浅谈档案馆数字化个性服务

陈亚敏

档案馆在信息技术广泛运用的今天已经由传统的封闭型的信息存储场所转变成开发型的虚拟化的信息资源管理和传播中介，这其中便是档案馆数字化信息建设的重要性。在当代，档案馆的信息化建设已初具规模，为顺应时代发展的潮流，在社会文化信息系统中确立并稳固档案馆应有的地位，发挥档案馆在社会发展中的积极作用，我们必须在现有的档案管理数字化、自动化的基础上，建立具有时代特点的的档案馆。这其中档案馆数字化信息服务体系的建设与运用使用成为当今档案馆与管理的重中之重。

一、档案管理数字化技术

档案管理数字化是现代计算机技术、网络技术、信息技术下出现的一种新型档案馆，我国第一个数字化档案馆已在青岛建成。数字化档案馆必须依附于关键的数字化技术，诸如：现有馆藏档案的数字化技术，信息的存储技术，数字信息网络传输技术，知识产权保护技术等等，可以说这些关键技术决定了数字化档案馆的生存和发展。因此为了应对数字档案馆建设的重大任务，有必要从源头上研究这些关键技术。馆藏档案的数字化是利用当今先進的数字化技术将传统档案馆的馆藏档案转化为数字化信息，并储存在计算机存储设备里，以便提供档案检索和档案信息服务。我国的档案馆接收电子档案是近些年的事，现存的档案都还是传统意义上的档案，这些档案要应对现代信息社会的利用需求，只有通过馆藏档案的数字化技术，将现存档案转化成数字化档案才行，因此馆藏档案的数字化技术是一项基础性的技术，没有这个基础，就不可能有数字化档案馆。

二、档案馆数字化信息服务的个性化

所谓的数字化信息服务可定义为：通过集成不同变现形式的信息源，向读者提供一种服务，这信息源是本地的、远程的、拥有的、许可的、免费的、商业的、数字的、书目的、全文的、链接的、多媒体、跨越时空的数据。它注重数字环境下读者的信息使用行为，为读者搜索、组织、选择、推荐等各项服务，从而解决读者在现实中的信息需求。

随着数字时代的来临，档案馆的建设手段也逐渐完善，在数字化信息利用方面，越来越多的档案用户使用并习惯于依靠网络进行信息检索与浏览，习惯于接受档案馆推送的个性化信息，习惯于运用Web2.0手段如博客或虚拟社区传播已解密的档案或档案资料加工品信息，应运用人工智能及模糊工具深入研究客户，并建立与数字化环境相匹配的人性化服务模式，满足用户的信息利用需求。档案馆数字化信息资源的利用尚存在一系列问题：落后的服务方式、利用者知识水平局限、信息的滥传、误传等。服务方式的个性化是指数字档案馆能根据用户的个人习惯采用不同的方式为用户提供所需的信息。服务内容的个性化是指数字档案馆为用户所提供的服务不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所，针对每个用户的兴趣爱好为用户推荐相应的信息资源。档案馆数字化信息服务问题的研究对于电子档案的的重新分类以及及时数据核对等等非常复杂的问题，它同时与当今先进的网络技术相关联，这就更加增加了档案馆数字化信息服务的难度，因此，在这一领域我国目前尚处于起步阶段，仍有许多问题亟需解决，但这并不影响我们对于未来档案数字化信息服务个性化、人性化的探讨：

（一）可选文献层次化分类

信息分类定制是指档案利用者可以按照自己的特定目的和需求，在某一特定的系统功能和服务形式中，自己设定信息的资源类型、表现形式、系统服务功能等。

在档案数字化信息服务的过程中，针对不同层次读者系统可以提供不同的服务，馆藏专业性很强的的资料或者较为前沿性、边沿性的资料将主要服务与某一领域的专业研究人员或是大学教师等高级知识分子；而针对一些大、中学校的学生则首先提供一些普及性质的文献。根据跟人需要提供必要的信息服务会使档案馆数字化服务更加人性化，同时也减少了检索信息的杂乱无章的局面。

