浅谈大数据时代的运政执法档案管理

陆露

摘 要：随着云计算、大数据、物联网的飞速发展，国内各种关于大数据的报道及讨论也随之增多，这也是个各个行业都在努力迎接大数据所带来的重大挑战，大数据也已经发展为学界的重大热点。但其间关于大数据时代下的运政执法档案管理却很少，大数据的发展也对企业档案管理方式提出了更高的要求。因此，分析大数据时代的运政执法档案管理，对国内运政执法档案管理水平提升有着很大促进作用。

关键词：大数据时代 运政执法档案管理 功能作用

中图分类号：U41 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）11（c）-0133-02

随着信息技术水平的快速提升，现代社会早已步入了大数据时代。着眼于大数据于多个行业及领域来讲，大数据对经济和社会与文化等行业的发展有着极大现实意义，其发展前景也是显而易见的。未来的大数据作用及影响也更加深远，这也是不容置疑的一个问题，基于存凭、留史、资政、惠民的档案管理及运用，这也是适逢其时的，为了大数据时代的发展而快速发展。文章分析了大数据时代的运政执法档案管理，并提出实用性应用策略。

1 大数据时代档案管理简述

大数据可谓是在云计算、物联网之后的IT产业的创新性技术变革。大数据涉及的数据资料及其信息量的规模极大，现在的某些主流软件系统工具不能合理处理，不能于特定时间内实现撷取及管理和处理，以此帮助企业和政府的经济决策者获得有效的资源。大数据其数据体量大，且由TB级升级为PB级别；并且，其数据类型诸多，数据类型格式不同且结构不同；其价值密度偏低，且商业价值高；处理速度快，务必及时获取所需的信息，这和传统数据挖掘技术不同。

档案管理可谓是企业管理的基础工作，它对企业各项运作以及市场定位和营销策略等均有着更好的指导性作用，其亦是企业增强内部管理及控制的关键基础。大数据时代下的档案管理数据众多。传统档案管理不能满足现代化社会发展要求，且目前的运政执法档案管理中存在诸多问题，各种类型的数据及多样储存格式导致电子文件很难被收集，极易产生信息孤岛；再是数据使用方式单一，其间也缺乏多元化使用方式，同时对信息档案安全控制难度较大。传统的档案管理工作不能适應大数据时代的特征，运政方面也应做好档案管理及档案管理，以期为新时代下的运政部门服务，这也是运政执法档案管理工作的重要问题。

2 档案信息化建设中存在的问题

人类文明是在不断学习及探索中总结和凝聚出的，档案可谓是承载人类文明的重要载体，档案的存在及发展也都是如此。其经历了多年的发展及普及，人们掌握的电子信息技术也更多，平均水平也更高，不过实现档案管理的与时俱进，促使其满足现代化社会发展要求，特别是某些基层单位若想实现此类发展的跨越，也面临着诸多困难及挑战，把这些档案文献进行信息化管理，可谓是一个极其庞大的工程，这也需要大量人力、物力和时间。处理不同时期的档案文献等是十分专业的事情，比如语言的变化，档案文献录入可分为古文、文言文、白话文、民族语言等，将这些内容融进信息化管理中，应具备十分专业且规范的团队。并且，各地从事档案管理的资金及人才都偏少，特别是没有专业性技术人才，而档案的信息化建设工程非常庞大，其间也没有充分的资金保证，也没有更好的人才支撑，使实行起来亦有诸多困难。这也说明搞好档案信息化建设，应确保其具备充分的人力物力。

3 大数据时代下的运政执法档案管理策略

3.1 加强经费保障

信息化建设应具备良好的场馆，配置良好的电脑，这时则要求具备充分的经费保障。许多基层单位中的专用档案管理经费不多，很多时候都是捉襟见肘。据相关调查发现，基层单位由于经费不足而相应的软硬件不足，这时搞好档案管理信息化建设都是举步艰难。这时应基于财政投入，设置专门的档案管理信息化建设专项资金，以此确保档案管理信息化建设。再是利用对应的规矩，吸纳民间的各种资本，使其为档案管理行业服务，以此确保档案管理信息建设有序展开，将此作为智库而应用于民间，这样也能为运政执法单位或是个人提供服务。

3.2 注重专业人才培养

调查发现，许多基层单位所从事的档案管理人员素质都参差不齐，很多时候都是老同志从事此类工作。根据传统档案管理模式及工作要求，这些人才能胜任此类工作。不过档案管理信息化构建应更加快捷地实现档案文献，充分利用这些资源，但其间没有专业人才的支撑是不行的。所以，务必注重人才培养工作，若想要获得更好的效果，其行业内务必大换血。应基于现有的资源进行相应的技能培训，以此提升从业人员的业务能力，这样也能促进档案管理信息化建设的有序开展。应着眼于未来的发展，可引进具备专业技能的人才，将其结合于档案管理中，以此给此类工作科技查新，是指具有查新业务资质的查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照科技查新标准规范进行操作，并做出结论（查新报告）。科技查新的主要用于为研究人员或机构的科研立项的新颖性提供客观依据，为科技成果的鉴定、评估、验收、转化、奖励等提供客观依据。它为企业、高校和科研机构提供了高层次、有深度的信息咨询服务，为科研人员进行研究开发提供可靠而丰富的信息。

1 公共图书馆开展科技查新的优劣势

长期以来公共图书馆作为图书馆文华事业的指导协调中心，已被群众视为当地重要的文化中心。目前科技查新工作主要集中在各地高校图书馆和科学情报研究所。但是作为信息社会里的公共服务部门，科学情报传递功能是现代图书馆的一个重要职能。

