房地产项目文件归档的困境与出路刍议

杨晓平

摘要：为了确保房地产项目文件归档能够达到完整、齐全、系统的要求，本文从文件形成单位的归档内容出发，分析房地产项目档案工作中经常出现的归档工作职责不分明、依托执行难、档案工作与工程进度不同步、人员更换频繁等困境，提出落实档案管理职责、加强档案学习、三种档案收集方法把控过程、完善“纸质、电子、照片、录像”文件归档工作等建议，使房地产项目档案工作不仅能走出归档困境，还能有序、高效地完成房地产项目文件归档任务。

关键词：房地产项目文件归档困境与建议

一套完整、齐全、系统的房地产项目档案记录了整个房建项目从立项、审批、勘察、设计、施工至竣工的全过程，也是日后项目维修、改扩建的重要记录凭证。可以说，房建档案不仅服务于项目开发建设，更在城建档案、企业档案的规定要求下发挥着举足轻重的作用。

工期有计划、设计合理、监理到位、施工有序的房建工程会留下珍贵的档案信息。相反，一项急于交付使用而设计有误、资金不到位的房建工程很容易出现各方相互推诿的现象，进而影响房地产项目文件（以下简称房建文件）的齐全完整。做好房建文件的归档工作，将各方工作成果有效地体现在纸质、电子档案等载体上，为各类资金使用留下证明文件，体现了房地产企业协调各方做好档案工作的水平；它的有效利用，还可以避免经济损失、重复投入等。

一、房建文件的归档内容

从文件的形成单位分析，房建文件归档内容共由以下四部分组成：

由房地产企业（建设单位）主导形成的工程准备阶段文件（立项文件、勘察/测绘文件、招投标/合同文件、开工审批文件）和竣工验收文件（建设工程质量、规划、环保、节能等验收备案表，建设工程档案验收合格证等）是项目开工、竣工验收的重要依据性文件，这些文件应分阶段整理组卷，待竣工后3个月内向当地城建档案馆和房地产企业档案室移交。

设计单位形成的设计文件，主要是总体规划设计、方案设计、初步设计及其报批文件、技术设计、施工图设计及审查批准书等文件材料，应在设计任务完成后及时整理，向房地产企业档案室移交。而根据当地城建档案馆要求，一些重要设计文件放入项目开工、竣工验收文件后，则需要建设单位整理成册并向当地城建档案馆移交。

监理单位形成的监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要、工程开工/复工报审表、质量事故报告及处理意见、竣工结算审核意见书、工程延期报告及审批、监理竣工总结、质量评估报告等资料。这些文件由监理单位整理成册向当地城建档案馆和房地产企业档案室移交。

施工单位形成的施工文件包括（施工技术管理记录、产品质量证明文件与检验报告、施工记录、施工试验报告/检测报告、质量验收记录等）和竣工图（综合竣工图、专业竣工图、室外专业竣工图）。这些文件由施工单位整理成册向当地城建档案馆和房地产企业档案室移交。

二、房建文件的归档困境

房建文件归档工作需要参建各方齐心协力才能完成。各方协作、执行归档内容和要求因所涉环节众多、所涉主体复杂，使房建文件很容易陷入归档困境。

（一）四方职责不分明

房建工程需要建设、设计、监理、施工等单位一起才能完成。若其中一方在工程建设过程中所承担的档案管理责任不明确或者执行不到位，都会影响整个项目文件归档工作。尤其是作为建设单位的房地产企业，很多时候会侧重工程施工进度和销售住房、商铺等经营活动，加之企业档案管理制度不完善，没有针对该项目的档案工作实施细则，对参建各方档案管理的指导力度不够等，这些都将造成建设、设计、监理、施工四方档案管理上的困扰；而设计、监理、施工等参建单位则过多考虑各自的经济利益，不及时收集和整理建设中产生的文件资料，导致房建文件归档不齐全、份数不够等，都将直接影响房建档案的齐全完整、竣工验收和日后的正常使用。

（二）三方依托难于统一标准

房地产项目档案工作需要建设单位与监理单位、施工总承包单位相互配合、相互依托、共同完成。但是，在房地产项目中，建设单位、监理单位、施工总承包单位有时会有不同的执行标准，而且还存在着部分单位因为不重视房地产项目，而根本没有相应的执行标准。由于三方执行项目的标准不统一，使得归档的房建文件也标准不统一，为以后的档案工作带来困难。

（三）档案工作、工程建设两不同步

房地产项目建设初期，新项目班子刚建立，领导的主要精力都放在抓设计进度上，档案管理工作可能排不上日程；等到各方投入生产了，才发现前期堆积了很多开工的基础资料，这样会无从下手或者造成相关资料的丢失。而在工程建设期间，各施工单位忙于抢工期，日夜奋战在工地现场上，没有时间写施工日志、做好施工技术资料，疏忽了工程资料的形成、收集和整理，到竣工时像写“回忆录”般整理档案，这样档案工作既跟不上工程建设，归档的房建文件的完整性、准确性等又无法得到保证。

