彼此嵌套、相互要求、互为保证

赵澍

摘 要：项目管理是第二次世界大战后期发展起来的重大新管理技术之一，20世纪60年代，项目管理的应用范围也还只是局限于建筑、国防和航天等少数领域，但因为项目管理在美国的阿波罗登月项目中取得巨大成功，由此风靡全球。

关键词：项目管理;质量管理;文档管理

项目管理的内容主要有范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、文档管理等。其中，质量管理是指确定质量方针、目标和职责，并通过质量体系中的质量策划、控制、保证和改进来使其实现的全部活动;文档管理就是指这些文档、电子表格、图形和影像扫描文档的存储、分类和检索。“质量管理”和“文档管理”两个看似毫无联系的概念，却在实际的项目管理过程中彼此嵌套、相互要求、互为保证，即：

①二者并不是完全独立，而是相互结合、共同开展的;

②在进行项目质量管理时，必然会对项目文档的管理工作提出要求，同样在开展项目文档的管理工作时，也会对项目的质量管理工作给出一定的建议和意见;

③项目文档管理工作是判断项目质量管理工作是否完善的基本依据，反之，项目质量管理工作也是项目文件管理工作规范有效的有力保障。因此，正确认识和理解两者之间的关系，对提高整个项目的管理工作具有一定的促进作用。

1 项目质量管理中的项目文档管理

随着社会的不断发展，国内外质量管理理念和方法不断改进，说明随着科学技术的发展，质量管理越来越重要，质量工作必然会随着时代的发展而不断完备、完善和创新。项目质量管理起源于20世纪后半期，是项目管理与质量管理的交叉学科。项目质量管理是项目管理的灵魂。项目的质量管理工作是一个系统过程，在实施过程中必须创造必要的资源条件，使之与项目质量要求相适应。

纵观质量管理发展的质量检验、统计质量控制和全面质量管理三个阶段，每个阶段会形成相应的质量文件。质量文件（包括：质量手册、质量计划、规范、指南、技术文件、图样、记录等）是否齐全是判断质量体系是否完善的基本依据，因而就需要对这些文件进行管理。要想建立一套行之有效的项目质量管理体系，其中必然有一套严谨的文件体系作为载体。以目前质量管理体系遵循的GJB 9001B-2009《质量管理体系要求》为例，其第4.2条款“文件要求”中，明确了质量管理体系文件的范围，包括：形成文件的质量方针和质量目标;质量手册;本标准所要求的形成文件的程序和记录;组织确定的为确保其过程有效策划、运行和控制多需的文件，包括记录。并在“4.2.3文件控制”和“4.2.4记录控制”两项条款中对文件控制提出了要求，即项目文件均应得到控制，编制有关文件控制的程序，以确保文件的充分性和适宜性。如：“①为使文件是充分与适宜的，文件发布前得到批准;②必要时对文件进行评审与更新，并再次批准;③确保文件的更改和限行修订状态得到识别;”“记录应保持清晰、易于识别和检索”等。要识别在项目的实施过程中在哪个过程会产生哪些文件，要确定采用何种适宜的方式进行标识或记录，要实施保证文件控制的措施有哪些……这些是对开展项目文件管理工作如何保证文件的准确性、完整性、有效性、适宜性等给出了具体要求。

结合每个项目的特点，在开展项目质量管理工作中对项目的文档管理工作提出了相应的要求。有些项目质量管理针对文档管理制定了专项制度，如：《XX项目文件编号规定》对本项目科研、工程等任务中产生和涉及的文件（行政管理文件、质量管理文件、技术文件、记录等）的编号方法做出了统一规定;《XX项目软件文档命名规范》给出了软件文件分类、各类型文件的命名规范、文件版本的标识规范等;《XX项目文档管理细则》明确了归档文件类型、文档控制和发放管理等。在管理文件的章节中进行规定，如：《XX项目质量归零细则》中对形成归零文件和记录的范围及管理工作做出了规定;《XX项目产品保证大纲》中设置专门章节对文件表格化管理和文件完整性管理进行了詳细说明。