一方面，公共图书馆文献资源丰富，文献开发能力强，具备各种大型的文献数据库、自建的特色文献数据库以及丰富的网络信息资源；另一方面，在长期的业务工作中，公共图书馆建立有规范的章程，馆员在参考咨询和信息服务方面积累了丰富的经验，图书馆社会影响力大知名度高，服务辐射力广泛。公共图书馆的独特信息中心地位和人才基础是开展科技查新工作的巨大优势。

但是在某些方面公共图书馆仍有自身的不足。首先，不少公共图书馆在电子资源建设方面缺少外文数据库的购买。若开展科技查新，则需要投入大量资金购买相关数据库，否则无法开展国外查新工作。其次，虽然公共图书馆馆员有丰富的工作经验，但是由于查新员/审核员一般要求有中级/副高以上职称，熟悉中外文和计算机操作，且相比高校图书馆和科学情报研究所，公共图书馆参加查新培训较少，人员资质不足。

2 开展科技查新对公共图书馆的积极意义

公共图书馆由于丰富的馆藏和全面的信息资料，为开展科技查新工作的提供了良好的先天条件。而开展科技查新工作亦可以促进公共图书馆的业务发展。

（1）开展科技查新有助于拓展公共图书馆业务。图书馆是个综合各类学科图书信息的部门，重在广度深度。开展科技查新，有助于公共图书馆拓宽信息咨询服务在专业领域的深度和广度，开发新的业务领域。科技查新是一项全新的信息咨询服务，通过开展该业务，可以向企业社会宣传和推广公共图书馆更多的信息服务，也可以拓展服务的外延，把图书馆传统的借阅服务转变成多元化的社会化信息服务。重点加深科技领域的研究，加强企业和科研机构的合作，为社会发展贡献力量，让企业在有需求时第一时间想到公共图书馆的信息部门。

（2）开展科技查新有助于加强公共图书馆电子资源建设。科技查新包括国内和国外查新。不管哪种查新，都要求有15年以上与查新专业范围相关的国内外文献资源或数据库，有国际联机检索系统并已用于开展查新工作，[1]查找和委托项目密切相关和比较相关多全文内容。这就对开展科技查新的公共图书馆的信息资源有着较高的要求。通过建设查新站，公共图书馆不仅可以拓展自己的信息资源，建立网络资源共享体系，还可以加强软硬件设配的配备。目前，不少公共图书馆主要缺少外文全文数据库，共享网络资源体系不够健全，开展科技查新，可以完善在此方面较为欠缺的专业数据库。

3 公共图书馆开展科技查新的路径

（1）与高校、情报研究所开展合作。此类合作可以分为3种情况。

①针对没有设立查新站的公共图书馆，可以先与文化系统内部或者没有查新站的高校进行合作，为其出具在该单位范围内有效的查新报告。通过不断地积累任务经验，提高馆员科技查新的工作水平，为日后建立查新站打好基础。

②一个查新站的建立并不是短期内就能实现的。针对这一的情况，未取得查新资质的公共图书馆可以与有查新资质的高校图书馆和情报研究所进行合作。如天津开发区的泰达图书馆自2006年底就与南开大学图书馆合作，面向滨海新区企业提供科技查新服务；苏州图书馆也于2013年与苏州大学图书馆实施了科技查新业务合作。[1]由合作单位牵头项目，公共图书馆参加过科技查新培训的、有资质的馆员进行检索分析，形成查新报告，再交由有查新资质的合作单位的审核员进行审核。

③针对已经建立查新站的公共图书馆，亦可以与高校图书馆、情报研究所开展合作，互相交流，在查新任务集中的时间段，可以协作分配，将多余的任务转给其他任务较少的查新站做。这样可以统筹规划，提高工作效率，不耽误委托人项目的申报评定等。

（2）加强电子资源建设。相比高校图书馆，公共图书馆的电子资源在专业性上会欠佳。故在数据库建设和购买上，可以适当根据该馆开展业务的主要领域，有侧重地、适当增加相应学科的数据库资源。不仅可以充实该馆电子资源建设，有助于开展科技查新工作，同时还可以为读者提供更多的网络资源。

（3）培养学科馆员。快速发展的科学技术带来新理论、新技术，研究课题也逐步向多元化的跨学科研究方向发展。这些项目知识覆盖面广，不容易理解和抓重点，而查新员因为受到自身知识的限制，无法深入理解课题内涵，难以把握课题查新需求。

学科馆员是指，拥有丰富的某一学科（专业）或者某些學科领域的知识，能够组织学科信息资源，专门负责与对口学科进行联系，为用户提供主动、有针对性信息服务的图书馆馆员。[2]虽然学科馆员制度一般应用在高校图书馆，但是作为公共图书馆，其做法有可鉴性。学科馆员一方面要有检索分析文献信息的图书情报工作技能；另一方面要熟悉相关学科知识。

4 结语

由于有丰富的馆藏资源、专业化信息人员，公共图书馆开展科技查新有着天然的优势。公共图书馆可以根据自身情况，制定不同的方案开展科技查新工作。总之，在信息化时代下，图书馆应积极探索科技查新，为企业和科研人员提供更好地信息服务。

参考文献

[1] 教育部办公厅关于开展第七批教育部部级科技查新工作站申报工作的通知[EB/OL].2014-04-04. http：//www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/B09_xxgk/201404/xxgk_167233.html.

[2] 戴婕.公共图书馆开展科技查新工作初探——以苏州图书馆为例[J].科技情报开发与经济，2014（20）：108-109.

[3] 谢志耘.咨询馆员、参考馆员和学科馆员之比较研究——浅，析参考咨询工作的发展趋势[J].现代情报，2006（11）：173-174，177.