浅议石油企业采办合同管理

翟芳

[摘 要]西方发达国家在确立其采办管理体制的过程中非常重视采办合同的管理，并通过加强合同管理来培育采办的竞争力。自国有资产监督管理委员会《中央企业全面风险管理指引》 首次就央企风险管理问题出台技术性指导建议后，合同管理制度被作为一项重要的风险管理体系在企业广泛建立起来。当今石油企业的采办合同管理中仍存在诸多问题，如何解决这些问题，实施有效的合同管理，是石油企业经营管理成败的重要因素。

[关键词]石油企业；采办合同；合同管理[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.15.033

1 石油企业采办合同的含义及特点

1.1 石油企业采办合同的含义

“采办”在中国历史上是指采买备办。如《续文献通考·市籴一》中讲：“仁宗洪熙元年六月，趣中官在外采办者还，罢所市场。”同治四年，著名商人胡雪岩创办胡庆余堂时立了一块“戒欺”匾写道：“余存心济世，誓不以劣品取厚利。唯愿诸君心余之，采办务真，修制务精”，这里面也提到“采办”一词，主张采购原料必须是真品，商品的质量必须有保障。

现代有学者认为“采办”的概念最早是在军事物资的购买中提出的。认为采办是发展、获取和使用装备全寿命过程的活动，包括装备的需求确定、研制试验、生产部署、使用保障和退役处置。[1]在美国国防采办的通用术语中，“采办是为满足国防需求，完成或保障某项军事任务，对武器和其他系统、供应品或服务开展方案探索、立项、设计、研制、试验、签订合同、生产、部署、后勤保障、改进改型和报废的整个过程。装备采办合同是指在装备采办市场中，通过协调装备采办各方利益分配关系，从而保证装备采办交易行为顺利实施的经济合同。”[2]

可以看出，采办的基本含义是指采购及为了实现采购而进行的相关配套工作，包含了货物或服务的获得及其整个获取方式和过程，而且这个采购的全过程带有些官方色彩。当今的国有石油企业大都设有“采办部门”，使用“采办”一词来界定自己的采购活动，并且把为实现这种采购所签订的合同称为“采办合同”。如中海油集团采办部认为所谓采办是指以购买、租赁、委托或雇用等方式获取物资、工程和服务的行为，包括：货物采办、工程采办、服务采办。石油企业为了获取货物采办、工程采办、服务采办而与各类自然人、法人、其他组织签订的民事合同称为采办合同。

1.2 石油企业采办合同的特点

1.2.1 采办合同以服务于油气勘探开发工作为目的

石油企业采办合同的第一个特点就是其技术附件要求高，该技术附件是具有行业特点的技术范围和服务要求，这需要有行业知识的技术人员来参与和确认。石油企业采办合同签订的目的就是为了实现该技术要求，服务于某一项目的油气勘探开发生产工作。也因此造就了采办合同的采办周期紧，必须紧紧围绕和服务与勘探开发生产的周期需要，配合勘探开发生产需求，保障勘探开发生产的及时需要。

1.2.2 采办合同具有集中优势资源保重点项目的特点

油气勘探开发生产是高风险的行业，属于沉没成本很高的行业。所以，服务于油气产业的采办合同，更注重集中采办，发挥共享资源的优势，在采办方面形成专业技能，避免单打独斗，使采办能力、经济规模、对应供应商的态度、市场调查都形成体系化的东西，信息资源共享，集中优势资源保重点项目。

1.2.3 采办合同注重效率，节约成本

采办合同可以选择多种不同的采办方式达成，采办合同要在确保采办质量的同时，努力降低采办成本。采取竞价的方式获得较低的采办价格，以最低成本取得符合要求的工程或货物。也可以应用多种采办方式的组合，提高采办效率和质量，控制采办成本。制定严密的合同条款，改进货物的采办、运输、收发、保管等方面的工作，减少各个环节的损耗，节约采办费用，减少合同执行成本。[3]

2 石油企业采办合同管理中存在的问题

采办合同的管理涉及：合同的起草、审查、谈判、会签、批准、签署、履行、编号、备案、统计、归档等全过程及相关的供应商管理、招投标管理等。我们把该过程分为采办合同签订前、签订过程中及签订之后三个阶段来探讨。在这三个阶段中存在着诸多问题：

2.1 采办合同签订前的阶段

对合同相对方资质的审查不严格，存在相对方根本没有从事该项业务的资质，或者资质等级不符合要求；合同文本起草未征求相关业务部门的意见，技术条款缺失或者不完善；合同条款的设置不完整等。

2.2 采办合同签订阶段

对招评标过程的把控不严格、合同谈判的过程安排不当，没有最大化的实现公司利益；合同文本谈判完成后，没有组织专业人员，如财务、税收、法律、安全环保等人员进行审查和会签，造成各种潜在风险的存在；合同签署时合同相对方的合同签字人并没有获得相应的法人授权；合同专用章管理不严格，没有经过审查会签的合同，加盖了公司合同专用章。

