高档案知识的普及率。

（作者单位：遵化市公安局）