对事业单位档案管理的创新思考

王中玫

摘 要：事业单位作为我国行政服务体系中的重要组成部分，在社会管理与服务过程中发挥着关键的作用。事业单位开展各项工作离不开档案管理，伴随着社会的不断进步，事业单位的档案管理也面临着变革的趋势，特别是随着高新技术手段的不断丰富，档案管理工作的创新已经迫在眉睫，如何实现档案管理的创新成为摆在事业单位面前重要的课题。

关键词：事业单位；档案管理；创新路径

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-8937（2015）05-0145-01

在我国庞大的社会行政体系里，事业单位是其中的主要组成部分，也是我国行政职能得以落实的重要机构。而在事业单位整体的运营过程中，档案管理作为服务于事业管理的重要工作具有特殊的意义，并且，当下传统的档案管理已然不能够满足事业单位的实际需求，档案管理创新改革势在必行，这也是摆在每个事业单位面前重要的任务之一。本文主要就事业单位档案管理过程中存在的问题进行分析研究，尝试探索事业单位档案管理的创新思路。

1 当下我国事业单位在档案管理过程中出现的不足

1.1 缺乏严谨工作态度，不重视档案管理工作

大部分事业单位的领导者对于档案管理工作的重要性认识不够，没有将档案管理工作提上重要日程，缺乏专职的领导进行督促落实。同时，管理者对于《档案管理办法》以及《档案法》等相关文件也缺乏贯彻学习的力度，没有认识到档案管理对实际工作开展的促进作用，这就直接导致了对于档案管理工作的不重视，工作态度不严谨，甚至没有相应的管理制度，档案管理工作呈现出一片混乱的局面。

1.2 工作人员缺乏扎实的业务基础

笔者通过走访调研发现，我国部分事业单位在档案管理工作上基础相当薄弱，尽管有的事业单位建立了相应的管理体制，但是由于没有专门人员予以监督执行，从而致使其沦为形式，难以落实，档案管理一片混乱；还有就是档案管理工作人员业务基础较差，档案管理不科学，很容易出现管理混乱的现象。由于缺乏相应的管理制度和激励制度作为支撑，这就导致相关工作人员的积极性不高，存在当一天和尚撞一天钟的现象，主动投身档案管理工作的主动性和责任感不强。

1.3 档案管理缺乏现代化的工作设备

鉴于事业单位对于档案管理工作不够重视，因此在资金支出以及设备引进方面也是有所欠缺，由于资金不足，导致我国相当一部分事业单位的档案管理设施落后，有的库房十分简陋，甚至成为杂物间，有的办公条件差，库房、档案室以及办公室并未分开，导致档案管理工作难以有序开展。这些硬件设施上不完善的问题直接影响到了事业单位档案管理工作的深入开展，对事业单位档案管理工作水平提升起到了阻碍作用。

1.4 档案管理人员素养较低且不够稳定

由于事业单位中的档案管理工作不受重视，而且档案管理人员的待遇相对较差，因此也就导致工作人员流动性较大，变更十分频繁，尽管有的事业单位针对于档案管理人员流动性大的现状制定了相应的解决措施，但是依旧难以真正解决问题，也无法培育出优秀的档案管理人员。同时，一些事业单位对档案管理人员的培训和培养力度不强，导致很多档案管理人员的素质不高，能力不强，无法胜任档案管理的现实需求。

2 我国事业单位档案管理工作的创新路径

2.1 进一步完善档案管理制度

要想实现科学的管理必然离不开科学完善的制度予以保障，因此就事业单位的档案管理工作而言，理应建立科学合理的制度，并且该制度的建立理应同事业单位档案管理的实际工作需要相吻合。同时，档案管理制度还要具备实用性及可操作性强的特点，这样方能够充分节约档案管理的时间，提高档案管理的效率，充分发挥制度的规范与指导作用。值得注意的是，档案管理规范制度的约束对象不仅仅是事业单位的员工，同时还有领导层甚至是该制度的制定者，制度在制定的过程中参与主体既包括事业单位的领导层也包括了普通员工，这样才能够体现出该制度的平等性，这也是制度得以顺利实施的重要保障。档案管理部分要充分保证制度执行的公正性与严肃性，真正做到奖惩分明。

2.2 深化档案管理业务水平

各个事业单位之间应当充分重视档案管理工作，转变原有的理念，可以通过定期组织学习、宣传的方式充分提升档案管理的重视度，将单位的档案管理工作提到显著位置中来。首先，事业单位理应构建一整套综合素质过硬的领导团队，专门就事业单位的档案管理工作进行管理与考核，对于其中出现的不足进行指导纠正，并能够就档案管理工作现状提出合理化的建议；其次，事业单位还要建立专门的档案管理考核机制，由专业人员负责对于档案管理工作进行定期考察，并通过级别升降机制实现对于档案管理工作的动态化管理；最后，事业单位还要对于本单位的档案管理工作制定出量化评估标准，进一步推动档案管理工作能够朝着科学化与规范化的方向前进。

2.3 使档案管理的工作质量同现代化接轨

伴随着社会的不断进步与科学技术的进一步发展，计算机以及互联网技术得到了普及应用，事业单位的档案管理工作实现信息化也成为大势所趋，实现档案管理的信息化能够延长档案的使用寿命，并实现工作效率的提高，这也是当下事业单位档案管理改革创新的重要渠道。①我国各个级别事业单位中的档案管理部门应当做好彼此信息的传递工作，及时、精准完成，从而能够保证档案资料信息的时效性；②事业单位的档案管理部门应当充分利用计算机以及扫描仪等现代化设备，保证档案能够准确输入计算机，将其中的图文资料转换成便捷的数据资料，实现了纸质档案同电子档案的双向并存；③档案管理人员还要充分利用互联网科技实现档案的管理创新以及资源共享，既能够方面社会大众，同时还能够提高其利用率。

2.4 提高档案管理的安全性和保密性

我国事业单位的档案管理工作不同于普通院校机构的档案管理，其中很多档案资料都是极其重要的，甚至会涉及到国家机密，是不能够向社会公众公开的，因此对于事业单位而言，一定要做好档案管理的保密工作。①就档案存放的选址而言，应当依照国家相关法律法规建造专有的档案管理存放地。同时，在档案库房的建造过程中要将其同档案管理办公室区分开来，阅览室也要同库房相区分，为强化库房的安全性，还要对于库房的所有门窗安置专用加固设备，防止出现盗窃；②在库房档案的管理方面还要安排专业人员，主要是负责库房的安全与人员管理，禁止无关人员随便进入库房，做好档案管理登记工作；③对于档案管理人员进行专业化的培训，保证管理员能够准确区分普通保管档案与保密档案，保管档案就是本单位在发展过程中因为工作需求与国家文化建设的需要而保存下来的相关资料；而保密档案则是规定在一定期限内不能够向任何人任何机构泄露的涉及国家安全机密的限制级别的重要档案，从而保证档案管理工作的安全有序开展。

3 结 语

综上所述，当前我国事业单位档案管理工作的创新势在必行，不创新就无法适应新形势的需要，不创新就无法促进档案管理工作深入开展，不创新也无法推动事业单位各项工作再上新台阶。因此，在新时期和新阶段，事业单位管理者必须要高度重视档案管理工作，要从资金和人才两个方面予以保障，不断完善档案管理的硬件设施，不断提高档案管理人员的素质和能力，促进事业单位档案管理工作再上新水平。

参考文献：

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