2 项目文档管理中的项目质量管理

项目档案是项目建设、管理过程中形成的，具有保存价值的各种形式的历史记录。它不仅真实的记录了各种活动， 也记录了人们在各种活动中获得的经验、教训。项目文档管理是指在一个系统（软件） 项目开发进程中将提交的文档进行收集管理的过程，使项目文档在科学技术成果转化、应用和科研辅助支撑等工作中发挥作用，为项目建设、运行维护、技术储备以及监督管理提供依据和保障。

在项目的执行过程中，项目文档管理既要遵照相关档案工作的管理办法，又要符合合同管理和工程质量管理的要求，因此项目文档管理工作需要与项目质量管理工作相结合。一套合格的项目文档必须具备系统性、完整性和准确性，为实现这“三性”的要求离不开项目质量管理的支持和保障：

①系统性，即项目实施过程中形成的文档之间要保持有机联系。这就需要将项目文档管理工作同步纳入项目管理的各个环节中，梳理整个项目进展的脉络，了解项目质量管理各控制节点的设置以及质量要求（含文件要求），通过对阶段性文档的把握使整个项目质量得到很好的掌控;

②完整性，即项目文档能够全面反映项目立项、实施至竣工验收全过程，保证项目开发的质量。这就需要对项目文档的形成、收集、整理、传递、作废、存档等一系列过程进行控制，而对这些过程的控制措施除了要制定专项制度外，还需纳入项目质量管理相关工作流程和文件中，如：包含各控制节点的文档要求，以及自上而下逐级落实文档管理职责。因为项目文档的收集和整理不能仅仅依靠专（兼）职档案人员，更离不开项目科研和质量人员及时收集、积累各类文件资料，也离不开项目质量管理对过程的监督和检查;

③准确性，即项目文档要进行质量控制。高质量的项目文档不仅要具备与实物（实况）相符、签字盖章手续和文件形成日期完备等基本要求，还要具备为项目管理者了解开发进度、存在的问题、判定目标是否偏离及偏离程度、及时采取调整措施等提供管理依据的功能要求。而功能要求的实现需要依托项目质量管理工作，通过试验、计算、评审、会签等方式对文件的准确性进行把关。

开展项目文档管理工作可对项目各研制阶段质量管理工作提供参考，特别是管理过程中容易忽略的环节能够予以提醒。以我院某军工固定资产投资项目为例，该项目档案管理遵照《中国科学院军工固定资产投资项目档案建档规范》（以下简称规范），要求文档管理工作融入项目实施过程中，如：规范中要求“项目主管部门在召开项目建设的重要会议、项目仪器设备（含软件）开箱验收、项目（设备）阶段评审前应及时通知综合档案室或项目专/兼职档案人员参加。”档案人员根据相关要求对文件资料的齐套性进行检查，会后档案人员将会同质量人员跟踪检查意见的落实情况，确保归档文件符合要求。该规范给出的项目文件归档范围，不仅具体指导项目文档管理工作，同时也使项目质量管理有一定的借鉴作用。如：归档范围中的“项目仪器设备（含软件）文件”分购置仪器设备（含软件）、购置特种设备、自研或委托研制仪器设备、自研或委托研制软件等四类，按照每类设备的购置/研制阶段列出了具体的文件材料归档清单。由于这些文件资料能提供产品实现过程的完整质量证据，并能清楚地证明产品满足规定要求的程度，因此项目质量管理可参照此规范，查漏补缺，以完善质量管理工作。

3 总结

综上所述，项目质量管理工作与项目文档管理工作可谓是“你中有我、我中有你”。项目质量管理工作会对项目文档管理工作提出要求和指导意见;项目文档管理工作对项目质量管理工作提供参考，同时也可通过项目文档对质量管理工作进行验证。在一个项目的实施中，若项目质量管理工作与项目文档管理工作相互配合、取长补短，将会为整个项目的顺利实施提供有力保障。