浅谈人口计生档案信息化管理

张馨月

人口计生档案是人口和计划生育工作中形成的具有保存和查考利用价值的各种文字、图表、音像等不同形式的真实历史记录，是制定人口和计划生育措施的参考依据之一。人口计生档案管理是重要的基础性工作。随着人口和计划生育工作向法制化、规范化、制度化的发展，对人口计生档案管理工作也提出了更高、更严、更新的要求。下面就人口计生档案信息化管理谈几点看法。

一、人口计生档案信息化管理的必要性

（一）人口计生档案信息化是人口计生工作信息化发展的必然结果。国家人口计生委主任李斌在讲话中明确提出“要把信息化作为人口计生事业发展的优先领域，推动人口计生信息化实现新的跨越”。我们要充分利用信息科技手段即时、便捷、高效的特点，为人口计生管理工作服务。使人口和计划生育工作由管理型向服务型、由被动型向主动型转化。“提升档案管理档次，将档案交给计算机系统管理”正成为一种必然趋势。

（二）传统方式档案管理已不能适应计生管理需要。传统管理不仅占用大量的库房空间而且管理成本费用较高。由于长时间保管档案，档案容易损坏，纸张容易发黄，易枯，易脆，尤其是在兑现独生子女奖励和生育审批时需长期高频繁的调用相关档案资料，既费时，又费力。原始的育龄妇女信息全部靠手工完成，仅能满足日常查档服务的需求，并不能做到随时收集，计生业务档案已不能适应目前计生管理要求。

（三）人口计生档案信息化可以给计生部门带来显而易见的效果。通过引进先进的信息技术，改造原有的档案管理模式，省却了传统意义上的那种收集、整理、移交、归档中不必要的时间浪费，提高了工作效率。不但能管理日益庞大的档案信息，满足快速查询的需要，而且能有效地保护档案原件，实现数字化副本异地存放。通过利用计算机进行日常的统计、检索工作，就能很快地查找到计划生育家庭的档案信息，在兑现计生奖励，生育审核等工作中，可以为群众提供方便快捷的服务。

二、人口计生档案信息化管理的主要内容

（一）建立和完善档案信息化管理机构是基础。包括信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设的组织效率;网络系统设计建造机构是具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构;网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新。各级人口计生部门成立档案信息化工作领导小组，建立档案工作人员网络，各内设机构兼职档案员既掌握档案管理知识，又通晓计算机和网络技术，以满足档案信息化建设的需要，形成纵横关系协调的档案信息化管理工作组织和人员体系。

（二）建设人口计生档案管理的网络平台是核心。全面加强数据中心、应用系统、网络通道等基础设施建设，将各个系统环节进行完善和整合，形成网络信息平台。档案采集、分类、整理、总结和储存形成一条龙的系列管理，以实现人口计生档案管理的信息化、科技化、智能化。引进先进的网络统计数据软件以及网络通信系统，对人口计生情况进行综合管理和分析，链接有关的政府网站、政务公开系统等，将人口计生数据和生育审批、干部提职计生审核等需要接受群众监督的信息公布于众，达到信息数据透明化、合理化。实现所有公民平等分享信息的作用，强化人口计生档案的促进功能、考核功能。因此，建设人口计生档案管理的网络平台，对于加强人口计生档案信息化建设具有至关重要的作用。

（三）规范人口计生档案的数据库管理是关键。制定人口计生决策和方案的基础是各项统计数据。如果人口数据不准确或卷宗材料缺乏真实性，会直接导致整个决策失误，工作失效，影响可持续发展。运用先进的人口计生档案数据库管理系统正好解决了这个难题，从数据采集，分析，建模到得出结论，制定相关政策都可以做到科学的计算，保证采集数据的准确性，减少冗余信息。同时，将计算机的运算功能应用到实际的人口计生数据调查中，不仅可以实现人口数据调查的规范化，还可以实现数据从平面化到立体化的转变，大大提高了人口计生工作的工作效率和缩短了调查的时间和步骤。另外，人口计生数据库还具有容量大、分类齐全等优势，将人口计生工作中所有的数据进行同一處理和规划，避免数据丢失或损坏，大大降低了人为的失误率。

三、人口计生档案信息化管理的保障措施。

（一）健全和完善工作制度。根据《电子文件归档与电子档案管理办法》的要求， 制定《计算机档案信息服务管理规范》、《工作日志制度》、《档案信息收集分析运用共享制度》、《系统检查和维护制度》等一系列适应信息化建设的档案管理制度，进一步健全和完善档案管理业务流程和技术规范，细化电子档案工作的环节和步骤，进一步规范管理。

（二）保障资金投入。各级人口计生部门要积极争取各级发改委、财政部门信息化项目的立项工作，要将信息化建设的硬件投入、设备运行维护、应用推广和人员培训经费纳入年度人口和计划生育事业费预算，通过设立信息化专项经费，建立稳定的信息化建设财政投入机制，保证信息化建设的健康发展。

（三）保障电子档案的安全性和完整性。在管理中，一定要对计生档案管理的相关政策进行认真的研究，在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，正确运用好计算机的加密功能，要正确处理好档案资料的保密与利用的关系。保证网络系统安全性，防止黑客的攻击和病毒的入侵，使数据和应用系统不被破坏，系统时刻保持正常运转，确保档案信息的安全性和完整性。

（作者单位：唐山市人口计生委）