促使疾控机构档案利用最大化的思考

米东荣

摘 要：针对如何使疾控机构档案利用率最大化进行了思考，阐述了对档案管理现代化的理解认识，并在分析了疾控档案信息管理现代化作用的基础上，提出了几点现代化管理使疾控档案利用最大化的建议，以期能为有关方面的需要提供参考和借鉴。

关键词：疾控档案；利用率；现代化管理；资源分类

中图分类号：G271 文献标识码：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.07.056

档案收集、管理的目的是为了利用，只有利用才能充分显示档案的价值。而疾控机构的档案具有着很大的利用价值和保存意义，它对创造健康的生存环境、促进人们的健康有极大的帮助。因此，如何使疾控机构档案的利用率最大化是目前急需解决的问题。基于此，本文就促使疾控机构档案利用率最大化展开了探讨，以期为相关工作提供一定的帮助。

1 档案管理现代化

1.1 概念

档案管理现代化就是用科学的思想、现代化的方法和手段有效地管理档案，并获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益的一种工作方法。随着科学技术的发展，以计算机为核心的现代信息处理技术逐渐深入到档案管理中，这是一个优化档案管理的过程。显然，计算机技术在档案管理中的应用是档案现代化的主要内容和核心。目前，传统的手工档案管理方法早已不能适应和满足新时期的发展需求，它已被现代化的管理技术所代替。档案管理现代化不仅涉及新的技术装备、新的技术手段的运用，还涉及到档案事业管理思想、管理方法的现代化等很多问题。

1.2 主要内容

档案管理现代化关系着档案工作的方方面面，其基本内容主要包括档案工作管理技术手段的现代化。档案管理现代化涉及档案的收集、整理、储存和保管、现代化库房、档案保护技术、计算机管理档案、档案信息开发利用、电子文件归档和电子档案管理等领域，主要是指计算机技术的运用。除此以外，它还包括音像技术、缩微技术、激光学盘技术、多媒技术和自动监控技术等。随着科学技术的发展，还将会增加和改进一些新的内容，其目的就是构建“快捷、便利、全面、直观”的网络平台，保护好各类档案的实体，最大限度地延长档案的寿命，确保档案的安全，统筹兼顾档案信息资源的“横向”与“纵向”、“广度”与“深度”和开发和利用，使之更好地为新时期改革开放和社会发展服务。

2 疾控档案信息管理现代化的作用

在疾控中心实现档案管理信息化，不仅能够提高档案的查准率、查全率、快捷率和方便率，还能充分发挥疾控档案的作用，主要包括以下几点：①不仅能够更好地避免档案管理人员因为手工操作不当而引发的差错，还能够让档案管理人员在录入信息和资料的过程中了解档案的案卷属性，为用户提供更加满意的服务；②档案管理信息化能够方便用户查找，为用户提供更健全的信息资料，而且管理员还能为用户提供更加快速的服务，为管理员和用户节省大量的时间；③实现档案信息化管理能够节省大量的可利用空间，储存更多的信息资料；④在疾控中心内部建立局域网的档案信息化管理系统，为疾控中心内部员工所用，以方便大家相互交流、沟通；⑤采取现代化管理技术和手段，用档案数字化、网络化、智能化来满足社会各界对档案工作的需求，将档案信息转化为推动社会前进的动力，使其为信息时代服务。

3 建议

3.1 将档案信息资源分类

疾控档案的管理应该依照档案资源的具体情况，将档案信息资源分类整理，并规划目录。疾控中心的主要职责是：为传染病、寄生虫病、慢性非传染性疾病、公害病、学生常见病及意外伤害、中毒等发生、分布和发展的规律进行流行病学监测，制订预防控制方案并进行质量和效果评估；为传染病发生、流行和中毒、污染等突发事件做调查、处理；为救灾防病和解决重大公共问题提供技术支持；实施预防接种、负责预防用生物制品的使用和管理；负责人员培训、指导技术规范和技术措施的实施；开展健康教育和健康促进，参与社区卫生服务工作；承担疾病预防控制和有关公共卫生信息的报告、管理和预测；开展卫生防病检验和实验室质量控制，承担卫生监督监测检验，预防性健康检查，相关产品的卫生质量检验、鉴定等。档案工作者的首要任务就是收集、整理、鉴定、保管好本单位的各类档案，按照现代化管理手段科学分型、分类地管理和整合资料档案，这样不仅能够减少疾控中心资料信息易丢失的情况，还能够为利用者快速查询、有效利用提供方便。

