信息技术在高校设备维修管理中的应用

刘洪婧, 寇广孝, 荣曼生, 蔡建武

(湖南工业大学 实验室建设与设备管理处， 湖南 株洲 412000)

资产管理

信息技术在高校设备维修管理中的应用

刘洪婧, 寇广孝, 荣曼生, 蔡建武

(湖南工业大学 实验室建设与设备管理处， 湖南 株洲 412000)

以湖南工业大学为例,介绍仪器设备维修管理的现状,分析将信息技术用于高校仪器设备维修管理的必要性。根据学校实际情况,运用网络与数据库技术设计出一个仪器设备维修管理系统,使维修流程较以往方便快捷。该系统对高校实验室建设与设备管理模式进行了有益的探索。

仪器设备； 数据库； 维修管理系统

高校实验室是实验教学和科学研究的重要基地,是对学生实施综合素质教育和技能训练的重要课堂,也是培养学生创新精神的重要载体[1]。实验室在我校学科建设、教学科研中的作用至关重要,截止2012年底,我校教学科研仪器设备总值为17 985.16万元[2],近2年来,每年新增仪器设备值近2 000万元,设备从数量、种类和质量上都有大幅度的增长和提高,为我校学科建设和教学科研水平的提升奠定了良好的基础[3]。与此同时,随着先进实验仪器设备的大量使用,如何保持仪器设备的完好率,发挥其应有的作用,就成了高校实验室管理工作中一项越来越重要的日常工作[4]。

1 维修管理现状

随着科研和实验教学的日趋增多,仪器设备的使用效率也大幅度增加,受设备技术水平、使用频率、零部件损耗、师生操作技能等因素影响,仪器设备在使用过程中会出现各种故障或损坏。加强仪器设备维护维修工作,对提高设备管理水平、发挥仪器设备效益至关重要[4]。我校的仪器设备维修管理工作在2014年以前是流水账式的全手写方式[5]。维修单由各部门的设备管理员统一填写,经实验室主任和主管领导签字审批后上报设备处,由设备处签字审批后派单给维修商,维修商根据纸质版维修单提供的信息到实地对仪器设备进行维修。该方式的缺点在于:

(1) 实验室主任、设备管理员、维修商之间依靠唯一的纸质维修单来传递信息,仪器设备维修的时间地点、方式、配件、费用,缺乏有效信息交流渠道,透明度较低,各方不能及时查询或跟进维修进展。

(2) 急于维修的设备往往由于找不到实验室主任或主管领导在维修单上签字审批,而得不到及时维修,耽误了科研或实验教学。

(3) 有时由于仪器设备年代久远,上面的设备标志已经难以辨识,缺乏准确的仪器设备信息,导致维修人员判断错误,购置维修配件不匹配。

(4) 实验室教师、维修商和设备处管理人员之间信息传递效率低,沟通和反馈信息不畅,这就导致了许多冗余重复的工作。纸质维修单在传递过程中容易遗失,数据汇总不具备时效性,查询、整理、统计维修数据困难,工作效率低。

随着实验室设备的不断增多,实验室规模的不断扩大,以往被动的设备维修管理状态,不利于实验室的建设和发展。我校早在2010年就已经启用仪器设备管理系统,该系统使用的数据项不仅满足我校仪器设备管理工作的需要,而且适应教育部新指标体系的上报数据要求。经过了近5年的整合调试,该系统在我校的使用已经比较成熟,设备处与其他院部实验室实现信息沟通与资源共享,由单一的纵向管理扩展到部门间横向管理[6]。这样,即使设备标志难以辨认,我们仍可以根据设备的品牌、年代、型号等信息,从仪器设备管理系统中运用模糊查询,检索到准确详实的设备信息。

2 设备维修管理的信息化趋势

仪器设备维修管理涵盖了全校所有的实验室和行政部门,维修系统在使用中所依赖的设备数据是从仪器设备数据库中得来的,由使用设备的院系实验室、各处室来完善仪器设备数据库,每一台仪器设备所包含的数据项字段名多达20～30个。高校仪器设备管理系统最大优势在于使用统一的数据库,实现了数据信息实时交换、更新和共享,使各部门可以随时、方便地获取仪器设备的完整、准确的信息,为管理决策提供及时、可靠的依据[7]。