（二）数字档案信息的推送服务

数字档案信息推送服务是运用推送技术来实现个性化服务的一种方式。它是数字档案馆建设的一个热点，也是档案馆走向主动服务的一个重要标志。推送技术又称“Web广播”，它是在网络上通过特定的标准和协议，按照用户的需求，定期主动传送用户需求信息的一项计算机技术。信息推送分为两大类：一类是由智能软件完成的全自动化的信息推送服务；另一类是借助于电子邮箱，并依赖于人工参与的信息推送服务。例如在数字图书馆建设中得到应用的RSS（简易供稿）系统就属于信息推送服务。RSS系统通过对图书馆数字资源系统集成，根据用户个性化需求，生成RSS摘要，用户只要开通定制服务频道，就能将用户关心的最新信息即时送到用户桌面。数字档案馆信息推送服务的一般过程是：档案用户首先向系统输入自己的信息需求，这包括档案用户的个人档案信息、感兴趣的信息主题等，然后由系统或人工在网上进行针对性的搜索，最后定期将有关信息推送至档案用户邮箱中或其它特定位置。

（三）数字档案的智能代理服务

信息智能代理是一种能完成委托任务的智能计算机系统，模仿人的行为执行一定的任务，不需要或很少需要用户的干预和指导。当用户在检索信息时，有时很难清楚地知道自己的兴趣爱好和需求，或者用户知道自己的兴趣和需求，但却不知道如何贴切地表达出来，分类定制的方法让用户填写兴趣表单，有时会使用户不知所措。智能代理技术的运用很好地满足了用户的这一需要。智能代理能够跟踪用户在信息空间中的活动，自动捕捉用户的兴趣爱好，主动搜索可能引起用户兴趣的信息并提供给用户。智能代理一般包括两层智能体系结构，第一层是个人代理，第二层是系统代理。个人代理存放在用户计算机上，平时跟踪用户的各种行为，如用户常访问哪些网站内容、检索信息时使用哪些关键词等信息，个人代理能够分析并记忆用户的兴趣取向，并建立个性化的用户模型。系统代理通过与个人代理进行交互，最终向用户提供需要的相关档案信息资源。智能代理的主要功能有：个性化的信息管理，管理用户个人资料；信息自动通知；浏览导航，通过分析用户的兴趣，提供建议性的页面和链接；智能搜索，进行信息过滤，为用户提供更精准的信息；动态个性化页面，给用户提供一个适宜的友好的浏览界面。

（四）垂直门户服务

垂直门户是指针对某一特定领域、某一特定人群或某一特定需求提供的有一定深度的信息和相关服务，其特点是专、深、精。这是一种相对于综合性门户网站的服务方式。它不同于综合性门户网站的包罗万象，它追求的是信息内容的专业、深入，立足于提供某一领域的精品服务。

随着网络信息资源的急剧增长，数字档案馆网站上基于个人特定需求的信息深度却越来越低，消化吸收越来越困难，利用搜索引擎和综合性门户网站很难满足用户系统地获取专业相关信息的需求。对此，我们可将垂直门户的概念引入到数字档案馆的个性化建设中。建成一个更加专业的数字档案馆网站。甚至是更加细分的数字照片档案馆或是专题档案馆网站等。这种服务方式现在已经越来越多的被中外信息服务部门所重视，如化学学科门户网站、中国工程技术信息网、美国工程数字图书馆等，他们都具有所提供信息精而全的特點。

