高校档案信息化建设的问题及对策探析

薛丽

摘 要：随着高校院校招生数量的不断增多，以及在社会上地位的不断提高，学生以及家长对于高等院校的各项建设也更加关注，而在高校中学生档案是记录学生在校期间学习情况、以及各种实践情况的记录，它在一定程度上反映着学生的综合素质，同时也是用人单位招聘人次的重要依据，所以说，学生档案对于学生来说非常重要，在高校院校内部，强化高校学生档案管理，完善管理制度，是非常必要的，现阶段从我国高校院校学生档案信息化管理情况来看，其中还存在学生档案内容单一、缺少特色、管理方式落后，学校不够重视等问题，文章针对这些问题，提出了具体的解决措施，希望能够为高校院校管理工作者提供一些建议和帮助。

关键词：高等院校；信息化建设；问题；对策

现在我国高等院校更加注重培养学生的综合实践能力，为社会培养更多专业性的技术人才，在新的社会形势下，各个领域对于理论与技术相结合的复合型人才迫切需求，高校院校所承担的任务也更加艰巨。在当今社会中，高等院校除了以上阐述的繁重的教学任务之外，在学生档案管理方面也应该更加关注。学生档案不仅是学生在校生活与学习的记录，同时也是学校与社会之间进行沟通的桥梁，对于学生以及学校来讲都发挥着不可替代的作用。在高校院校中不断完善学生档案管理制度，提高管理质量是提高学生就业几率以及学校社会地位的重要举措。

1 高等院校档案信息化建设中存在的问题

从分析调查中发现，现阶段我国高校院校中普遍存在着学生档案管理力度不够，管理方式落后等问题，下面具体对这些问题进行分析：

1.1 信息化建设中档案内容单一，缺乏个人特色

目前，我国高校院校在学生档案管理方面，比较突出的问题就是学生档案的内容不够丰富，形式千篇一律，无法凸显学校特色，高校院校档案是针对学生在校期间的各种学校活动、得奖情况以及实践活动情况的记录，那么不同的学校，学生从进行的学习以及实践活动情况必然存在差异，所以不可能是千篇一律的内容，但是，从现阶段我国高校院校学生档案的情况来看，其内容还过于单一，主要内容基本都是学生学习成绩、体检情况以及惩罚情况的记录，并且普遍的存在记录简单，对学生综合素质信息反映不全面的问题。比如：学生参加社会实践中心活动时，学校需要对学生在活动信息进行搜集，并进行整理归档，这些档案资料就是日后用人单位招聘员工时的依据，企业通过对学生档案的查阅和分析，从而判断其是否是企业所需要的人才。但是因为学校在进行归档的过程中，对于很多具体问题，记录的并不细致，没有真实的反映出学生的实践学习情况，因此企业也很难根据这些资料分析出学生的能力，无法进行学生能力比较。

1.2 信息化管理中还存在方式落后，重视程度不高的现象

随着高等教育的普遍化，我国社会就业形势也更加严峻，而高校院校也迎来了机遇与挑战并存额新时代，高校院校为了提高学生就业几率，首先就应该积极扩展就业渠道，学校应该定期开展校园招聘会，积极促进、鼓励学生与企业进行直接交流，以双向选择为基础，推动学校人才推广活动。然后，高校院校应该与企业及时沟通，为企业提供学生在校的成绩以及德育体美方面的资料，为其提供招聘依据，所以说，个人档案对于学生来说至关重要，然而目前我国一部分高校院校因为种种因素的制约，在管理人员素质以及管理方式方面依旧存在一定的问题，导致这些问题的原因，往往就是学校有关领导对于学生档案管理的重视力度不够，在学校中还在档案管理工作者职能划分不明确的问题，缺乏统一管理，这样的结果就是血色好难过档案在管理中权限出现混乱，从而降低了管理的质量和工作效率。

1.3 缺乏必要的软硬件设施

高校档案信息化前提与基础是必须拥有信息化建设所需的硬件设备和专业软件。目前，许多高校档案馆现缺乏信息化设施，没有专门接受数字化文档的计算机管理设备和网络服务器，成为制约高校档案信息化建设的“瓶颈”。所以，必要的信息化硬件设施是加快高等学校档案信息化建设的基础。在档案信息化管理软件使用方面，许多高校档案管理机构认识到如何实现档案信息化建设，没有建立档案信息管理系统、档案信息数据库，仅仅是摆设几台电脑，认为这样就可以算是信息化。

1.4 档案信息化建设缓慢

馆藏纸质档案的数字化是档案信息化的基础工作。要进行信息化建设，就必须利用计算机、扫描仪等技术设备将馆藏纸质档案的数字化，建立成各种专业性、综合性的数据库。然而，在档案数字化建设过程中，把馆藏档案案卷级和件级目录建成数据库不难，实现案卷级和件级目录信息化管理指日可待。但是馆藏纸资档案具有数量大，篇幅长等特点，这需要投入极大的人力和财力来完成对馆藏纸档案数字化建设，制约了许多高校建立档案信息化建设步伐，严重制约了档案信息化建设进程。

