如何提升人事档案管理效能

随着我国社会经济的快速发展，人事档案管理工作面临许多新的挑战。档案，是社会文明发展的重要产物，对于个人发展与社会发展程度有着重要影响。做好人事档案管理工作，是事业单位管理工作的重要部分。人事档案管理，是人力资源管理的一部分。有效收集、整理与应用档案资源，发挥人事档案的功能，是人事档案管理的重要目标。提升人事档案管理的效能，是事业职能发挥的必要前提。

人事档案管理效能不足的原因分析

人事档案管理者管理意识不足

人事档案管理工作是事业单位的基础工作，许多事业单位管理者没有重视人事档案管理工作，影响了全体人员对人事档案管理工作的认知。许多档案管理者在工作中敷衍了事，不能正确对待自己的工作责任，也没有将档案管理细节落到实处。管理者对人事档案管理工作的不重视，影响了档案管理工作的监督力度。在事业单位中，部分领导将人的品德作为提拔人员的主要依据，忽视了人事档案的作用。人事档案所受重视力度不足，自然影响了管理者的工作意识，使人事档案管理工作处于被动。

人事档案管理工作机制不健全

我国并没有针对人事档案管理工作的统一规定，各个事业单位也没能针对自身的人事档案管理工作实际需求建立内部规章制度。人事档案管理者的日常管理工作没有标准与规范的要求，自然会产生许多分歧。缺少正确的工作指导，不仅影响了人事档案管理工作，还影响着人事档案管理工作的检查与监督。要提高人事档案管理的规范度，必须要建立一套相对完备的人事档案管理规范。

人事档案管理工作规范性不足

在部分事业单位中，人事档案资料过于陈旧，许多人员的档案资料没有得到及时更新。一些已经被归入人事档案的个人资料并没有得到有效鉴定，信息过时问题普遍存在。还有部分事业单位的人事档案管理工作流于形式，人事档案管理者只在领导检查前突击工作，没有对人事档案资源进行有效整理。事业单位内公务人员的日常工作不能在其档案中得到体现，影响了人力资源的开发与利用。人事档案管理没有法律法规的限制，事业单位的人事档案管理者监督不足，缺乏正确的方法，影响了人事档案管理工作的实际效率。

人事档案管理效能的提高策略分析

加强人事档案管理制度的建立健全

要提高人事档案管理工作的效能，必须要重视人事档案管理工作制度的建立与健全。健全的制度，是人事档案管理工作实施的重要保障。机关与各类组织机构具有不同的职能以及差异性的发展需求，从人事档案管理工作的实际需求出发，并在建立与应用的过程及时修改档案管理制度，才能促进人事档案管理工作服务于事业单位发展动力的充足。在实际工作中，管理者要加大对人事档案管理者工作的监督，督促他们以制度为基准实施人事档案管理工作，在工作中做到有制度可依，严格执行。建立专门的人事档案工作监督与管理小组，定期对人事档案管理工作进行追踪与检查。事业单位领导也要不定期地询视人事档案管理工作，了解单位内人事档案管理工作的实现现状，指明发展的方向。

重视人事档案管理人员素质的提高

人事档案管理工作者的专业素养以及职业道德素质，对于其人事档案管理工作的质量有直接影响。事业单位的人事档案管理工作需要得到管理者的重视，需要每一位公务人员的参与。人事档案管理工作听起来简单，做起来难。它不是简单的整理工作，而是一项专业的信息搜集、整理与应用的工作。人事档案管理人员应当具有较强的专业能力与丰富的档案管理经验，更要符合社会发展对人事档案管理工作者的要求。具有现代化的人事档案管理理念，能够利用新兴方法落实人事档案管理工作，将先进理论与实际结合起来，才能促进人事档案管理工作的与时俱进。

首先，事业单位领导要利用请进来与走出去的方法提高人事档案管理者专业素质。通过社会人才招聘，选择具有人事档案管理专业能力的人成为事业单位的一员。更要通过与其它企事业单位的协调与合作，加强人才交流，促进先进人事档案管理工作方法的互通有无，提高人事档案管理效能。

其次，事业单位领导要重视人事档案管理者职业素养的培养。让人事档案管理人员意识到自己肩负的责任，加大人事档案管理工作重要性的宣传，才能让人事档案管理工作者找到工作的动力，肯定自己的工作。

做好人事档案管理基础的夯实与创新

夯实人事档案管理工作的基础，需要事业单位内部各个部门的配合。每一个部门根据本部门的发展情况，建立立卷制度，做好部门内的人事档案交接工作，从人事档案信息发生变化的源头保障档案信息的规范与完整，有利于人事档案管理工作效能的提高。事业单位要加强责任制在人事档案管理工作中的落实，将人事档案管理工作的责任分到各个部门与具体的人身上。利用集中与分散管理相结合的方法，对人事管理工作进行定期与定期的汇总，有利于人事档案信息的分类与应用。

做好人事档案管理工作的创新，需要事业单位加大人事档案管理的信息化力度。在信息技术快速发展的今天，引入计算机与人事档案管理软件等先进设备，让手工人事档案管理模式向信息化管理模式过渡。建立属于单位自身的人事档案资源管理平台，及时进行人事档案资源的更新，提供标准化的信息展示与应用模式，能够让人事档案信息的应用价值发挥出来。信息化的档案管理工作，会提高人事档案管理工作的时效性。

结语

综上所述，人事制度不断改革的今天，事业单位的人事档案管理工作的手段也应当进行更新。提高档案管理人员的专业素质，促进管理人员学习新的档案管理理念，适应档案管理工作的需求，是迎接档案管理新挑战的重点。对档案管理的方法进行革新，重视人事档案资源的利用，才能保障人事档案管理效能的提高。

（作者单位：吉林省公主岭市运输管理所）