档案管理保密性和利用率中存在的问题及解决措施

史秀艳

摘 要：档案作为展示工作成果的重要依据之一，理所当然地成为考核工作必须的检查项目，基层档案工作的好坏也是体现服务民生、构建和谐社会的标志之一。档案资料的重要性尚且不止如此，还关系到单位的机密和权益。因此，我们应给予档案管理工作高度重视，采取有效措施加强管理，切实提高档案资料的保密性和利用率。

关键词：档案保密性；利用率；重要性

1 目前基层档案管理保密性和利用率中存在的问题

1.1 一些单位对档案管理工作重视程度不够

有的部门对档案管理工作不够重视，使一些文书、报表、图片、声像等档案资料散落于本部门、各成员的办公室里，特别是一些日常管理性文书更加随意处理。久而久之，遇到打扫卫生或调换办公室等事件时即被当废品丢弃，宝贵的历史资料从此流失。

1.2 档案管理工作分工合作不协调

认为档案管理仅仅是办公室专职档案员或秘书人员的工作，或者将其简单视为科室内勤与专职档案员之间的资料传递工作，缺少信息互动，造成单位内部之间，以及部门单位和档案专门管理部门之间沟通协调不够，单位各部门兼职档案员的职能作用不能充得到分发挥。

1.3 档案基础工作不够扎实

具体表现在日常不注意收集和整理，到临近考核或检查前突击准备、临时造假等，这样做不仅集中了大量的工作任务，造成人力、财力、物力的浪费，而且好似用一天的时间写下了一年的日记，已经失去了档案中原始资料的“原汁原味”，失去了档案真实记载的功能作用。

1.4 人员教育培训有待加强

目前接受上级组织档案培训的范围较窄，对象较为单一（一般是专职档案员一人参加），不能为全员参与档案管理提供良好的舆论氛围和知识储备，而且目前基层使用的各类办公系统不统一，与档案管理要求有一定差距，相关的档案管理软件存在一些技术缺陷，也给档案管理工作带来了一定的困难。

2 对加强基层档案资料的保密性和利用率的几点建议

2.1 通过加强档案管理法制观念，进一步统一思想、提高认识

对于档案管理而言，相关工作在长期的工作中并不能给予很好的重视，其主要原因是档案管理法律意识相对比较薄弱，不能将其放在重中之重进行很好的掌控。故此导致档案管理工作整体滞后，不能在档案管理中发挥其应有的作用。这就需要加强档案管理人员的专业知识培训，提升他们的责任意识，树立档案管理意识，使他们了解档案的重要性。

2.2 明确分工、加强协调，实行信息一体化管理

实行一体化管理是单位动态管理的需要，办公室作为主管部门，要把管好档案作为头等大事来抓，协调处理好与各部门之间的分工合作关系，明确专职档案员与兼职档案员的工作职责。除了搞好综合档案室的工作外，还要协调指导会计、征管、稽查等部门的专业档案室建档管理工作，并逐个部门指导收集档案工作；各部门除搞好本部门专业档案室建设外，必须全力配合搞好综合档案归集工作，做到全面规范，建立符合自身实际情况的档案管理模式——信息一体化管理。

2.3 要加强涉密档案的科学管理

一是建立完善的档案法律法规，落实相关文件的实施情况。在档案管理过程中，并不是所有文件都是一级保护文件，但是随着经济社会的不断变化与发展，档案在其中所发挥的作用越来越重要，所以要将档案工作放在重中之重，落实《保护法》在实际中发挥的效用，做到有法必依、执法必严、违法必究。

二是协同其他管理部门对档案工作进行严格的审查与监督，协调彼此之间的关系。档案管理者要与其他部门做好沟通，相互之间做好监督审查工作，针对档案要件要进行严格的界定，加以保护。不能任意对其进行使用，或者是利用职务之便调取档案信息，供他人使用。设定严格的监督责任制度，这样才能更好的促进档案的规范化。

三是要采取分段治理的办法。对原有档案装订中混有的机密文件要进行分类处置，能保留其不变就按照原有的方式进行储存，但是针对日后中新的档案存档要依据内容进行审查，所涉及机密文件要进行原件存档。采用特殊材质的保密文档盒进行储存，决不能将重要的机密文件与普通文件放置在一起进行存档，这样很容易泄露档案信息，造成不必要的财产损失。与此同时，要建立完善的档案存档机制，依据文件类别作用的不同进行合理编辑与整理，按照一定的标签设置进行分类检索，这样科学有效的进行统一管理，不仅仅不会泄露机密文件档案的信息，更能提高档案的利用效率，促进其长远发展。

2.4 加强档案利用监督和利用制度建设

档案利用作为档案一项重要的職能对档案的发展有着极其重要的影响，但在实际档案利用中却存在着很多的不足，一些档案人员利用职务便利等条件任意泄漏档案存档资料的内容，情节严重者将对国家及经济社会发展建设构成一定的威胁，所以在档案利用中必须确保档案的完整性及保密性。下面进行详细的分析：

一是制度建设。档案管理的完善性离不开制度建设的规范与统一，通常情况下档案的利用率相对比较高，均以阅览、外借、复制等形式供其使用。但是在实际使用过程中，由于使用者的个人素质及重视程度不同，对档案的破损也有不同程度的体现，针对破损严重的档案文献其使用人要追究一定的责任，要明文规定在档案使用过程中出于对档案的保护要建立完善的管理制度，并贯彻落实到实际档案中，不断加以完善。

二是完善监督措施。在档案利用过程中，要依据档案对象的不同及利用率对其加强重点保护，突出重点来完善档案利用监督体制。定期查看审阅曾被多次使用的档案文献及资料，当发现问题时要进行细致的分析，并找出合理的解决措施，与此同时在利用登记簿上加以解释说明，对于那些被损害的档案要依据事态的严重性给予一定的处理，情节严重者要上报有关领导，及时处理，避免不必要的损失出现。

三是正确处理好档案保密与管理利用的关系。档案工作一定程度上存在着很大的保密性。所以在进行档案管理时必须正确处理好保密工作与管理二者之间的关系。作为档案管理人员严守档案工作的秘密是必须遵守的职业道德及档案管理者应尽的义务，在档案管理工作中，相关管理者要将保密工作放在重中之重，在协调好各方面工作的同时，充分发挥档案管理者的作用。针对特殊文档进行档案管理时一定将其保密工作放在第一位，并不是说将其保密就失去了档案应有的价值及效用，而是选择恰当的时间、地点、范围加以使用。对于档案管理者而言，做好档案管理与保密工作，处理好二者之间的关系是极其重要的。

2.5 强化培训、提供保障

对于如何有效的增强档案管理的保密性以及利用率，不仅仅需要从档案自身加强建立完善的监督管理体制，与此同时还要提高档案管理者个人的综合素质以及解决问题的实际能力，拓宽档案人员的培训范围，定期有针对性的进行岗位培训，提升他们对档案知识的认识与了解。其次，建立完善的物资储备管理机制。依据档案实际发展需要，可以从人力、物力、财力上加以装备完善，做好各种应急处理方案措施，有效的处理突发事件，对档案存储信息进行定期核查，及时作出调整，并加以解决存在的问题，为其发展提供保障。

参考文献

[1]霍金龙.浅谈档案管理问题[J].档案管理，2010.

[2]王岩.关于信息时代下档案管理存在问题初探[J].经济师，2011.

[3]殷雪梅.浅谈档案管理保护的重要性[J].经济与财富，2012.