事业单位文书档案现代化管理的工作现状及改善措施

牟忠美

[摘要]据当前现状分析，文书档案管理制度不仅滞后于社会经济的发展，在某种程度上也阻碍企事业单位的向上发展，与社会档案需求的脱节程度也日趋明显。基于这一背景，本文围绕文书归档管理工作对事业单位的作用展开了分析，概述了事业单位文书档案管理实践中的若干问题，并藉此提出了优化其管理效能的相关建议，以期对新时期事业单位档案管理工作创新提供有益参考。

[关键词]事业单位改革；档案文书管理；信息化建设

一、文书档案现代化管理对事业单位的作用

（一）提高文件传递的安全性。传统的文件传输方式，主要是通过邮政投递系统或是其他快递方式，受限于时间与距离的影响，同时阿，档案管理人员私存文件或者丢失文件的状况也时有发生，其他原因造成文件的延误、丢失亦属常事，都为档案管理与使用造成了很大程度上的不便。所以，事業单位档案管理亟待引入并推广现代化技术进行文件归档管理，比如，通过计算机网络方式进行文件传递，能够极大程度为文档收编节约传递时间，提高文件传递速度，确保文档安全性得到有效保障。

（二）确保文件保存的稳定性。互联网科技的快速发展，很多事业单位档案室已经逐步开始普及上述现代化的办公方式。纸质文书容易受外界因素的影响而缩短寿命，一旦纸质文书受到破坏就会造成不可挽回的损失，而电子文件则能很好地解决这一难题。通过选用不同的电子载体，将文书档案以电子方式进行保存，可以实现文书档案信息与载体的分离利用，同时，电子载体具有存读方便、快捷、保存时间长、易于传递、受外界环境因素影响比较小、不易损坏，稳定性比较强等特点，能够提高文书归档工作的质量，确保文件保存的稳定性。

二、事业单位档案管理实践中的常见问题

（一）缺乏管理，重视不足。据客观而论，部分档案管理工作局限于行政管理阶层，对基层档案的重视程度不够，部分领导甚至对档案管理认知存在偏差，比如，只关注单位经济效益与发展前景，漠视档案管理工作对事业单位经济增长的积极作用，导致内部档案管理工作长期缺乏有序部署与严格管控，档案资料的收集归档不全、整理不规范、散乱等现象严重，难以为单位发展提供资源支撑。

（二）配套不全，条件较差。健全的档案管理工作体系必须配备完整且匹配的相应基础设施与监管机制，但当前事业单位档案管理工作普遍存在的一个问题在于档案管理“软”、硬件条件“差”，比如，档案柜架等基础设施的配备装具参差不齐，致使档案工作陷入被动局面；或是部分基层档案室建设缺乏专项启动与维修资金，导致纸质档案资料在长时间的存放下出现霉变、虫蛀等现象。

三、优化事业单位档案文书管理效能的具体措施

（一）全面推行文书归档规范化管理。完善、健全的制度是促进文书归档管理顺利进行的基础保证，在文书归档管理过程中要始终以制度为标准，督促管理人员认真学习与档案管理相关的制度与准则，建立统一的工作标准与规章制度，并要求全体人员严格按照规章制度进行作业，确保每一工作环节有序进行，践行文书归档的规范化管理原则。

（二）巩固单位领导及全员档案意识。领导的重视是推动文书归档工作顺利进行的重要保障，具有提高全员档案意识的积极作用。然而，基层档案室文书档案数量较多，经费却相对紧张，由此要求文书归档管理人员必须具有较高的业务水平，以保证文书归档管理工作的顺利开展。同时，要增强领导的档案意识，将档案归档管理作为工作的重中之重，并对档案管理工作的方式方法进行研究，对有关管理人员进行考核，不断提高全员档案意识

（三）积极利用现代化技术辅助管理。随着我国经济的快速发展，网络化、数字化、信息化的办公模式也得到了快速的发展与应用，用现代化的方式进行文书档案管理已成为一种必然趋势。在文书档案管理工作中，要将文书档案由纸质档案转变为以光盘、磁带、计算机硬盘等为载体的电子文件，以网络化的方式对文书档案进行管理，逐步实现从手工作业方式向计算机管理方式转变。同时，国家财政部门也应加大资金投入，不断完善基层档案室的配套设施，加强地方文书档案信息网络与资源的一体化建设，实现档案数字化管理的同时夯实对电子文件的管控，最大限度确保电子文档的安全性和信息可用性。

结语

综上所述，笔者认为事业单位档案管理工作的改善措施，首要建立在提高认识、加强重视的基础上，同步加大建设资金的投入，为档案管理工作以专款专用、准确预算、恰当使用、详细记录、及时结算等位为准则设置专项资金，优化工作机构设置，并在综合考虑实际情况与能力范围情况下，积极投建电子档案室或数字档案室，自上而下全面覆盖档案管理每一环节，确保事业单位档案收集、整理归档、保管、利用等环节的安全便捷。

参考文献

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