仪器设备管理系统采用B/S及浏览服务方式,客户端用户不用安装管理软件,各院、系、室管理人员只需通过浏览器访问互联网,就能登录系统进行管理,实际上就是访问仪器设备管理网站。我校的WEB服务器和数据库服务器是由网络中心统一维护,这样更有利于保障数据的安全性,降低建设和维护成本。

因此,在仪器设备管理系统和配套的高校仪器设备数据库基础上,开发出一个完善严谨的设备维修管理系统,有助于提高实验室的管理质量,使实验室的管理更加科学、规范、高效,促进实验室建设和设备管理工作。

3 设备维修管理系统开发

3.1 系统开发环境

本系统使用了Microsoft SQL Server数据库和B/S结构,优点是分布性强、维护方便、开发简单且共享性强、成本低。它利用浏览器通过web服务器与数据库服务器连接,进行数据读写。建立完备的信息库是维修管理重要的基础工作。虽然仪器设备维修系统的并发数据处理量不大,但为了便于与仪器设备管理系统通过动态链接实现代码和资源的共享[8],这2个系统共享了服务器上的同一个数据库。对数据库的直接操作只能由超级用户进行,能有效地保护数据平台和管理访问权限。本系统开发工具选用Myeclipse 8.0,它结构上的模块化,可以在不影响其他模块的情况下,对任一模块进行单独的扩展和升级,开发语言采用Java+Jsp。本系统采用JDBC方式连接SQL数据库[9],先到mysql官网下载JDBC驱动程序,加载驱动程序,然后定义数据库连接的地址,调用getConnection()方法建立连接,并由数据库执行语句实现对数据库的查询、插入、删除、修改[10]。

为了养护肠胃，平时也不建议大家喝太热或太凉的水，喝太烫的水会把口腔和食道黏膜“烫坏”，太凉又会刺激胃肠道。

3.2 需求分析

设备维修管理系统的用户包括4种类型:

第一类:设备使用单位有关人员,包括设备责任人、实验室主任、设备管理员、院领导或省级以上重点实验室主任。

第二类:维修管理单位人员,包括维修科干事、维修科科长。

第三类:学校主管部门领导和校领导,包括实管处副处长、处长、主管副校长、校长。

第四类:维修执行者,即维修商。

各用户只能对他管辖范围内的设备进行操作,包括报修、验收、审查、浏览、查询统计和打印。

本系统功能包含5个模块:系统管理、维修过程管理、维修费用管理、维修信息管理、维修商考核,如图1所示。

其中,系统管理为系统运行做数据准备,系统管理员可以实时对用户进行增加、删除和修改。各用户的权限是根据设备归属、设备原值、维修费用额度以及用户职责来设置的,授权后系统能对用户身份进行识别。权限设置由系统管理员来完成,如图2所示。

用户也可以根据自己在该系统中扮演的角色去自行切换角色。

图1 设备维修软件功能结构图

图2 新增用户设置授权

3.4 系统流程设计

在维修过程管理模块下,以我校财务制度为前提,以“方便、快捷和实用”特点进行功能设计,信息流严格按照“湖南工业大学维修管理程序”规定的流程流动,如图3所示。

报修人只能报修自己管理的设备,如果报修人与“高校仪器设备管理系统”中的设备责任人不一致,将无法报修,特别是高精尖的科研设备,维修商与设备责任人必须就设备性能和实际使用情况进行详细沟通,这也保证了修复验收环节的顺利实施。图3所示流程走向一部分由系统根据预算维修费用的额度权限自动确定,同时保留了院系领导、维修科根据实际情况进行人工审核,是综合各方判断的体现。例如：判断该设备在保修期内将建议报修人与厂商直接联系；判断设备过于陈旧,已无维修使用价值,将不予维修,建议报废。我们在维修管理系统中采用了电子签名技术,每个用户的电子签名与传统的亲笔签名具有同等效力,这样即使领导不在校,也可在外地上网登录系统审批维修单,既明确了维修过程中各级权限,又提高了工作效率。

图3 湖南工业大学仪器设备维修管理工作流程图

审查过程中所有审批人员都可以更改维修的预算费用,维修科以上领导审查后依然按额度权限来决定维修单可以派单，还是提交给权限更高的领导审查。无论信息流目前处于哪个环节,该维修单的状态、报修人及主管领导均可以在系统中查询到,如图4所示:

图4 查询维修单状态

各实验室用户无须在客户机安装软件,只需通过IE6.0以上浏览器,校内用户通过登录校园网访问维修管理系统,校外用户通过进入VPN界面,输入事先告知的用户名和密码,进入维修管理系统,即可走完报修流程。并且软件更新只在服务器进行,无须通知各院系,为各方用户提供了方便灵活的使用环境,大大降低了管理人员对计算机技术水平的要求。

