基于全新视角下的档案整理工作探究

孙翠微

摘 要：对于档案管理而言，档案收集、鉴定、整理、保管、编研、利六个环节中，档案整理是十分重要一个环节。因为其直接影响到档案管理工作的好坏，影响实体档案的“生命保存期”和档案利用的方便程度，所以说采用高效且又合适的档案整理方法是非常必要的。我们以全新的视角来重新审视档案整理这一工作，进而优化档案整理的方法，提高整理工作效率，促进档案管理整体的发展。

关键词：档案整理；新视角

一、前言

對于社会的发展而言，档案在其中扮演着非常关键的角色，因为档案可以为其提供参考以及服务，档案管理对于各单位乃至社会来说都非常重要。对于笔者从事的人防工程档案来讲，档案管理是人防工程等军事、国防工程发挥战时发挥战备效益，平时发挥社会效益的一项重要途径。其中档案整理是档案管理的一个重要环节，档案整理工作直接影响档案管理质量。推动档案管理的发展，就应该在全新视角下，重新对档案整理工作进行认知，提高档案整理工作的效率，完善档案理的方法手段，使档案管理得到更好的发展。

二、提升档案整理工作效率和质量的条件

档案的实质是用以记录社会的过往以及工作单位事件的一种载体，提升档案整理的效率和质量，必须让档案管理的领导、部门、工作人员从思想上重视档案管理工作让档案管理工作置于记载历史科学决策的高度，从业务上精通档案管理的各项技能明确档案管理工作的关键性，从情感上精确掌握档案的各种属性从而达到人和档案的合二为一境界，进而形成合力推动档案整理工作的开展。从事档案整理工作的部门和人员在了解档案的实际性质之后，才能准确的对档案进行归类，通过分类明确不同的整理方法，进而有效的提高档案整理工作的质量。假如从事档案整理工作的人员不能明确自己的义务与责任，那么他们将很难对档案进行科学系统的整理，这会降低档案整理的效率。所以，一个单位重视档案管理工作，有一批具有专业技能且具有主动性和责任心的档案管理整理人员，是提高档案整理工作实际效率、推动档案管理事业发展的先决条件。

三、基于全新视角下的档案整理认知

随着科技的进步以及信息化时代的到来，信息技术在很多领域都得到了广泛的应用，档案整理也不例外。由于对信息技术的应用，数字化管理得到发展，电子档案也因此而产生。对于档案管理而言，档案整理是其重要的环节。在当今信息化时代之下，传统的那些档案整理技术已无法满足新时代的要求，所以，必须发展适应时代要求的档案整理方面的新技术。可以通过全新的视角来重新审视档案整理这一工作，对其进行更深的分析以及探究，通过新技术来科学高效的整理档案，以提高档案整理的工作效率。

（一）档案整理的新技术

目前，出现了许多档案整理方面的新技术，其主要包括元数据、非元数据以及虚拟整理等这些档案整理技术。其中的元数据这一整理技术是随着电子档案的产生而出现的。这一整理技术最先由西方的档案整理相关学者提出，这一技术的出现对档案整理造成了很大的影响，它突破了传统意义的档案整理内容，是对档案整理技术的进一步发展。元数据这一整理技术的关键点是收集元数据。这一整理技术的主要内容是通过计算机对电子档文件进行操作，用以生成电子档案。在当今信息化时代之下，这一技术得到了广泛的应用，是如今档案整理方面的主流技术。

与元数据这一整理技术相同，非元数据这一整理技术也是应时代要求而生的新档案整理技术，因为目前国内有很多限制元数据这一整理技术发展的因素存在，所以在国内这一技术并没有得到较为广泛的应用，成为档案整理方面的主流技术。为了进一步促进档案整理的发展，我国结合国内的实情以及元数据这一整理技术的基础创造出了适合在国内应用的非元数据这一整理技术。非元数据这一档案整理技术综合了诸多整理技术的优点。这一整理技术有很多特点，主要包括对网络环境没有很大的依赖性、能够满足档案整理的具体需求以及不存在文档一体化这一要求等。

虚拟整理这一档案整理技术同样也是应时代要求而产生的档案整理方面的新技术，这一整理技术主要是应用于对那些和历史存在联系的文件进行整理。虚拟整理其实质是一种通过运用计算机，把不对档案实体的排序造成破坏为先决条件，以实现对文件档案进行排序以及记录其历史性特征的技术。这一技术的产生，使得在对档案进行整理时而不会受到非历史性方面诸多因素的影响成为可能，从而促进了国内档案管理事业的进一步发展。

（二）档案整理趋于信息化

在当今，对档案进行信息化处理才符合时代的要求。如果想用信息化技术创建出一套完善的档案整理系统，个人认为可以通过采用如下这些方法：其一，运用数据库。如今数据库方面的技术发展的已非常完善，不仅操作方便，存储数据量大，主要是安全性有保障，运用这一技术能够很好的为档案整理信息化提供服务。其二，采用二维码或者是条形码。随着信息工业的发展，为了验证商品的详细信息，条形码技术也应势而生并得到迅猛发展。与此同时二维码也做为一种信息载体在网络世界迅速发展起来。在对档案进行管理时也可以运用这些较为先进的新技术，例如可以在整理的时候就给每一份档案贴一个条形码或者是设计一个二维码，并且录入相关的数据库中，这样可以方便对档案的管理以及查询。笔者从事的人防工程档案在整理的过程中就运用电子标签这一功能，结合电动密集架，在操作系统中点击某一档案，电动密集架可自动打开该档案所处的柜列。

（三）提升档案整理工作效率的方法

提高档案整理的效率，促进档案整理工作质量的提高，是一个全方位的系统工程。一是提高档案整理工作的工作者业务素质，对其进行培训，以全面的提高他们的素质，强化他们的专业技能，提升这些工作者的相关技术水平，并加大其基础知识的讲授，用以保障整理工作能够科学高效的开展。只有运用综合素质高的相关人才整理档案，才更能够确保工作的有效性、系统性以及规范性，从而最大程度的提升档案整理的整体水平与质量。二是配备和运用相关专业设备，古语讲君子善假于物也，目前档案整理方面传统和现代的装备更新较快，及时合理配备相关设备对提升档案整理工作的效率和质量相当重要。如档案纸浆修机对损坏档案进行修复，电子标签系统在整理时将相关摘要内容积于小小的电子或纸质标签再借助档案密集架定位功能达到整理就方便后期利用的目的等。三是完善档案整理相关的规范制度，建立档案整理规范流程，技术标准，用制度来规范日常的整理工作，用制度来检查衡量档案整理工作的质量。

四、结语

总之，档案整理是档案管理工作的一个重要环节。提高档案整理效率和质量，推动档案管理工作，需要我们在全新视角下重新的审视档案整理这一工作，结合时代的要求在档案整理的具体工作中应用信息技术。同时，还要注重强化从事档案整理工作的那些工作者们的专业技能，采用与时代要求所相符的新技术对整理档案，以提高档案整理的效率，保障档案整理工作能够有效且又科学的开展，以此来促进国内档案管理的进一步发展。（作者单位：杭州市人防开发发展中心）

参考文献：

[1] 崔杰，王福亮.新技术下档案整理历史原则的发展[J].浙江档案，2012，5：21-22.

[2] 冯湘君，刘新妥，崔杰，等.非元数据档案整理技术视角下的档案整理认知[J].档案学通讯，2013，6：21-25.

[3] 冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2014