档案信息化管理建设问题研究

梁明越

摘 要：档案管理的信息化建设是档案事业改革和发展的必然选择。档案信息化建设是当今世界信息化深入发展背景下的产物，是电子政务建设的重要组成部分。档案信息化建设的核心是档案信息资源建设，当前档案信息化建设的重点应放在电子文件的管理上，并推进档案馆工作管理体制与运行机制的改革。

关键词：档案管理；信息化；电子文档；

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-06-00-01

信息技术及信息产业的高速发展，深刻地影响着档案管理的理论、原则、模式和方法，给档案工作带来挑战和机遇。在这一过程中应该认识到档案信息化是一个艰苦的、长期的过程，绝非轻而易举，档案部门应以档案信息化为契机，进一步加强基础工作，改革档案工作管理体制与运行机制，切实把档案信息化建设落在实处。

一、档案管理信息化原则

（一）“双轨制”原则。选择纸质和电子文档进行归档管理时，这是当前选择管理方式之一。这样可以确保文件资料有效利用和安全使用。形成了统一的实行信息化管理之后，保障管理质量。

（二）全程管理原则。这个管理原则主要指的是档案生命周期，在工作活动执行中，形成了一切原始记录。

（三）档案信息化建设的时效性。档案信息化的技术支撑体系，包括硬件和软件系统都需要更新换代，要求档案管理部门及时组织系统升级，并且要考虑后代系统对前代系统的兼容性。

二、档案信息化的总体建设思路

（一）坚持政务主导。我国，无论是“以需求为导向、以应用促发展”理念，还是提出的“需求主导”、“应用主导”建设模式，都昭示着技术对政务的渴望，核心是技术主导，这也是长期以来困扰电子政务发展的重新建、轻整合，重硬件、轻软件，重管理、轻服务，重电子、轻政务等“四重四轻”。

（二）坚持以人为本。档案信息化的管理主体，应该是档案部门负责档案信息化的内部机构和相关人员；档案信息化的建设主体，应该是技术保障队伍和相关单位。

（三）坚持突出应用。突出应用的档案信息化建设具有鲜明的时代性和阶段性。在档案安全角度，应突出危旧和重要档案异质抢救，围绕档案管理人员和档案利用者这些档案信息化应用主体的最关心、最直接、最现实的应用需求开展工作。

三、档案信息化建设的主要内容

（一）档案工作职能的转变。档案工作职能的转变最根本的是从管理型转向服务型，首先体现在档案工作人员职责任务的转变，其次体现在档案工作范围的转变，第三体现在档案工作格局的转变。

（二）档案工作机构的改革。档案信息化建设催生的第一个机构就是档案信息化工作部门，有的地方甚至将档案信息化部门与档案数字化部门分立设置，足显其改革力度。

（三）档案工作流程的重塑。档案载体由原有的单一载体向多种、多质载体转变。档案传递方式由单一的人工传递转变为网络传输的普遍参与。归档方式在原有基础上增加了电子归档任务。

四、档案信息化建设面临的问题

（一）档案信息化工作体系尚需完善。地区之间不平衡的现象非常突出。加之相关业务在信息化工作中的条条管理作用，致使档案信息化建设条块交织，缺乏统领。

（二）档案信息化应用系统建设体系有待统一。各地、各部门中标的相关软件开发企业各异，各个软件模块设计不同，缺乏顶层协调，数据标准不同成为普遍现象，档案信息脱离本地的应用系统就难以整合应用，即便是单机应用都很困难。

（三）档案远程利用中的互相认证体系尚需建立。不同地区档案馆之间的档案远程认证协议还没有建立起来，局部的认证活动也仅限于区域内综合档案馆之间，在政务大厅和专业档案馆乃至部门档案室层面还没有得以实施，在基层单位实施则有更长的路要走，及至“足不出户”层面的网上直接应用几乎无从谈起。

（四）电子化的档案信息资源来源不畅。在许多档案归档工作特别是基层的档案归档工作还没有规范开展的情况下，档案信息资源的来源基本处于无序和依赖状态，即有什么接收什么的状态。

（五）档案信息资源整合难度较大。档案部门在推动档案信息资源整合过程中，往往遭到相关单位以各种理由阻挠，更何况档案信息资源整合本身也是一件费时、费力、费心、费钱却不讨好的工作，存在着一定的信息安全风险。

（六）档案信息资源开发利用滞后。档案信息资源的电子化成果大多时候处于收储状态，档案信息资源的电子化成果长期闲置浪费，没有发挥信息整合优势，在更加宽广的领域发挥应有作用。

五、巩固和完善统一的档案信息化工作体系

（一）一是理顺管理体制，完善运行机制。加大档案部门在档案信息化建设工作中的统筹协调力度，形成以国家档案局为龙头，各地、各部门档案局为分支、各级各类专业档案馆和档案室为节点的上下联动、协同统一的档案信息化工作体系。要提升档案信息化工作在信息化建设及电子政务建设工作中的比重，使档案信息化建设工程与电子政务应用系统项目同步规划、同步建设、同步推进实施。

（二）健全法规制度，规范工作行为。要在档案信息化建设纳入统一的信息化建设规划和电子政务建设工作规划的基础上，制定档案信息化建设专项规划，并按年度制定推进计划，制定工作任务分解表，明确目标任务、责任单位和完成时限。要建立、健全和完善档案信息化建设绩效评估体系，采取“以评促建”的方式推进工作开展，评估应用效果。

档案是记录重要信息的载体，是人类社会文明的成果。信息化档案管理应该立足构建档案信息平台、提高工作效率、提升档案管理的服务质量，让档案在信息化时代更好的为人类政治、经济和文化建设提供有利于现实的经验、借鉴和参考依据。

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