涉外项目档案资料管理的探索与实践

杨茂碧

[摘 要]土耳其阿特拉斯项目是中电投工程公司贯彻落实中电投集团公司“走出去”战略第一个海外EPC总承包项目，2011年11月10日，土耳其阿特拉斯项目正式开工，在工程档案资料管理方面，紧紧依托工程建设节点进度，本着服从和服务于施工生产，进行了积极的探索与实践。

[关键词]阿特拉斯；设备图纸管理；供货商资质

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2015.40.041

1 招标文件管理

阿特拉斯项目虽然是海外项目，作为中电投工程公司EPC总承包项目，所有设备均由中国进口。因此，招标工作在国内进行。目前已经完成了主机标招、一至六辅辅机设备招标、工程招标及项目议标。

2 合同管理方面

所有合同、技术协议、补充协议由PAP进行管理，电子版已上传ATLAS项目PAP合同管理模块中（与国内相同），便于项目部人员查询及利用。每份合同均进行了合同评审及会签，代签合同须有委托书才予以代签。

3 施工图纸管理方面

国内：根据工程公司要求，施工图由PAP管理软件进行管理。先将设计院计划出图目录导入PAP图纸管理模块，现场实际到图后将计划到图的目录引入实际到图模块，资料室将打印分发单发至各参建单位，同时整个项目人员将能从PAP中随时查阅到图情况，但所有施工图只能通过纸质版进行查询。

国外：根据业主要求，每份图纸出图前由设计院项目经理上传服务器，在服务器中建立并上传初步详图。经业主项目负责人批准同意后，再由项目设计经理在服务器中上传并建立施工图，最后出版发至施工现场，想查阅图纸既能通过纸质版查询，也能通过电子版进行查询。

4 设备图纸管理方面

国内：设备图纸及资料一部分随设备装箱到达现场，一部分是厂家通过邮件形式发送至现场。随设备的资料由设备代保管方进行清点，制作移交清单。工程公司资料室收到移交资料后进行合同核对，同时交由相应专工进行确认，经与合同、专工确认无误后，资料室方可签字接收。

设备图纸及资料由PAP软件进行管理，将收到的厂家资料按照合同、专业、台套录入PAP图纸管理模块中的“厂家资料”栏，在相应的设备名称下添加厂家名称、专业、实际所到资料名称及份数。资料人员申请签发，领导收到签发通知后，分发给相关单位，同时信息反馈给资料录入员，录入员打印分发单，将纸质资料、图纸发至各相关单位。

国外：项目设备图纸与设备都是通过海运同时到达现场，并经EPC物资部门清关，组织施工单位物资部及EPC相关专业人员进行开箱验收，由施工单位物资部按照装箱清单所提供资料填写《设备资料移交申请单》移交EPC物资部门，EPC物资部门清点后移交资料室，经专业技术人员及资料室根据合同核对无误后，资料室方可接收设备资料。如发现缺件，由物资部门负责联系厂家补供。

5 文档管理方面

国内：所有表格（除验评规范表格外）均在PAP中统一生存。一般由施工技术人员、施工单位资料室、监理单位、工程公司资料室、下发施工单位等程序，并进行电子与纸质文件一并归档，经归档后的文件，各参建单位均能在PAP进行查询。

国外：目前，文档管理没有软件，表格由EPC统一发布，施工单位将须报审文件送至EPC，经EPC专业人员及领导签字同意后，返施工单位。签字单位须留存原件至少1份，EPC资料室将处理完成的文档进行扫描，发至相关专业人员及领导，将电子扫描件按文种、专业进行归类保存，通过Excel制作文档目录，便于查找和利用。施工单位管理相同。

6 设计变更管理

国内：变更有设计院提出变更、业主变更及施工单位申请变更，所有变更由设计院出单，经工程公司质量主管或相应专业人员签字后，即发至施工单位执行，现场执行完后，经监理公司专业人员现场检查合格后，方可签字封闭。