1.5 档案管理人员素质偏低

在高校档案信息化建设中，人是最关键的因素，信息化的实现和管理都离不开人，各种信息化设施都必须通过档案管理人员才能发挥作用。然而，多高校档案工作人员，都不是档案管理专业毕业，更有甚者没有接受过专业、系统的档案管理知识培训，对于新技术诸如数据存储和压缩技术、XMI高校技术、安全技术等还不熟悉，不适应高速发展的计算机工作环境，馆内严重缺乏既懂计算机技术、通讯技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才，严重制约档案信息化建设和高校档案事业的长远发展。

2 档案信息化建设工作要采取以下措施

从上文的分析研究中，能够发现我国高校院校学生档案管理还存在一些实质性的问题，这些问题如果不得到有效解决，不但会影响学校的发展，同时也不利于学生就业，下面针对这些问题，将管理措施进行具体分析：

2.1 信息化建设过程中不断的丰富和完善学生档案资料，使其能够更加多元化

高校院校具有自身的教学特点，它与普通高校不同，高校院校的教学目的，主要就是培养具有一技之长的专业性人才，也正是因为这一性质决定了期学生档案的内容必须具有丰富性、多元化、真实性等特点，在档案中，除了学生学习成绩，考核成绩等基本资料之外，更为重要是期参与社会实践、单位实习等成绩的记录，这些都是非常重要的档案内容，高校院校必须要积极搜集这些资料，及时与学生以及学生所在实习单位进行沟通，第一时间取得准确的实习以及实践活动资料，为建立学生档案提供数据，除此之外，高校院校的课程设置方面也需要进行合理的调整，要与教学改革的要求相统一，高校学生档案中，在教学特色以及学生自身能力方面的信息必须要有充分体现，在市场就业压力不断提高的前提下，企业对于人才的选择更加侧重于专业技能以及实践能力的高低，所以说高校院校档案管理也必须要与时俱进，不断搜集这些方面的资料，充实这些方面的内容，建立更为完善、真实的学生档案。

2.2 学生档案最重要的特点就是真实性以及可靠性

它对学生未来的发展有着深远影响，所以说，高校院校在学生档案管理的过程中，必须要保障档案信息的真实性，尽可能的将学生的整体情况如实的反映出来，学校用从学生入学到毕业的整个过程中，对学生的各个方面的情况进行记录，并进行整理，要从学生的个体差异性出发，科学合理的进行分类，核实，保证能够档案的完整性，要依据规定的格式进行装订。一份全面、精美的学生档案无疑会在学生就业时起到积极的推动作用，所以说，学校一切工作都要为学生就业服务，在档案管理方面更加应该如此，将学生最真实、最全面的信息展现给用人单位，为学生的就业做最后的助推努力。

2.3 增加档案信息化建设经费投入

进行高校档案信息化建设的过程中，有关部门以及领导应该给予大力支持，增加经费投入，这样才能够更好的实现教学、科研、产品、出版等综合性档案管理体系的建立。由于高等院校的档案管理涉及到很多方面，是领导了解学校现状，制定各项工作计划的指导，同时也是学校教学事业得以顺利进行的基础，因此重视学校档案管理信息化建设，加大经费投入是非常必要的。这就要求领导要从学校的实际需求出发，将基础设施建设作为重点，同时还要兼顾馆舍建设、设备购置等方面的管理工作，加大各种硬件和软件的投入，为档案信息化建设提供良好的物质基础。

2.4 建设高质量的档案信息化数据库

数据库是档案信息化建设的关键部分，资源是档案的狠心，因此，要严格的依据国家相关对定对学校传统的馆藏方式所保存的档案进行全面扫描和处理，并将其转化为数字化信息，存入计算机，形成统一规范的管理体系，建立安全、完善、完整的数据库。那么在这个过程中，还应该值得注意的事项就是数字化转化的过程中，传统馆藏档案也需要建立目录，这样能够同正在使用的电子文件档案进行及时归档，文件档案的增多，需要不断的进行存档，逐年进行，都需要建立目录，并采取机读的方式。数据库中的所有信息必须要做到全面、完整、真实、安全。建立这样的数据库，是高校进行信息化档案管理的必要条件。强化文件目录数据库建设，手机各部分目录数据，从而完成原有馆档案的目录数据库的及案例。高校档案信息化建设的要求很高，尤其是在数据库技术方面，因此，从学校的实际情况出发，建立属于本校的数据资源库，突出特色数据库，不断对数据库进行更新和开发，才能够不断完善高校档案管理的质量。

3 结束语

在市场经济不断发展的形势下，企业招聘人才的类型也在不断改变，单一的知识型人才已经不能满足企业在激烈竞争中需求，因此，不断的吸收技术与理论相结合的复合人才逐渐成为了其人才招聘的主要类型，为了能够与市场需求以及时代发展的规律相适应，高校院校在学生档案管理过程中，必然要进行一系列的创新和改革，面对当前的就业形势以及学校档案管理中存在的问题，高校院校应该积极的制定更加完善的学生档案管理制度，提高管理力度以及管理人员的素质，结合市场需求，积极与学生进行沟通，多方采集资料，不断充实和完善学生档案，这样才能够为用人企业提供可靠的用人参考依据，提高学校就业率以及学校的社会地位。

参考文献

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[2]高校，李君凤，刘浩岩.高校高校档案信息化管理存在的问题及对策[J].高校黑龙江史志.高校2012（17）