（五）呼叫中心服务

信息呼叫中心是一种专门提供一对一的用户个性化服务系统。它是由最初的电话中心发展而来的，这种电话中心主要是利用电话、传真等方式来为客户服务，处理简单的呼叫流程。由于业务需要，信息呼叫中心引入计算机电话集成技术，可以处理复杂的呼叫流程，同时还增加了自动话务处理、交互式应答等多种功能。使用呼叫中心服务方式，用户可以通过电话、传真、互联网等方式访问数字档案馆，在系统自动导航的帮助下访问系统数据库，获取各种咨询服务或相应的事务处理。数字档案馆呼叫中心需要建立客户数据库，并对信息进行采集、统计、分析、处理，使呼叫中心可以得到每一个客户的详细信息，如过去的利用记录、客户爱好等，从而实现一对一的个性化服务。

三、档案数字化信息个性化服务的具体措施

（一）正确处理用户隐私问题

数字档案馆应该认真对待用户的隐私问题，积极寻找有效的隐私保护措施。一方面，从管理上保障用户信息的安全，包括下列几点：（1）制度上，制定较为详细的用户资料保密策略，公示保护用户隐私的政策、规章；（2）提示，让用户知道个人信息被收集和利用的方式；（3）选择，用户有权决定个人信息使用的范围，是否可以二次使用；（4）管理，用户可以存取、修改和管理个人信息；（5）安全性，保证用户的个人信息不泄露。另一方面，从技术上保障用户的信息安全，数字档案馆必须建立有效的用户隐私保护机制，使用户的隐私权不被恶意侵犯。隐私问题的解决，还要依赖于良好的用户信誉的形成，数字档案馆要努力提高个性化信息服务的质量，处处为用户着想，让用户体会到个性化信息服务给他们带来的切身的方便和实惠，抵消个性化信息服务中用户提供个人信息的顾虑。

（二）着力解决信息安全问题

着力解决整个个性化信息服务系统的信息安全问题主要应从两方面入手。一方面，技术上，档案馆可与科研机构、高等院校和IT企业等进行技术合作，开发新的信息安全保护技术，使系统在技术上具有安全性、可靠性和高效的运行性能，使硬件、软件、数据得到更好的保护；另一方面可通过法律手段，以避免系统中的信息受到恶意的破坏、更改、泄露。

（三）改进服务效果

档案馆可以从以下几点入手改善服务效果，一是要尽可能的为用户提供价值量大的信息；二是要注意简化用户界面，逐渐实行智能化服务来取代部分的用户定制行为；三是加强对用户信息的获取和分析；四是积极从管理、人员素质等方面入手，切实提高个性化服务水平，使档案馆工作人员真正站在用户的角度为用户着想，使用户得到满意加惊喜的服务效果。

（四）提高工作人员综合素质

数字档案馆个性化信息服务要求工作人员，具备较高的政治素养、工作责任心、档案业务水平、广博的文化基础知识及学科背景、熟练的计算机应用能力，善于与用户沟通。这就要求档案馆员不断的充实自己，更新知识，提高自身的素质。同时档案馆应建立起一个学习环境，使其适应技术环境的变化，学习新的工作技能，注意培养和引进人才，集中高素质人才向信息服务一线转移。

（五）深化个性化服务内容

在个性化服务中，我们可以利用数据挖掘，知识发现等技术，对有用的信息内容再进行深层次的分析和挖掘，向用户提供能够用于科学研究、解决问题的规则和模式的内容。例如利用网络的优势，借助多媒体等信息技术对各种类型的档案进行编纂加工成相关内容的档案编研成果。数字档案馆推行个性化服务，将能促进档案信息资源的利用，充分发挥档案信息资源的社会效益，真正实现其“服务社会”的宗旨。它是数字档案馆发展的必然趋势。虽然我国数字档案馆的个性化服务水平还不高，还有很多的缺陷，但随着社会对它认识的不断提高，研究的不断深入，它的发展也将越来越快。为社会和用户提供更多更有用的信息。

档案信息数字化是信息化时代对档案部门的特殊挑战，也给档案部门和社会带来巨大的礼遇，我们将在不断掌握和运用档案信息数字化技术的同时，将数字化的档案与传统的档案信息保存方法相结合，使档案事业更好地服务于社会。

（作者单位：安徽大学）