国外：

（1）设计方出的变更。由设计院进行变更，将变更的通知单发至EPC总承包领导及相关专业和业主项目经理及相关专业，经业主项目经理同意批复后，设计院打印纸版，EPC总承包商专业人员及业主技术负责人签字确认后，发至施工单位实施。

（2）施工单位提出的变更申请。经设计院同意后打印纸版送至EPC总承包并签字后，再由业主技术负责人签字确认后，发至施工单位实施。

7 供货商资质

国内：供货商资质。包括：营业执照；生产许可证；产品（典型产品）的检验报告；企业质量管理体系认证或产品质量证证书；新产品应有试验报告鉴定证书等；特殊设备应有安全许可证。

国外：内容与国内要求一致。因大多数材料在国内采购，供货商资质几乎通过电子邮件传递到现场。因此，只有采购部门一个公章，而无供货商公章。

8 验评资料

国内：根据DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》，验评资料在组卷时，要求每个单位工程须有单位工程设备、材料出厂试验报告及质量证明材料登记表、设计更改登记表、所用计量器具登记表、质量竣工验收记录、质量控制资料核查记录、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录、竣工验收文件。

国外：虽然管理也是根据DL/T 5210《电力建设施工质量验收及评价规程》，焊接执行美国ASME 标准，施工单位分专业报送ITP计划清单。

9 竣工资料的整理移交

国内：根据国家有关规范及中电投2012年《火电工程达标投产考核办法》等要求，竣工资料一般为168结束后6个月完成。

9.1 竣工档案的质量要求

项目归档文件应齐全、完整、准确、系统，签章手续完备；其内容真实、可靠与工程实际相符合；项目文件应为原件；项目文件应字迹清楚、图样清晰，图表整洁，其载体、书写及制成材料应符合GB/T 11822规定；由劳务分包形成的文件，发包单位应对形成文件承担全部的质量责任并签字确认；用于记录的专业施工与验收表格式文件，应符合现行电力行业标准的格式，没有填写内容的空白格应用画线或加盖“以下空白”章，以示闭环。档案的档案卷盒、卷皮、表格、分类、编目、装、用纸规格、书写格式等应符合国家规定及工程公司相关要求；归档文件统一采用A4纸，70g以上白色书写材料。电缆合格证若是铁制材料的，先装入大信封，再线装。

9.2 竣工档案的归档要求

归档时间：机组移交生产后1个半月内按合同规定整理1正1副竣工资料提交业主。

归档份数：招投标、合同文件1正1副，设备资料每台机组2套、公共系统设备资料2套、施工图1套；项目施工文件1正1副，竣工图2套。

归档文件的原件与复印件的掌握：自己单位产生的文件要以原件归档，外来文件在副本中可使用复印件。

运用PAP“工程资料管理”软件进行电子版上传及竣工资料组卷工作，在单位工程竣工验收时，将所有的项目竣工文件录入竣工资料管理程序内，同时提交二套相对应的电子版（电子光盘或移动硬盘）。

9.3 工程档案的组卷原则

项目施工文件按单项工程、单位工程组卷；管理性文件按问题、时间组卷。

工程档案的组卷在卷内文件排列、案卷编目、案卷封面的编制、案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、案卷装订等方面也有不同的规定要求。

国外：根据EPC总承包合同及2008年3月19日会议要求，需要移交业主的资料为已批准的图纸电子版1份，进度，技术要求和其他文件4份，已批准的图纸7份，测试过程报告6份，设备测试证书6份，运行维护手册7份，竣工图15份，合格证及检验报告、试验报告、质量证明4份。

需要移交业主的文件大致为：凡中英文对照联系单、报业主的供货商资质、设计变更单、设计修改单、TIP清单、施工记录、调试记录、部分验评记录、施工图、竣工图、设备厂家说明书、图纸、合格证、试验报告、检验报告、质量证明文件。

9.4 竣工资料的质量要求

比国内要求少，所有资料几乎无印章，一般工程文件邮件由业主项目经理批准，纸质文件由项目现场主管经理一人签字即可。移交的竣工资料须盖“For construction”公章。