（四）档案人员不能贯穿工程始终

对于一个需要几年甚至更长时间才能完成的房建项目，各参建单位很难保证由一个专业过硬的档案人员贯穿始终。档案人员的更换、档案人员的责任意识不强都会让文件流失的几率增大；有时一个档案人员刚培养起来又要兼做现场质检工作，例如电梯进场开箱验收时，档案人员应该拍照并做好照片档案收集工作，但是质检工作因水泥龄期已到需要送检，档案人员需要兼顾相关方面的工作，便不能有条不紊地进行照片档案收集工作，因此会造成归档文件的不完整、不准确与不系统。

三、房建文件的归档建议

从房建文件归档困境看，从上至下的归档错乱就像一个“倒三角”使归档工作变得混乱。因此，笔者提出四点建议将“倒三角”归档困境较好地修正为“正三角”归档顺境，如下图所示。

（一）一明职责：明确各方职责

针对“四方职责不分明”，笔者建议从建设单位开始明确档案管理职责。房地产企业是项目建设各项工作（包括档案管理工作）的指挥者和组织者，对整个房建档案工作负有组织、监督、协调和指导的职责，应在企业管理制度中明确档案部门的管理职责，建立符合房地产企业经营发展的档案管理制度，并监督、指导各参建单位移交档案资料。根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程文件归档整理规范》等规范要求，勘察、设计、施工、监理和材料、构件及设备供应单位应当明确各自职责范围或合同约定房建文件的整理、归档工作。在施工期间，监理单位以会议纪要形式要求各工程单位按施工计划、施工节点形成施工文件，施工总承包单位负责协调档案具体任务。此外，监理牵头建设、设计、施工等单位，每月对现场各施工单位的文件进行检查，在施工节点还要验收。在检查中，将发现的问题及时以工作联系单的形式，反馈给各相关施工单位整改并完善，然后上报房地产企业档案室备案。若发现较为严重的问题，则由房地产企业档案室直接发出资料整改通知单，收到单据的施工单位限期进行整改。这样不仅可以保证档案工作跟得上工程的进度，也保证了房建档案的完整、齐全、系统。

（二）二点结合：业务指导与继续教育相结合

笔者认为，在明确落实工作任务和责任后，房地产企业的档案人员应多组织设计、监理、施工单位学习档案法律法规及房地产企业档案管理制度，使档案人员把握档案理论的前沿；有条件的情况下，还可以组织监理、施工单位参观一些知名企业的房建档案，感知榜样单位的档案工作业绩也是鞭策企业完善档案管理的手段。在项目建设中，房地产企业的档案人员要深入项目，开展档案业务指导工作，增强各单位相关人员的档案工作意识。此外，档案人员或驻场监理（兼职档案人员）还可以通过档案培训、继续教育等方式不断扩大知识面，例如在项目竣工阶段，联系设计单位给施工单位做“怎样编制竣工图”的培训，这样不仅优化了档案人员的知识结构，还提高了竣工图的归档质量。

（三）三种收集：善用针对性、分阶段、强制性收集方法

房建档案工作贯穿项目建设的全过程，文件的形成、积累和归档应纳入到项目建设计划中，建议根据项目建设计划采用不同的档案收集方法。

对于一些建设周期短的工程，建议档案人员或驻场监理（兼职档案人员）采取针对收集方法，主动了解工程进度，督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、收集的档案质量较高。

对于一些建设周期长的工程，建议档案人员或驻场监理（兼职档案人员）采取分阶段收集方法，根据工程节点积极主动与施工、设计等单位联系，了解工程进度，及时检查、催收各节点形成的资料，这样能有效地保证房建档案的连续性、完整性。

对于某些人员分散、临时施工机构较多的小项目，档案人员还可以向公司建议采用适当收取档案押金或者工程保证金的强制性收集法。例如一项供电及电表安装工程，施工单位先缴纳小额资料押金，等供电验收后、档案移交城建档案馆和房企档案室后返还此笔押金。这种方法对一些特定的、内部较复杂的施工单位具有约束力，便于避免非人为因素而导致的档案资料流失。

（四）四抓要求：始终抓好纸质、电子、照片、录像归档工作

在房建项目中，为了保证档案的完整性、齐全性、系统性，除了要严格执行国家规范和房企档案管理制度以外，还要抓好纸质、电子、照片、声像等不同载体的归档工作。特别是随着计算机技术的广泛应用以及信息化建设的快速发展，房建项目的电子、照片、录像等文件不仅反映房建项目的内在质量，更是对已交付项目验收、管理、鉴定等的直接凭证。因此，在房建项目中，除了积极、有序推进房建文件归档工作外，还要高度重视房建项目中的电子、照片、录像等文件的归档工作，并在整个房建项目的过程中常抓不懈。

作为资金密集、风险较高的房地产行业，科学全面地做好房建档案归档工作更要发挥其贯穿项目投资、设计、建设、维护的凭证作用。今后，房建档案工作只有不断总结经验、与时俱进、开拓创新，才能更好地适应社会经济建设发展的需要。

参考文献：

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