3.2 开展疾控档案管理部门的组织建设工作

对于疾控中心档案信息化建设工作的开展，还需要加大对其整个部门组织建设工作的力度，在部门内将人员定义为一个三角形，最上面是部门的最高领导，下面的需要按照上层领导的指示办事，并且1个季度针对部门工作的开展情况开1次例会，及时发现问题，解决问题。

经常组织工作人员到省（市）档案局学习，邀请省（市）档案局的工作人员到单位内部视察，现场指导工作，同时，还要组织档案人员开展计算机等现代化办公软件的学习和实际操作培训。另外，要建立健全完整的推进档案信息资料规范的规章制度，让工作人员严格按照规章制度办事，用规章制度来约束工作人员的行为，不断提升员工的工作积极性和工作效率。要让每一位员工都掌握相关的法律知识，知法、懂法、用法，做好档案服务利用工作。疾控中心的档案经过整理后，其目的就是为了更好地利用，但是，管理人员还应该拿捏得当，处理好部分档案信息资料的保密性、安全性，妥善处理二者之间的关系。

3.3 落实好资源利用反馈信息工作

在利用现代化信息技术管理疾控档案时，还应该落实好疾控档案中的资源利用反馈信息工作，及时统计和反馈相关信息，就能够及时发现疾控档案利用过程中出现的问题，进而找出解决问题的办法，增强疾控档案的利用率。全面落实疾控档案中信息资源利用率的方法有以下3点：①当疾控中心的档案信息资料被利用时，管理员应该将利用者的相关信息详细记录下来，统计和分析其被利用后取得的成果，并将这些成果反馈给相关部门和领导，为档案信息资源的有效利用奠定基础；②对于已经利用过档案信息资料的人员，还应该及时向他们了解档案在录入等工作方面存在的不足之处，并给出相关建议，以便吸取经验，提升档案管理的质量，增强档案的利用率；③针对当前卫生事业发展的方向和趋势，发掘市场需求与其的偏差，并将这些偏差降到最小，使疾控档案信息资源得到最大程度的利用。

3.4 做好档案信息资料的编研、利用工作

档案管理人员应做好档案信息资料的归纳、总结等工作，并为每一篇信息档案资料总结出一个题目，以方便档案利用者查找和搜寻。同时，要多研究和开发多样化的检索工具，保证利用者能够检索到更多的资料和信息，进而提高疾控档案信息的利用率。

在具体的工作中，一方面，要拓宽疾控中心档案的利用渠道。疾控档案不仅能够记载一些传染病和非传染病等预防控制情况，还能够将治疗和预防疾病所取得的成果保存起来。目前，很多卫生部门在研究疾病时都离不开疾病档案资料；再加上很多医学院在授课时也需要用到这些资料信息，所以，疾控档案管理员需要利用多样化的渠道宣传档案信息，例如，报刊、杂志、网络等，并定期到社会、学校宣传，让更多的人和单位了解这一卫生管理系统，以此推动疾控档案信息资源利用最大化。另一方面，强化档案编制系统的建设，提升档案信息资料的利用率。在编制档案信息时，还应该开发一个完善的、信息准确的、高质量的计算机信息管理系统，将信息资料中的图片、声音等储存起来，并利用现代化信息技术做好资料的目录、摘要等，保证资料整齐有序。同时，要定期查询档案信息资源，确保其准确、无误。

3.5 加大现代化信息设备的投资力度

要想增强疾控中心的档案管理工作，就要消除其在计算机操作上的盲目性，加大在疾控中心的投资力度，同时，疾控中心也应该为档案管理部门配备质量较好的计算机硬件设施。只有将信息化软硬件的配备工作做好，才能将档案信息化工作落到实处，同时，做好疾控中心的软硬件配备工作还应该做好各类存储设备、网络设备、操作设备、数据库管理系统和信息安全系统等。在疾控中心内部，挖掘出1个适合信息利用和流通的计算机网络体系，并将其充分利用起来，这样才能完全发挥出档案信息化的功效和作用。

4 结束语

综上所述，疾控机构档案利用最大化取决于很多方面的因素，也只有创造良好的条件才能够满足档案管理的要求，才能更好地发挥档案的利用价值，推动疾病预防控制事业的发展。

参考文献

[1]赵林红.疾控档案资源的开发与利用[J].海峡预防医学杂志，2013（04）.

[2]辛占举.信息技术在疾控中心档案管理中的应用[J].中外企业家，2013（22）.

〔编辑：白洁〕

Abstract： How to make the disease control agency for maximizing the utilization of archives were thinking， elaborated on the modern understandings records management and archival information CDC analyzed on the basis of modern management role， so that gives some modern management illness maximize the use of the control file proposals with a view to provide reference for the needs of the parties concerned.

Key words： disease control archives； utilization； modern management； resource classification