浅谈电子档案给档案管理带来的新挑战

孟松波

摘要：传统的档案介质，主要是纸质的，而随着计算机互联网信息技术的广泛应用，在档案管理领域，电子档案越来越多。电子档案的管理和使用，相较于传统的纸质档案，有着比较明显的优势。本文在分析电子档案优势的基础上，着重论述了电子档案的广泛使用，给档案管理工作带来了新问题、新挑战。

关键词：电子档案 档案管理 新挑战

1电子档案与纸质档案相比的优越性

1.1 电子档案有利于提高档案管理工作的质量。档案管理，主要是为了满足档案信息使用者的查询的需要，传统的纸质档案，在相关信息的编制方面，存在很大的灵活性，一些信息的录入，在很大程度上依赖于档案管理者的个人理解。纸质档案的信息整理、分类等工作，比较耗时，需要较多的人力。而电子档案有着比较规范统一的标准，在档案信息的分类、整理、统计方面，可以借助于计算机档案管理软件，大大提高效率，节约人力成本。

1.2 电子档案有利于遗漏文件的查漏补缺。纸质的档案，在需要修改或者增添相关信息时，一般都需要把装订好的档案袋进行拆封，有的甚至需要重新编制档案，这个过程耗时费力。而在使用电子档案后，其相关信息的查漏补缺变得相当容易，档案信息的管理效率大大提高，并且节约了大量的管理成本。

1.3 电子档案更有利于文档的保密。同传统的纸质的档案相比，档案信息使用者，通过登录档案管理软件，输入自己的用户名和密码，即可查询所需要的信息，这个过程几乎不需要外人参与，这对于个人档案信息的保密是非常重要的，而若是通过纸质档案查询时，需要翻阅整个档案资料袋，并且需要档案管理人员的协助，这对于一些档案信息的保密，是不利的。

2 电子档案给档案管理带来的新挑战

2.1 对档案管理部门参与归档工作提出的新挑战。尽管同传统的纸质档案相比，电子档案在一些方面，有着比较明显的优势，但是，对于电子档案的管理人员、管理系统、管理程序，有着更高的要求和标准。从档案信息的录入，到分类汇总整理，再到系统管理等，均需要比较专业的电子档案管理知识，在流程的设计、系统维护方面，电子档案管理系统存在一些漏洞，需要专业技术人员及时发现，防止档案信息的遗漏。

2.2 对电子档案具备的法律效应提出的新挑战。在电子档案的管理立法方面，相关的法律、法规尚不够完善，电子档案的查询和传阅十分方便，但也面临着被网络黑客窃取、攻击等风险。在互联网大数据快速发展的今天，电子档案信息的存储空间变得很大，在云端存储，在硬盘存储，都为档案信息的使用带来了便利。但是，不可否认的是，一些档案信息内容，容易被网络上的病毒、木马等侵袭，导致个人信息的外泄，而在这方面，相关的法律制度没有完善。

2.3 对电子档案的使用提出的新挑战。电子档案在使用和查询方面，变得很快捷，可以说是提高了档案信息的使用价值。但是，不可忽视的是，电子档案的使用权限问题，这是对电子档案管理工作，提出的一个新的挑战，相关的管理程序、管理流程，不够科学合理，一些人员对电子档案信息的使用，容易侵犯他人的隐私，或者一些档案信息的查询，没有明确的时间、范围方面的约束。这种现象的存在，导致一些人，不愿意使用电子信息档案。使用权限、查询权限、浏览权限的不确定，使得档案信息资源的版权问题得不到有效的保护。因此，电子档案在线查阅必须有很好的控制功能，必须在档案部门规范的查阅环境下进行阅读，不能由其它软件打开阅读，避免查阅人员随意进行下载保存。

2.4 对电子档案的保管提出的新挑战。电子文件整理归档后，电子文件本身载体和存在方式发生了根本性的变化，这给档案管理部门带来新的管理规范。由于电子文件存储的特殊性质决定了其保管的特殊性，电子档案不能简单地存储在电脑服务器硬盘中，为保证电子档案的安全性，避免由于计算机网络、病毒以及人为错误操作对电子档案造成破坏或丢失，最重要的工作就是数据备份和恢复工作。要能够借助软件系统按照设定的时间段自动备份和增量备份，而且还需要对备份的数据进行刻录保存，有条件的还可以进行异地备份，保证档案数据和电子文件的绝对安全。

3 结束语

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作中不可回避的，在应对上述挑战方面，档案管理部门，要做好基础工作。在保存环境上，不断加强库房和配套设施建设，保证档案室温度恒定，确保档案安全；在保存方式上，系统自动定时对档案数据库进行备份，日志库自动记录对档案库的所有检索、调档、增加、修改等操作；在管理方法上，强化电子档案与纸质档案的管理关系，加强失业档案查、借、阅的管理，防止档案数据丢失，确保失业人员档案资料管理的安全完整。各级组织部门，要培养一批政治素质好、责任心强，熟悉信息技术和组织工作的工作人员担任电子档案管理员，每年开展为期一周的网上业务知识强化培训，加强管理员的业务素质。同时，注重格式标准，从格式、字体、字号、字数、图片数量和质量等方面都作出了明确具体的规定。管理人员对基础数据坚持每季度自查更新一次，确定专人负责整个系统的管理维护，定期做好设备检查、维护、数据备份等日常工作，确保了图文资料的严谨性、时效性和完整性。

参考文献：

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