数码照片档案网络化管理探索与实践

晏爱琴 刘慧萍 赵明 柳青 王军

摘要：本文分析了数码照片档案网络化管理的必要性，提出了管理平台的技术构架，并对数码照片档案的管理方法进行了初步探索，以解决照片档案收集难、整理烦琐、利用不便等问题。

关键词：数码照片档案网络化管理技术构架

数码照片档案是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的，对国家和社会具有保存价值并归档保存的数码照片。近年来，随着数码相机利用的普及化，利用方式的多样化，数码照片档案量越来越大，一定程度上对数码照片的收集、归档和管理的难度也越来越大。笔者结合实践，探索数码照片档案网络化管理方式，着力解决数码照片收集、归档和利用不便等问题。

一、数码照片档案网络化管理的必要性

数码照片档案网络化管理是指应用计算机网络技术，优化照片档案管理流程，使照片档案的收集、整理、利用各个环节实现网络化，以取得档案管理总目标的最佳效果。它不是简单地将传统手工操作复制成计算机操作，而是突破照片档案收集来源和利用方式时间、空间的局限性，实现规范化管理。

（一）解决照片档案收集困难，需要网络化的收集模式

数码照片广泛形成于各项业务活动中，其收集困难体现在：一是随着数码照相机的普及，收集对象更为广泛；二是大部分照片档案的产生是不可预计的，档案管理员无法掌握产生的每张照片，归档时容易出现遗漏；三是现有的整理方式较为烦琐，致使立档单位归档困难。

（二）保证照片档案的齐全性，需要统一规范的著录平台

一是许多照片档案非常珍贵，由于背景信息不详，甚至根本没有任何文字说明，而无法提供准确的利用；二是面对数码照片日趋增多的现实，人为因素给传统的照片档案归档带来一定的难度。例如，档案管理员仍关注于照片档案的整理方法，摄影者或者照片拥有者只知道照片内容。

（三）确保照片档案的有效利用，需要科学高效的利用平台

照片档案的管理，因受收集渠道不畅、整理不规范、资源不丰富，利用率不高等因素的影响，一直是档案管理的薄弱环节。查找照片的传统方式，需要先检索目录，再在相册或文件夹中查找相关照片。这种手工翻找方式，使得利用效率降低，特别是社会对照片档案的认知度也随之降低。

二、对照片档案网络化管理的探索

（一）数码照片档案网络化管理平台的技术构架

1.基础平台层设计。管理平台设计采取基于Web开发方式，B/S模式构架，浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互。采取数据库与图片分开，索引目录存储到数据库的方式，照片分布式存储于服务器中，通过存储路径与数据库中的索引链接相对应，极大地加快了检索速度。

2.数据层设计。考虑到照片索引数据和图片数据的存放与流向，共设计出7个数据表存放索引数据：照片信息表、部门信息表、照片类别信息表、用户信息表、权限设置表、查询项信息保存表、用户录入信息表。从照片数据的流向来看，普通数码照片由归档人员筛选后作为待归档照片，待归档照片由归档人员上传并著录背景说明后进入预备库，此时预备库中的照片还不是档案，只有系统管理员审核给予档案号后才能进入正式库成为真正的档案。如图1所示。从照片数据的利用来看，查询界面显示的是缩略图，无下载权限者查看的是带水印图，有下载权限者下载的是原图，共计三种形式。

3.应用层设计。照片档案管理平台一般包括普通访问者、部门档案员、档案馆系统管理员。普通访问者需要了解该平台有哪些照片，分类浏览并查询在库照片。由于并没有确认其身份，只能提供照片档案的缩略图、带水印图。部门档案员需要完成本部门照片网络归档和照片档案的查询利用。系统管理员一要审核上传照片入库、修改已入库照片的信息、审批下载请求；二要打印照片目录、统计在库照片情况与照片下载情况；三要进行系统日志管理、照片类别管理、部门管理、用户管理等。