3.5 系统的完善改进

设备维修管理系统在我校使用近1年来,各方反映系统使用简易,系统运行可靠,其便捷、灵活、迅速等特点逐渐被了解和接受。同时,我们征集到一些需求和建议,对系统功能进行了一些改进和调整，比如增加了配件数据库功能,便于掌握一些常用配件的型号、价格,为审批费用提供依据。在不断的实践应用中,将会进一步提高系统的实用性[11]。

4 结束语

维修管理的信息化对提高维修效率、降低维修费用、激发维修商的积极性,具有明显的促进作用,也是实验室建设与设备管理处努力实现高效管理和优质服务的过程。对信息资源的规划、设计、开发、共享,加速信息流的畅通和资源的有效利用[12],为我校建设特色鲜明的教学研究型大学提供有力保障。目前信息技术已用于我校设备数据管理、设备维修管理,实验室资源的效用得到显著提升。如果能继而将它全面引入计划管理、采购及合同管理、支付管理,实现全校实验室信息化系统管理,建立业务联动机制和协同运作平台,将极大地提高工作效率,形成低碳高效的工作模式。

References)

[1] 陈莉欣,郭辉,秦昌明.地方高校实验室建设与管理的探索与实践[J].实验技术与管理，2012,29(3):188-190.

[2] 湖南工业大学.湖南工业大学2012年度本科教学质量报告[Z].株洲:湖南工业大学资料档案室，2013.

[3] 赵凯辉,寇广孝,童玲,等. 地方院校仪器设备共享平台建设[J].实验室研究与探索，2012,31(10):182-185.

[4] 王松堂. 高校仪器设备维修管理的理论与实践[J].实验技术与管理，2014,31(12):253-256.

[5] 宁萍,姜源. 计算机软件在采购合同及付款管理中的应用[J].实验室研究与探索，2009，28(10):73-132.

[6] 陈敬德,于海燕,刘小芳，等.基于设备全生命周期管理的多部门协同探讨[J]. 实验技术与管理，2011，28(10)190-193.

[7] 张宇波,张媛,黄凯,等. 高校仪器设备信息化管理系统探索[J].实验技术与管理，2013,30(3): 224-226.

[8] 蔡晓辉,周恩浩,黎国锋. 基于B/S结构的仪器设备网络报修及管理系统的开发应用[J].实验室科学，2009，12(1):126-28.

[9] MySQL Documentation: MySQL Reference Manuals [EB/OL].(2013-10-16).http://dev.mysql.com/doc/index.html.

[10] 刘京华. Java Web整合开发王者归来(JSP + Servlet + Struts + Hibernate+Spring) [M].北京:清华大学出版社,2009:385-420.

[11] 李涛,陈瑛,黎志生,等.高校实验室数字资产管理与共享系统[J]. 广西大学学报:自然科学版，2011,36(1):282-288.

[12] 谢素萍,杨树国,王琦,等.设备购置审批流程的数字化[J]. 实验室研究与探索，2012,31(1):188-191.

Application of information technology in management of equipment maintenance in colleges and universities

Liu Hongjing, Kou Guangxiao, Rong Mansheng, Cai Jianwu

(Department of Laboratory Building &Facility Management, Hunan University of Technology, Zhuzhou,412000,China)

In the present study, the current equipment maintenance is investigated in Hunan University of Technology. It is found that to apply information technology can help to manage the instruments and equipment. Through utilizing Internet and the established data base, a novel information system is designed to manage the instruments and equipment maintenance in campus. Compared to previous systems, the new one is more convenient and efficient. In conclusion, this information system provides a useful mode to explore the laboratory construction and equipment management in colleges and universities.

instruments and equipment; database; system of maintenance and management

2015- 05- 18 修改日期：2015- 07- 10

湖南省高教学会实验室管理专业委员会2014 年资助研究课题“工科院校仿真实验室教学资源建设模式研究”;湖南省教育厅科学研究项目“ 基于智能移动终端的多模式无线电子表决系统的研发”(12C0071)

刘洪婧(1982—)，女，湖南衡阳，硕士，讲师，从事实验室建设与管理，计算机应用等研究.

E-mail：3409091@qq.com

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1002-4956(2015)12- 0260- 05