纸质档案管理与电子档案管理的融合

张晖

摘 要：信息时代中信息技术得到了广泛的应用，信息时代环境下人们的生活方式、工作方式、学习方式等都产生了巨大的变化。档案管理工作也越来越趋向于电子化、网络化，趋向于利用现代信息技术。电子档案管理方式就在信息时代环境下应运而生了。但是对于我国传统档案管理中的纸质档案管理而言，电子档案管理方式的出现怎样才能很好的进行二者融合，就成为当下档案管理工作中的一大难题了。只有将二者充分进行融合，发挥出二者各自的优势，才能进一步加强档案管理工作。

关键词：纸质档案；电子档案；管理；融合；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

一、纸质档案管理概况

（一）档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

（二）纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

二、电子档案管理概述

（一）电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

（二）电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

三、电子档案与纸质档案相比的优势

纸质档案是以纸张作为载体的一种档案。电子档案是由数字电子计算机处理的档案，具有保存和利用价值。电子档案本身依赖于计算机识别、处理并储存，以电子文件的形式存在。当前，作为高新技术产物的电子档案越来越引起人们的关注和重视，自然是因为它有其不可替代的优势。

（一）电子档案的载体形式多样，可以是磁带、磁盘、光盘等形式，打破了以往纸质档案单一的以纸张为载体的传统。并且相对于纸质档案占用库房空间大这个缺点来说，电子档案容量大、体积小，可以大大节省档案的库房空间。从而很大程度上解决了档案保存与存储空间的矛盾。

（二）电子档案是直接由计算机进行处理，省去了传统纸质档案工作中的立卷、归档、分类等环节，使档案信息的处理快捷、方便，节省了大量的整档时间。并在提供利用上提高了利用率，方便了利用者。另外，传统的纸质档案的利用，需要利用者亲自到档案馆查找、阅读，而电子档案可以通过计算机网络进行远距离传输，使异地利用成为可能，也省掉了查阅者路途奔波的时间。

（三）相对于纸质档案容易损坏、老化的缺点，电子档案有很好的复用性。电子档案重复利用多次也不会有任何损失和破坏。电子档案的重复利用在另一程度上也增长了纸质档案的寿命。

四、纸质档案与电子档案相比的优势

（一）传统档案学理论强调，档案文献必须有原始性，即必须是原生载体和原真内容，以确保档案文献的历史凭证价值。传统的纸质档案就具备原始性与真实性两个方面。一是通过内容与原载体的结合来确认；二是通过文件的固定结构与格式来确认。纸质档案一旦形成，其所记载的数据，信息就不易更改。而计算机更改数据、信息可以做到完全不被觉察，因此纸质档案的生命力在于它在很大程度上保护了原始数据，信息安全、可靠。

（二）档案不同于一般的文字材料，不是所有网上办公形成的数据都可作为档案，而是必须经过筛选具有保存价值的材料。纸质档案的表现和存储形式直观简单明了，并具有方便保存阅读等特点。纸张记录材料的稳定性特点更是电子档案所不具备的。

五、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性。纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合。纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下： 1、针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。2、建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。3、将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。

档案事业的发展离不开档案室的工作质量提高，档案事业才能提高。新时期档案事业只有适应变革才能有所发展。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充，取长补短，长期并存。纸质档案和电子档案的载体不具有继承性和相互否定性，二者发挥各自的优势。纸质档案保存反映历史真实面目的可靠记录，电子档案可以发挥在检索、利用、传输、存贮等方面的优越性。数字时代电子档案和纸质档案相辅相成，相得益彰，为社会发挥其巨大的作用。