（二）数码照片档案网络化管理的应用

1.面向对象化管理，以“件”为单位立卷，简化照片档案的整理流程。传统照片的归档，需要判断照片所揭示的内容或专题，将所有照片按“年度—专题”分类或按“专题—年度”分类组卷建册或建文件夹，这种方式受人为判断因素影响较大，很容易导致组卷烦琐。照片档案具有不同于文书档案的特点，张与张之间的联系并不是很紧密，每张照片都可以单独体现其价值。对此，笔者认为可以打破“卷”的概念，破“卷”为“件”，以“件”为单位进行管理。虽然没有“卷”的概念，但系统自动编制的照片档案号（年度—归档部门代码—流水号），能够反映出事件年度和部门。同时设计系统自动编制档案号，检验每张照片档案号的唯一性，避免手工误操作、重号，减轻了整理的工作量。

2.建立网络化归档渠道，拓展照片档案来源。通过网络化归档渠道，数码照片可以在活动结束后即时上传归档，打破了照片归档时间、空间的局限性；选择基于Web的系统设计，通过便捷的归档步骤，让归档操作像发送电子邮件一样简单，摄影者或照片拥有者点击鼠标，按照提示即可完成归档，极大地丰富了照片档案的来源。

3.系统植入照片档案六要素，减少归档烦琐环节，规范系统著录内容。通过合理的系统设计，将照片档案的六要素等植入系统，归档人员必须填写六要素后，归档程序才能完成。甚至还可以限定某一项的输入格式、字数要求或者让其对照片做类别划分等，以保证入库照片的信息完整性。对不同来源的照片档案，在著录界面需要按照归档要求规范统一。

4.设立临时和正式存档虚拟库，建立严格的审核机制，确保照片档案的质量。为了保证照片档案的质量，在照片档案系统管理中设立临时和正式两个虚拟库，摄影者或照片拥有者把添加信息的照片上传到临时库中，进入正式库时必须经过严格的审核机制，如画面清晰、主题明确、镜头不重复、分辨率高等，系统管理员审核合格后的照片，才能赋予档案号，作为照片档案进入正式库。

5.提供即时、自助、多样的互联网查询服务，提高照片档案利用效率。在照片档案管理系统中，利用者通过自助式、多样化检索平台，按照时间、归档单位、图片类别、关键人物等方式进行单项或多项方式组合检索。特别是在活动结束后，摄影者即可将照片通过网络及时传入照片档案库以提供利用。照片档案从拍摄到进入利用流通环节只需几分钟，这在原来的照片档案管理模式中基本是不可能的。

三、数码照片网络化管理的实践经验

（一）网络化管理要兼顾老照片

网络化管理之前，会存有大量纸质老照片，并按专题分类编有相应的档案号，其编号方法与现在的按件管理有较大差别。如果将所有纸质照片全部重新整理并且按新规则编号，工作量较大且查找纸制照片不方便。网络化管理能够兼顾以前归档的纸质照片，保留原档案号不变，扫描后将原档案号作为电子照片的文件名，然后在系统中设置两种管理员审核照片的方式，对由纸质照片数字化而来的电子照片，按照老照片的审核方式，将上传电子照片的文件名作为审核后的档案号，保证系统中的照片档案号与原纸质照片上编写的档案号保持一致；对新归档上传的照片，则按照新照片的审核方式，即“年度-部门-流水号”赋予档案号存于库中。

（二）建立照片归档常态化的机制

归档部门要完成大量照片的归档工作，著录齐全的照片背景信息很重要。将归档时间由传统的年底归档调整为活动结束后30个工作日内归档，建立即时归档的机制。同时，档案部门通过每周信息或工作简报方式，了解归档部门发生的重大事件，按照内容向相关部门及时提出归档要求。

（三）照片审核需重点关注六要素的录入

照片档案网络化管理中，利用者经常会提出“检索与某关键人物相关的所有照片”这样的需求。这就需要档案管理员在审核通过网络提交的照片时，要重点查看其六要素是否填写齐全。若信息不齐全，必须提醒归档人员补齐且审核通过后，才能进入到正式的照片档案库中。