2.3 采办合同签订后的阶段

这个阶段的问题主要在于对已签署合同编号、归档工作的缺失。合同编号是为了查阅方便，合同的归档工作也很有必要，既可以作为合同执行的依据又可以作为合同纠纷证据留存，而且还可以满足企业内外部审计需求。

3 石油企业采办合同管理中的对策

3.1 加强制度建设

解决采办合同管理中各个环节的问题，重点在于不断完善和优化采办合同管理制度。小平同志讲“制度好，可以使坏人无法任意横行；制度不好，可以使好人无法充分地做好事，甚至会走向反面”。要想使采办合同管理规范化、科学化、法律化，根本上要从制度建设入手，制定切实可行的合同管理制度，从制度层面规范和完善采办合同管理各个环节。

3.2 在合同管理的全流程中设置关键控制点

（1）根据采办合同的特点，抓好供应商管理，把好资格审查关及事后供应商评价关，保障合同相对方主体资格合格的前提下，获得优质供应商，提高采办效率。加强供应商管理理念和监控力度，完善供應商的评选体系及数据库，与优秀的供应商构建战略伙伴关系。建立采购管理全流程概念，用最佳的评标策略选择最适合项目的优秀供应商。在项目的采办工作中，优秀的供应商是采办工作顺利开展的保障。[4]

（2）在招评标过程中，审查相关法律文件，规范招评标过程，实现招评标过程的公平、公正，获取优质服务。根据采办对象的特点，选择合适的采办方式，当采办的金额较大，技术要求高，或者所要求的是勘探、开发、生产所需的各种专业性服务时，多采用招标方式进行采办。对于金额小，技术规格比较单一的采办对象，可采用询价的采办方式。并以公平公正高效的原则组织和进行招投标工作，组织相关专家进行技术和商务方面的综合评审，最终确定中标供应商及签署采办合同。

（3）合同的起草及谈判中的要求：合同要靠准确明细的文字作为载体，起草合同文本时要准确体现双方的真实意思。合同要包含《合同法》规定的基本条款，如合同主体的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；对价；履行期限、地点和方式；合同主体的其他权利和义务；违约责任；适用法律和争议解决方式等。另外，石油企业的采办合同专业化程度高，交易类型、交易方式和交易条件有共同规律，分散制作文本的风险大、效率低。实行采办合同文本的标准化既有助于提高合同签订的效率，也有利于整合石油企业的资源、减少关联交易矛盾、防范法律风险。[5] 在采辦合同的谈判过程中，应成立技术谈判小组，负责对技术需求进行有效澄清，避免因技术要求不清楚，不规范，在合同签订后而进行变更。

（4）合同的审查及签署中要注意：应组织专业人员对合同初稿及其修改进行商务、技术、财务、资金、质量健康安全环保、法律等审查，防范风险；合同的签署，要审查合同签字人的授权，未经授权或超越授权范围的人不得签署合同。

（5）合同的档案管理及合同专用章管理中要注意：在合同签署和履行过程中，应妥善保管相关合同档案，遵守公司对合同档案的管理、存档期限的相关规定；加盖合同专用章要符合审批程序，不得将合同专用章用于合同签订外的其他用途。

3.3 提高采办合同管理人员的专业素质

（1）加强合同法律知识培训。合同管理工作的水平与合同管理人员和签约谈判人员的业务素质的高低有直接关系。可以通过组织实施合同管理法律知识技能的学习和培训，使合同管理人员和签约谈判人员掌握合同法律知识和签约技巧，提高他们的签约能力，培养他们能够运用相关法律知识实现对合同的管理。[6]

（2）参与技术澄清工作，熟悉公司业务流程。采办合同的特点决定了采办合同经办人员，除了具有商务、法律知识，还必须熟悉油气勘探开发生产的业务流程，掌握一些常规专业技术知识。采办合同人员要积极参与到业务流程中去，不断地熟悉石油行业的行业特色及运作流程，这样才能做好采办合同工作，切实的为油气勘探开发生产工作服务。

（3）优化工作考核指标，鼓励采办合同人员的工作积极性。可以根据企业实际情况，设立相关的持证上岗和绩效考核制度，这不但能调动从事采办、合同管理人员的工作积极性，也可以防止采办工作中的非职业行为，杜绝腐败。

参考文献：

[1]何佳珏.浅谈采办管理中的信息机制[J].中小企业管理与科技，2010（11）：40.

[2]陈鹏.采办合同在西方国家装备采办中的作用分析[J].国防科技工业，2009（12）：54.

[3]姜福春.国际石油项目的采办管理[J].经济师，2012（5）：252.

[4]郭丽，刘军.浅谈EPC国际工程项目的采办管理[J].经济师，2012（1）：89.

[5]陈海婧.浅谈如何加强石油企业合同管理工作[J].现代企业教育，2012（22）：7-8.